Erfahrungsbericht: Wie der Wechsel von Jira zu OpenProject gelang – eine NGO im Gesundheitswesen berichtet
“Wir hatten einen sehr guten Start mit OpenProject. Sowohl die technische Migration von Jira als auch die Umstellung der Prozesse für unsere Mitarbeitenden haben sehr gut funktioniert.”
Ansgar Jonietz, Gründer von ‘Was hab’ ich?’, Deutschland. Bildnachweis: Amac Garbe / amacgarbe.de
Da ‘Jira Server’ im März 2024 eingestellt wurde, waren und sind viele Kund:innen auf der Suche nach einer alternativen Projektmanagement-Software. Im Gegensatz zu Jira lässt OpenProject seinen Nutzer:innen immer noch die Wahl: Möchten Sie die Cloud-Version nutzen oder Ihre Daten auf Ihren eigenen Servern hosten? Ansgar Jonietz, Gründer der deutschen Gesundheits-NGO ‘Was hab’ ich?’, stand vor der gleichen Herausforderung wie viele andere und musste das Projektmanagement seiner Organisation von Jira auf ein anderes Tool umstellen. In unserem Interview erklärt er, warum er mit OpenProject zufrieden ist und wie die Migration von Jira zu OpenProject für ihn und seine Mitarbeitenden funktioniert hat.
Lesen Sie in diesem Erfahrungsbericht, wie genau ‘Was hab’ ich?’ im Januar 2024 von Jira zu OpenProject gewechselt ist, wie die Mitarbeitenden diesen Wechsel erlebt haben und welche Funktionen sie hauptsächlich nutzen.
Hintergrund: Was hab’ ich? ist eine deutsche Nichtregierungsorganisation im Bereich Gesundheitswesen. Die Kernidee der Organisation ist es, medizinische Texte für Patient:innen in leicht verständliches Deutsch zu übersetzen.
13 Jahre organisatorischer Fortschritt: Von Postkarten-Aufgaben zu Jira und schließlich zu OpenProject
Die Wurzeln von “Was hab’ ich?” reichen bis ins Jahr 2011 zurück: Damals bauten der IT-Spezialist Ansgar Jonietz und zwei Medizinstudenten die Online-Plattform auf, auf welcher Patient:innen noch immer für sie unverständliche medizinische Befunde posten und eine kostenlose Erklärung erhalten können. Auch wenn inzwischen weitere Projekte hinzugekommen sind, ist die Kernidee von ‘Was hab’ ich?’ (Anspielung auf “Welche Krankheit/Diagnose habe ich?”) noch immer da: Übersetzung von medizinischem Fachjargon in leicht verständliches Deutsch, damit jede:r verstehen kann, was medizinische Experten über sie sagen. Damals wie heute wird die Übersetzung von einem Team aus Ehrenamtlichen durchgeführt – sowohl Ärztinnen als auch Medizinstudierenden, die zuvor entsprechend geschult werden.
Im Laufe der Jahre haben sich um diese Plattform herum weitere Projekte entwickelt, die sich alle auf gute Patientenkommunikation konzentrieren und eine soziale Wirkung erzielen. Zusätzlich zu den Freiwilligen hat ‘Was hab’ ich?’ jetzt fünfzehn feste Mitarbeitende, darunter neun Ärztinnen und zwei Softwareentwickler. Dieses Team hilft auch bei der Koordinierung und Ausbildung der medizinischen Ehrenamtlichen.
Schon in dem kleinen Anfangsteam arbeiteten die drei Gründer mit agilen Methoden, welche sie auch heute noch anwenden. Allerdings waren die Kommunikationskanäle anfangs noch sehr rudimentär: Es gab eine Zeit, erklärt Ansgar Jonietz, in der sich das Team auf Papier mit Hilfe von gedruckten Postkarten organisierte. Allerdings mussten sie diese Methode schließlich aufgeben, als die ersten Mitarbeitenden begannen, remote zu arbeiten. Anschließend organisierten sie sich mit Hilfe von Tabellenkalkulationen in Google Drive, was auch nur eine vorübergehende Lösung sein konnte. Nach einer Weile entschieden sie sich für die Projektmanagementsoftware Jira, mit der sie mehrere Jahre lang intensiv gearbeitet haben.
