5 Agile Boards für mehr Effizienz in Multi-Team Projekten
Die Zusammenarbeit mit verteilten Teams an einem oder mehreren Projekten kann zu einer großen Herausforderung werden. Sie müssen flexibel bleiben, alle auf dem Laufenden halten und sich schnell an jede Art von Änderungen anpassen – und Ihre Ressourcen im Auge behalten! Aus diesem Grund arbeiten heute viele moderne Organisationen mit agilen Methoden. Neben anderen Strategien verwenden agile Teams unterschiedliche Typen von digitalen Boards, um Teams und Projekte auf die flexibelste Art und Weise zu verwalten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen agiles Projektmanagement am Beispiel der Entwicklung einer neuen Unternehmenswebsite mit OpenProject – und verwenden 5 verschiedene agile Boards für 5 typische Fragen im Projekt.
Waren Sie schon einmal an einem Projekt beteiligt, das mehr als ein Team oder mehr als eine Abteilung umfasst hat? Dann kennen Sie die Herausforderungen, die typischerweise mit einem solchen Projekt einhergehen:
- Planung des genauen Zeit- und Kostenaufwands
- transparente Kommunikation
- Verteilung und Dokumentation von Aufgaben
- Bericht über den Projektstatus
Nehmen wir an, Sie sind verantwortlich für die Erstellung einer neuen Website Ihres Unternehmens. In der Regel sind in solch einem Projekt Mitarbeiter: innen aus mindestens drei Abteilungen involviert: Marketing, Design und Entwicklung. Vielleicht arbeiten diese sogar von verschiedenen Standorten aus. Lassen Sie uns diese beispielhafte Reise der Entwicklung einer neuen Firmenwebsite gemeinsam antreten!
Sehen Sie im folgenden, wie 5 verschiedene Arten von agilen Aktions-Boards Ihnen helfen, verschiedene Fragen zu Ihrem Projekt zu beantworten. Diese Fragen könnten folgendermaßen lauten:
- Wie ist der Status des gesamten Projekts?
- Wer arbeitet derzeit an welcher Aufgabe im Projekt?
- Wie gut kommt mein externer Partner voran?
- Projektstrukturplan: Was sind die erforderlichen Schritte, um das Projekt abzuschließen?
- Wie weit ist die Entwicklung der Website fortgeschritten und was wird als nächstes veröffentlicht werden?
Wichtig zu wissen: In OpenProject ist die Verwendung eines Aktions-Boards eine agile Art des Projektmanagements. Warum agil? Weil im Gegensatz zu einem Basis-Board ein Aktions-Board so designed ist, dass die Attribute des Arbeitspakets sich automatisch ändern wenn Sie diese zwischen Spalten per Drag & Drop verschieben. Bitte beachten Sie, dass Aktions-Boards ein Enterprise-Add-on sind. Sie können die Boards auch in der Community-Edition ausprobieren, indem Sie das Basis-Board verwenden.
1. Wie ist der Status des gesamten Projekts?
Was du erreichen möchtest: Sicher stellen, dass jede Aufgabe gut voran schreitet
Wer typischerweise involviert ist: Projektmanager
Passendes agiles Aktions-Board: Status-Board
Die am häufigsten gestellten Fragen in jedem Projekt lautet: Was ist der Status unseres Projekts? Um diese Frage zu beantworten, wurden Kanban-Boards erfunden. Kanban-Boards funktionieren so, dass sie Aufgaben in Spalten gruppieren, von denen jede Spalte eine andere Prozessstufe repräsentiert. Einfache Spaltentitel für Kanban / Status-Boards könnten sein: Neu – in Arbeit – geschlossen.
In OpenProject können Sie aus 10 voreingestellten und häufig verwendeten Status wählen wie “new”, “in specification”, “on hold” oder “developed”. Zusätzlich können Sie Ihre eigenen Status erstellen. Da jedes Projekt und jedes Team, das an dem Projekt arbeitet, sehr individuelle Hintergründe und Bedürfnisse hat ermöglicht OpenProject es Ihnen, Ihr Status-Board an Ihre persönlichen Einstellungen anzupassen.
Eine weitere wichtige Funktion ist die Filterung Ihrer Arbeitspakete: Sie können nicht nur all diejenigen Arbeitspakete in einer Spalte anzeigen, die einem bestimmten Status zugewiesen sind. Sie können auch verschiedene Filterkriterien hinzufügen, die für alle Arbeitspakete im Board gelten, zum Beispiel nur Arbeitspakete, die eine bestimmte Priorität haben oder sonstige Filterkriterien erfüllen.
Greifen wir wieder das oben genannte Beispiel auf: Die Teamleiter Leesha und Markus planen die Erstellung einer neuen Unternehmenswebseite. Das folgende Bild zeigt, wie Projektmanager Markus und alle am Projekt beteiligten Personen den Status des Projekts überprüfen können, indem sie ein Kanban- (bzw. Status-)Board in OpenProject verwenden.
