Neuigkeiten vom Produkt-Desk: PDF-Export von Arbeitsplänen

TLDR: Projektteams verbringen viel Zeit damit, Arbeitspläne manuell in Textverarbeitungsprogrammen zu erstellen. Intelligente Teams sollten sich eher auf Inhalte als auf Textformatierung konzentrieren. Sie sollten ihre Zeit lieber dafür nutzen, Pläne zu schmieden und Lösungen für echte Probleme zu finden. Das Projekt wird nicht dadurch aufgewertet, dass wir manuell Daten konsolidieren, die dann per E-Mail ausgetauscht werden.

Mit OpenProject 13.0 werden Sie automatisch Arbeitspläne exportieren können, die auf bestehenden Arbeitspaketen basieren.

Unsere Motivation: Der Souveräne Arbeitsplatz

Letztes Jahr wurden wir von OpenProject vom Bundesministerium des Inneren gebeten, dem Projektteam für die Entwicklung des Souveränen Arbeitsplatzes beizutreten. Zusammen mit [Open-Xchange]](https://www.open-xchange.com/), Univention, [Element]](https://element.io/), [XWiki]](https://www.xwiki.org/), Nextcloud und Dataport versucht die Initiative, Europas Abhängigkeit von Microsoft und Google zu verringern. Das ist ein ehrgeiziges Ziel.

Obwohl ich (Niels Lindenthal, CEO von OpenProject) bereits in vielen großen Software-Projekten gearbeitet habe, habe ich die Erfahrung gemacht, dass Projekte für die Regierung etwas anders sind. Bei Projekten, bei denen Steuergelder ausgegeben werden, gibt es (verständlicherweise?) viel Bürokratie, um sicherzustellen, dass alle verbindlichen gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. So gesehen konnten wir nicht einfach mit dem Programmieren loslegen. Wir haben einen detaillierten Arbeitsplan erstellt, in dem jedes Arbeitspaket beschreibt, was von jedem Anbieter geliefert werden sollte. Während des Prozesses der Priorisierung wurden wir aufgefordert, Dokumente zu erstellen, die dann erst evaluiert wurden, dann priorisiert und schließlich alle in ein umfangreiches Anforderungsdokument eingefügt wurden.

Das PMO entschied Microsoft Word dazu zu verwenden – weil das einfach der üblichen Arbeitsweise entsprach. Wir Open-Source-Software-Anbieter wurden gebeten, unsere Beiträge als einzelne Dokumente per E-Mail abzugeben. Hier bei OpenProject haben wir Libre Office Writer verwendet, um die Anforderungen zu spezifizieren. Dann gab es ein großes Team von Berater:innen, die diese Einzeldokumente in ein großes 900-seitiges Dokument kopiert und geprüft haben. Das war ein ziemlicher Kraftakt, vor allem aber war es ein Prozess, der das Potenzial hatte, Inkonsistenzen und Fehler einzuführen. Darüber hinaus bedeutete dieser Prozess für uns noch mehr Anstrengung, da wir neben unserem regulären Entwicklungsprozess auch Arbeitspakete in OpenProject erstellen mussten, um die Anforderungen, die Spezifikation, den Entwurf und die Entwicklung zu verfolgen und zu priorisieren.

Bei der Arbeit mit so vielen Personen an einem so großen Dokument ist es fast unmöglich, den gesamten Prozess des Erstellens, Überprüfens und Unterzeichnen der einzelnen Abschnitte zu managen. Insbesondere bei IT-Projekten sollten wir nervös werden, wenn Informationen statisch gespeichert und dupliziert werden. Wir sollten noch nervöser werden, wenn unsere intelligentesten Köpfe ihre Zeit mit der Formatierung von Text- und E-Mail-Dateien wie “Dokument XYZ v23 final final. docx” verschwenden.