Mit dem Ende der Option ‘Jira Server’ und deren ‘End of Life’ im März 2024 mussten Ansgar Jonietz und sein Team entweder auf Jira Cloud migrieren oder nach einer Software-Alternative für Projektmanagement in kleineren Teams suchen. Der Umstieg auf die Cloud-Version von Jira war für ‘Was hab’ ich?’ zwar grundsätzlich denkbar, aber für Ansgar Jonietz waren erstens der hohe Preis und zweitens “die Risiken, die eine Cloud-Version mit sich bringt” Argumente dagegen.
Der Wechsel von Jira zu OpenProject war letztendlich die beste Lösung für das Unternehmen, vor allem aus folgenden Gründen:
- Neben der Cloud-Version ist und bleibt OpenProject auch als On-Premise-Version verfügbar
- Für NGOs und Bildungseinrichtungen sind Sondertarife auf die Enterprise-Version verfügbar
- Die vertraute Arbeitsweise mit Jira ließ sich leicht auf OpenProject übertragen
Ansgar Jonietz über die Entscheidung, von Jira zu OpenProject On-Premises zu wechseln: “Es gibt einem ein gutes Gefühl, wenn man weiß, dass die Daten weiterhin bei uns gehostet werden und absolut sicher sind.”
Die Migration von Jira zu OpenProject
“Wie haben Sie schließlich Ihre Daten von Jira zu OpenProject migriert?” – habe ich Ansgar Jonietz in unserem Interview gefragt. Seine Antwort: “Insgesamt ist die Migration für uns wirklich gut verlaufen Wir haben die Excel-Synchronisierung von OpenProject verwendet, um unsere Daten aus Jira zu übertragen. Diese Methode war für uns anfangs ungewohnt, verlief aber reibungslos und erfolgreich.”
Nachdem die Daten importiert wurden, enthalten die Arbeitspakete in OpenProject weiterhin die IDs aus Jira, sodass die Mitarbeitenden sie weiterhin zu den Originalen zurückverfolgen können.
Der Wechsel von einem Projektmanagement-System ins andere ist jedoch nicht nur eine technische Umstellung: Die Mitarbeitenden müssen sich auch an das neue Tool gewöhnen und möglicherweise einige neue Arbeitsabläufe erlernen. Auch hier habe ich Ansgar Jonietz gefragt, welches Feedback das Team auf den Wechsel von Jira zu OpenProject hatte. Hier ist seine Antwort:
Die Umstellung unserer Arbeitsabläufe von Jira auf OpenProject hat ebenfalls sehr gut funktioniert. Wir verwenden immer nur einige der Funktionen – für uns ist es zum Beispiel sehr wichtig, richtig mit den Arbeitspaketen zu arbeiten, um sicherzustellen, dass wir die Sprintplanung richtig hinbekommen. Und das hat nach der Migration sehr gut funktioniert. Die Mitarbeitenden haben außerdem einen guten Überblick darüber, was für sie ansteht, und auch die Zeiterfassung funktioniert perfekt. Ja, es gab rund um die Einführung von OpenProject nur positive Rückmeldungen von Kolleg:innen.”
Denken auch Sie über einen Wechsel von Jira (Confluence) zu OpenProject nach? Wie in diesem Erfahrungsbericht beschrieben, ist ein Wechsel sowohl technisch als auch in Bezug auf die Arbeitsabläufe gut möglich. Lesen Sie mehr über die Daten-Migration von Jira zu OpenProject in unserer Dokumentation.