Auch das Team selbst hat so einen klaren Überblick über die aktuellen Themen und den Status der einzelnen Aufgaben:
2. Wer arbeitet derzeit an welcher Aufgabe im Projekt?
Was du erreichen möchtest: Aufgaben unter den Teammitgliedern verteilen
Wer typischerweise involviert ist: Projektmanager:in, alle Stakeholder des Projekts
Passendes agiles Aktions-Board: Zugewiesen-an-Board
Als Projektmanager:in möchten Sie vielleicht wissen, an welchen Aufgaben die einzelnen Projektmitglieder derzeit arbeiten – und wie ihre Arbeit voran kommt. Zum Beispiel möchten Sie wissen, an welchen Aufgaben die Marketing-Beauftragten Sarah und Lauren derzeit arbeiten. Um diese Frage zu beantworten, ist ein Kanban Board nicht die beste Wahl, da Sie dieses zuerst nach “Zugewiesen-an Sarah“ filtern müssten, und anschließend den Filter anschließend auf „Lauren“ anpassen müssten.
Gut zu wissen: Wenn Sie mit OpenProject arbeiten, empfehlen wir Ihnen die Benutzung von Filtern. Mit Filtern können Sie ganz einfach bestimmte Arbeitspakete ausschließen, die für Ihre aktuelle Frage nicht relevant sind. Zum Beispiel möchten Sie nur Aufgaben und Phasen mit den Status „new“ oder „ongoing“ sehen.
Anstatt das Kanban-Board jedes Mal zu filtern, wenn Sie die Arbeitslast verschiedener Teammitglieder sehen möchten, erstellen Sie ein agiles Aktions-Board vom Typ „Zugewiesen-an“ innerhalb von OpenProject: Hier sehen Sie auf einen Blick, an welchen Aufgaben Lauren oder Sarah derzeit arbeiten – und wie weit andere Projektmitglieder sind. Das Verschieben von Karten per Drag & Drop nach oben kann sogar Prioritäten visualisieren. Wenn Sie Karten von einer Spalte in eine andere verschieben, ändert sich automatisch die zugewiesene Person einer Aufgabe.
Dieser Screenshot zeigt ein Aktions-Board vom Typ Zugewiesen-an (assignee) in OpenProject:
3. Wie gut kommt mein externer Partner voran?
Was du erreichen möchtest: Die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Stakeholdern unterstützen
Wer typischerweise involviert ist: Ansprechperson der externen Partner, Projektmanager:in
Passendes agiles Aktions-Board: Unterprojekt-Board
In den vorherigen Abschnitten haben Sie gesehen, wie Sie Aktions-Boards vom Typ „Status“ und „Zugewiesen-an“ verwenden. Diese Boards eignen sich hervorragend für Projektleitungen, um sich einen Überblick über den Projektstatus zu verschaffen oder auch für selbstverwaltende Teams. Dennoch sollten Sie sich als Leitung des Marketings auch auf den Beitrag Ihrer externen Partner konzentrieren und fragen: Wie gut sind meine externen Dienstleister im Projekt?
An diesem Punkt können Boards für Unterprojekte ins Spiel kommen. Bei der Erstellung einer neuen Unternehmens-Webseite könnte es beispielsweise die folgenden Unterprojekte geben:
- Erstellung von Texten + Struktur für die neue Webseite (Team Marketing + Design)
- Erstellung von Videoinhalten für die neue Website (externe Agentur)
- Entwicklung der neuen Website (Teamentwicklung + Design)
Im Beispiel sehen Sie, dass eine externe Agentur involviert ist, wie das bei vielen Großprojekten der Fall ist. In unserem Beispiel wird eine Videoagentur eingesetzt, um bewegliche Inhalte für die neue Website zu erstellen. Sagen wir einmal, Jean Cérien von der Videoagentur wird als Projektmitglied hinzugefügt – aber muss sehr eingeschränkte Berechtigungen in Ihrem Projektmanagement-Tool besitzen.
Um einerseits effizientes Arbeiten zu ermöglichen und andererseits Daten zu schützen, sind Unterprojekte Ihre Lösung bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern. In OpenProject können Sie ganz einfach verschiedene Unterprojekte erstellen und Ihre externen Partner zu diesem Projekt hinzufügen. OpenProject unterstützt feinkörnige, anpassbare Rollen und Berechtigungen. Auf diese Weise können Sie den Zugriff Ihrer externen Partner auf bestimmte Projekte beschränken – und die entsprechende Rolle mit den erforderlichen Berechtigungen zuweisen.
Bitte beachten Sie, dass diese Art von Aktions-Board hauptsächlich zur Berichterstattung verwendet wird. Denn das Verschieben von Karten zwischen Spalten ist nicht sehr hilfreich, sobald Mitglieder unterschiedliche Berechtigungsbereiche haben.
