Fallstudie
EGS-plan
EGS-plan setzt OpenProject ein, um Kund:innen in der Gebäudeplanung und -realisierung zum Erfolg zu führen.
egs-plan.de
Der logische Aufbau, die hohe Flexibilität sowie die Möglichkeit der Kommunikation innerhalb von OpenProject schaffen eine sehr gute Projektübersicht. Durch die Anbindung an die Nextcloud steht zudem ein Cloud-Speicher zur Verfügung, der Aufgaben und Dateien an einem Ort zusammenbringt. Das Suchen in langen Dateipfaden entfällt.
Vorlagenprojekte ermöglichen schnelle Projektarbeit
Die EGS-Plan ist ein Planungsbüro für Haustechnik und unterstützt Kund:innen bei nachhaltigen Energiekonzepten von der Planung über die Umsetzung hin zur Erfolgskontrolle. Viele Projekte haben einen ähnlichen Ablauf, weshalb die EGS in OpenProject viel mit *Vorlagenprojekten arbeitet, die in Sekundenschnelle kopiert und nach Bedarf angepasst werden können.
Auch die Funktion von Platzhalter-Nutzer:innen in OpenProject ist ein Plus: Diese werden einmalig im Vorlagenprojekt erstellt und können dann beim Kopieren je nach Verfügbarkeit der Mitarbeitenden zugewiesen werden.
Beim Start eines neuen Projekts werden die Mitglieder so in Projektstrukturen eingeführt, die ihnen bekannt sind und können direkt mit der eigentlichen Arbeit beginnen – mit voller Konzentration auf die Inhalte. So gelingt Projektarbeit maximal effizient!
Integrationen zu Nextcloud und zur hauseigenen Software MonKey
Projektmanagement muss schnell und effizient funktionieren. Gut funktionierende Integrationen zu anderen Tools erleichtern hier die tägliche Arbeit wesentlich. Besonders Organisationen wie die EGS-plan, die regelmäßig mit sehr großen Datenmengen hantieren muss, profitieren von Integrationen.
Die EGS-plan arbeitet seit Jahren mit Nextcloud und weiß die Integration für OpenProject daher sehr zu schätzen. Mitarbeitende können so auch große Datenmengen schnell in Nextcloud hochladen, mit OpenProject verknüpfen und von da jederzeit wieder darauf zugreifen.
Dank quelloffener Software konnte die EGS außerdem eine eigene Integration zur selbst entwickelten Software MonKey erstellen und nutzen. Die MonKey-Software unterstützt Ingenieure bei der Aufbereitung von Daten für die technische Überwachung und Optimierung des Gebäudebetriebs. Die Idee dahinter entsprecht einem Grundgedanken, der sich auch in OpenProject wiederfindet: Für erfolgreiche Arbeit müssen Informationen an einem einzigen Ort zusammenfließen – die einzig wahre Informationsquelle.
Fokus aufs Wesentliche dank klarer Rollenstrukturen und Teilen-Feature
Die EGS-plan arbeitet seit drei Jahren mit OpenProject und hat schon zahlreiche Projekte zum Erfolg geführt. In den meisten Projekten arbeiten nur eine bis maximal fünf Personen, die in der Regel eine einfache Mitglieder-Rolle haben. Der Zugriff ist auf ein Mindestmaß beschränkt, was allen zugute kommt: Die Mitarbeitenden können sich aufs Wesentliche konzentrieren und dabei nicht aus Versehen auf höherer Ebene Inhalte ändern oder löschen.
Bei abteilungsübergreifender Zusammenarbeit haben Projektexterne reine Leserechte, wodurch sie stets auch ohne aktive Mitwirkung über den Fortschritt informiert sind. Bei rund 100 Mitarbeitenden – die alle Zugriff auf OpenProject haben – gibt es in der EGS-plan nur drei Systemadministratoren, die in alle Projekte Einsicht haben und sich bspw. um Nutzerverwaltung kümmern.
Besonders hilfreich ist auch die Teilen-Funktion von OpenProject für die EGS-plan. So können beispielsweise auch externe Mitarbeitenden Zugriff auf exakt die benötigten Arbeitspakete erhalten. Elementar für die Einhaltung des Datenschutzes, die der EGS höchste Priorität hat.
Effizientes Dateimanagement
Die EGS-plan hantiert täglich mit großen Datenmengen, auf die mithilfe der Nextcloud-Integration von OpenProject schnell und sicher zugegriffen werden kann.
Klare Strukturen
OpenProject unterstützte die EGS-plan beim Wachstum von 20 auf 100 Mitarbeiten in Form von klaren Strukturen und einfach wiederholbaren Projektabläufen.
Geregelte Zugriffe
Die meisten EGS-plan Mitarbeitenden haben ein Mindestmaß an Bearbeitungsrechten und Leserechte, wo sinnvoll. Das vereinfacht die tägliche Arbeit auf Projektebene und mindert Risiken auf Systemebene.
Maximaler Datenschutz
Die DSGVO und andere Datenschutzrichtlinien haben bei der ESG-plan hohe Priorität. Mit OpenProject ist Datenschutz garantiert und die Mitarbeitenden können sich auf Inhalte konzentrieren.
Nextcloud-Integration
Sichere und effiziente Dateiverwaltung.
EGS-plan schätzt die Nextcloud Integration von OpenProject. Damit können sie problemlos auch an großen Daten zusammenarbeiten und sicherstellen, dass alle an derselben Datei arbeiten.
Projektvorlagen mit Arbeitspaketen
Einfache Reproduktion von ähnlich strukturierten Projekten.
Mit gespeicherten Projektvorlagen muss die EGS-plan nicht immer bei Null anfangen. Sie sparen Zeit und vereinfachen die Planung.
Teilen
Arbeitspakete mit Nutzer:innen teilen, die nicht am Projekt beteiligt sind.
Die Teilen Funktion von OpenProject ermöglicht eine Rechteverwaltung auf Aufgabenebene. So wird sichergestellt, dass jeder nur auf die Daten zugreifen kann, die er wirklich benötigt.
Besprechungen
Arbeiten Sie in Form von dynamischen Besprechungen zusammen.
Erstellen Sie eine Besprechung, fügen Sie Tagesordnungspunkte hinzu, versenden Sie Einladungen – und vieles mehr. Wiederkehrende Besprechungen können einfach kopiert werden, was viel Zeit spart.