Wie ‘Was hab’ ich?’ mit OpenProject arbeitet
Wie wir gerade gehört haben, arbeitet das Unternehmen agil, nach einer Art Scrum mit Sprintplanung und Backlogs. Die am häufigsten verwendeten Funktionen in OpenProject sind für ‘Was hab’ ich?’:
- Arbeitspakete
- Backlogs
- Zeiterfassung
Insbesondere die Aufgabenverwaltung mit Arbeitspaketen beeindruckt mit einer Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten und einem sehr modernen Look and Feel. Auch die Zeiterfassung funktioniert perfekt für ‘Was hab’ ich?’. Einerseits ist dies für interne Mitarbeitenden hilfreich, um sich einen Überblick über die Arbeitsbelastung für einzelne Projekte und Aufgaben zu verschaffen. Außerdem ist es auch nützlich für die Rechnungsstellung an Kunden. Das Team unterscheidet zwischen den Aktivitäten ‘Arbeit’ und ‘QS’, d.h. Qualitätssicherung. Letzteres ist ein wichtiger Faktor bei der Arbeit von ‘Was hab’ ich?’, zum Beispiel wenn medizinische Artikel von einer Ärztin erstellt und von einer anderen überprüft werden.
In der Organisation gibt es drei große Projekte, die in Teilprojekte unterteilt sind: IT (unterteilt in die Projekte Dev + DevOps), Operations und ‘Was hab’ ich?’ (unterteilt in Projekte für einzelne Kunden). Für das Unternehmen arbeiten zwei Freiberufler im DevOps-Team, die z.B. auch die Installation von OpenProject übernommen haben und für alle sehr technischen Fragen zuständig sind. Außerdem besteht das Team derzeit aus 15 festen Mitarbeitenden, von denen neun Ärztinnen sind. Auch wenn diese regelmäßig mit digitalen Prozessen arbeiten, sind sie keine Technologieexpertinnen und arbeiten gerne mit OpenProject, um zum Beispiel medizinische Artikel und Befunde als Arbeitsdateien anzulegen und den Prozess zu verwalten.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ‘Was hab’ ich?’ die Softwareentwicklung und IT-Operationen (DevOps) mit den Arbeitspaketen von OpenProject verwaltet:
Sichere Projektmanagement-Software im Gesundheitswesen
Der Umgang mit sensiblen Daten hat für vertrauenswürdige Unternehmen höchste Priorität. Dies ist ein besonders sensibles Thema im Gesundheitswesen: Kund:innen und Patient:innen verlassen sich darauf, dass ihre Daten vertraulich behandelt werden. Auch für die ‘Was hab’ ich?’ GmbH ist der Datenschutz ein wichtiges Anliegen. Schließlich besteht eine der Kernaufgaben der Organisation darin, medizinische Befunde in eine verständliche Sprache zu übersetzen. Aus diesem Grund können und wollen wir in diesem Erfahrungsbericht natürlich keine Screenshots zeigen, wie ‘Was hab’ ich?’ OpenProject für seine Kund:innen einsetzt. Auch für OpenProject hat der Datenschutz absolute Priorität. Viele Kund:innen aus dem Gesundheitswesen vertrauen bereits auf die Open Source Software OpenProject.
Ansgar Jonietz über Datenschutz: “Wir wollen einfach nicht darauf achten müssen, ob ein Ticket persönliche Daten enthält. Mit OpenProject On-Premises haben wir die Kontrolle über das System und können uns auf unsere Arbeit konzentrieren.”*
Vielen Dank, Ansgar Jonietz und ‘Was hab’ ich?’, für Ihr Vertrauen in OpenProject und dafür, dass Sie sich die Zeit genommen haben, unseren Leser:innen Ihr Projekt vorzustellen! Wir freuen uns, dass Sie OpenProject als zuverlässige und vertrauenswürdige Alternative zu Jira gewählt haben. Lesen Sie mehr über OpenProject als Open-Source-Alternative zu Jira und vergleichen Sie beide Tools nebeneinander.