Der folgende Screenshot zeigt ein Aktionsfeld vom Typ „Unterprojekt“, um die Arbeit mit Projektmitgliedern unterschiedlicher Berechtigungen zu visualisieren:
4. Projektstrukturplan: Was sind die erforderlichen Schritte, um das Projekt abzuschließen?
Was du erreichen möchtest: Die erforderlichen Schritte zum Projektabschluss im Blick behalten
Wer typischerweise involviert ist: Projektmanager:in
Passendes agiles Aktions-Board: Etern-Kind-Board
Falls Sie an einem großen Projekt arbeiten, teilen Sie das Projekt vermutlich in kleinere Teile, wie Phasen oder Ergebnisse. Projektmanager:innen nennen dies eine Work-Breakdown-Struktur (WBS). Falls Sie an der Erstellung einer neuen Website arbeiten, benötigen Sie möglicherweise einige der folgenden Ergebnis-Teilschritte (deliverables):
- Nutzungs-Anforderungen
- Technische Spezifikation
- Design-Struktur
- Inhalt
- Navigation
- Deployment
Diese Projektergebnisse können quasi als „Eltern“ betrachtet werden – deren „Kinder“ die Aufgaben oder jede andere Art von Arbeitspaketen sind. Daher wird die Visualisierung einer Work-Breakdown-Struktur in OpenProject als „Eltern-Kind-Board“ bezeichnet: Jede Spalte repräsentiert einen Elternteil, bestehend aus Arbeitspaketen, die wiederum als Kinder betrachtet werden.
In Bezug auf unser Beispiel der Webseiten-Erstellung könnte ein Aktions-Board des Typs Eltern-Kind so aussehen:
5. Wie weit ist die Entwicklung der Website fortgeschritten und was wird als nächstes veröffentlicht werden?
Was du erreichen möchtest: Eine Vorstellung von anstehenden Problemen und dem letzten Verlauf des Projekts bekommen
Wer typischerweise involviert ist: Entwicklungsteam, Projektmanager:in
Passendes agiles Aktions-Board: Versions-Board
Immer wenn Software- oder Produktentwicklung ein größerer Teil Ihres Projekts ist, benötigen Sie möglicherweise mehr als eine Version des Endergebnisses. Insbesondere bei der Arbeit in Scrum mit Produkt-Backlog und Sprints arbeiten Entwickler:innen an Aufgaben, die einem Sprint zugewiesen wurden. Dies kann in OpenProject eine Version sein. Zum Beispiel kann die Entwicklung einer neuen Website in numerische Versionen wie 1.1, 1.2, 2.0, 2.1 usw. unterteilt werden.
Durch die Visualisierung verschiedener Versionen auf dem agilen Board können Sie den Fortschritt jeder Version planen und verfolgen sowie sicherstellen, dass die Website schrittweise entwickelt und bereitgestellt wird, um Ihre Ziele zu erreichen. Dieser Screenshot zeigt, wie ein Aktions-Board vom Typ Version aussehen könnte, wenn eine neue Firmenwebseite entwickelt wird:
Extra: Ideen in einem Basis-Board generieren und priorisieren
Sie haben vielleicht bemerkt, dass wir in diesem Artikel nur fünf Boards erwähnt haben – aber es gibt eigentlich sechs Möglichkeiten, aus denen Sie bei der Arbeit mit OpenProject wählen können! Das sechste Board ist jedoch kein Aktions-Board, sondern ein sogenanntes Basis-Board und Teil der kostenlosen Community Edition von OpenProject.
Erstellen Sie ein Basis-Board, um Ideen zu generieren, priorisieren und einen schnellen Überblick über Ihre Aufgaben und andere Arbeitspakete zu erhalten. Anders als in Aktions-Boards, ändern Sie im Basis-Board keine Attribute eines Arbeitspakets automatisch, wenn Sie eine Karte in eine andere Spalte ziehen.
Lesen Sie mehr über agiles Projektmanagement mit OpenProject.
Sie sind an der Reihe!
Jetzt ist es an Ihnen, auf die agilste Art und Weise zu arbeiten! Wählen Sie aus fünf verschiedenen Aktions-Boards oder nutzen Sie ein Basis-Board, um so schnell wie möglich eine Antwort auf Ihre individuelle Frage zum Projekt zu erhalten. Hier sind die wichtigsten Vorteile bei der Arbeit mit agilen Boards innerhalb von OpenProject:
- Verschieben Sie in Aktions-Boards Karten per Drag & Drop, um automatisch die Attribute auf die der ausgewählten Spalte zu ändern
- Individualisieren Sie Ihre Projekte und Boards so weit Sie möchten, z.B. beschränken Sie den Zugriff Ihrer externen Partner:innen auf bestimmte Projekte
- Aktualisieren Sie ganz einfach agile Karten in einem geteilten Bildschirm – ohne die Board-Ansicht zu verlassen
- Verwenden Sie zusätzlich Filter, um die Board-Ansicht schnell zu ändern, z.B. zeigen Sie nur Karten an, denen Sie zugewiesen sind
Welche Boards benötigen Sie für das Projekt, an dem Sie gerade arbeiten? Testen Sie OpenProject in einer kostenlosen Testversion um Ihr Projekt mit genau den agilen Boards zu verwalten, die Sie brauchen.