Unser Ansatz

Wir haben uns zusammengesetzt und an einem Vorschlag gearbeitet, um das Erstellen solcher Dokumente zu automatisieren. Die Projektleiter des BMI und Dataport sowie unsere Partner von Univention waren sehr engagiert und gaben uns hilfreiche Rückmeldungen. Außerdem waren sie alle sehr offen für neue Ansätze und wollten proaktiv dieses Projekt starten, um im nächsten Jahr die Zeit für die manuelle Erstellung zu sparen.

In dieser Gruppe haben wir letztendlich eine schlanke, aber wirkungsvolle Lösung gefunden. Lassen Sie mich unseren Ansatz zusammenfassen:

• Grundlage für alle Inhalte sind Arbeitspakete in OpenProject. Diese Arbeitspakete enthalten bereits alle relevanten Informationen wie zum Beispiel die Beschreibung der Anforderungen, benötigte Ressourcen, Abhängigkeiten, Aufwandsschätzung, Risiken usw.
• Arbeitspakete sind bereits in logischen Hierarchien wie Projektphasen, Ziele oder Kategorien strukturiert.

Es war uns sehr klar, dass wir die neue Funktion auf der vorhandenen Arbeitspaket-Tabelle erstellen sollten. Diese bietet bereits hilfreiche Funktionen wie Filtern, Summen, Spaltenauswahl und Hierarchien. Wir haben dann die bestehenden Exportoptionen ausgewertet und beschlossen, das PDF-Dateiformat zu verwenden. Wir haben uns bewusst gegen andere Dokumententypen wie .odt und .docx entschieden. Diese sind nicht ideal, da wir sicherstellen wollten, dass die Arbeitspakete die einzige Quelle der Wahrheit sind und immer die neueste Version anzeigen. Benutzer:innen zu ermöglichen, bereits exportierte Inhalte zu ändern, würde diesen Ansatz schwächen.

Modalfenster für den Export von Arbeitspaket-Tabellen zur Erstellung eines PDF-Berichts (z.B: Arbeitspläne)

Mit der PDF-Report-Funktion, die in Version 13.0 veröffentlicht wird, werden alle OpenProject-Benutzer:innen von der Möglichkeit profitieren, PDF-Arbeitspläne basierend auf bestehenden Arbeitspaketen zu exportieren. Wir sind überzeugt, dass dies Projektleitungen und PMOs in allen Bereichen helfen wird, da Redundanz, manuelle Anstrengungen und Bearbeitungen verringert werden und der Erstellungsprozess gut formatierter und stets aktueller Arbeitspläne deutlich verbessert wird.

Beispiel für einen PDF Export

Nächste Schritte

Digitale Souveränität ist uns bei OpenProject sehr wichtig und wir bemühen uns, unseren Nutzer:innen kontinuierlich dabei zu helfen, effizienter zu arbeiten. Wir sind der Ansicht, dass der Export von Arbeitsplänen ein Schritt in die richtige Richtung ist, und planen, noch mehr Zeit in die Erweiterung seiner Funktionalität zu investieren. Hier sind einige Ideen, die wir prüfen:

1. Selbstdefinierte Designs für individuelle Corporate Style Guides (mit benutzerdefinierten Farben, Logos und Schriften). Der Standardstil für den Export ist derzeit in bestimmten YAML-Dateien definiert. Es wäre daher recht einfach, eine Benutzeroberfläche zu erstellen, die es Organisationen erlaubt, eigene Datei-Stile zu erstellen.
2. Kommentare zu bestimmten Textteilen, um die Kommunikation über einzelne Abschnitte in Textfeldern zu erleichtern.
3. Digitale Signaturen (Zertifizierung, Zulassung und Zeitstempel) mit X.509-Zertifikaten, um die revisionssichere Speicherung der exportierten PDF-Dokumente zu ermöglichen.
4. Diagramme, die die exportierten Informationen veranschaulichen.

Falls Sie denken, dass diese Funktion für Sie nützlich sein wird, lassen Sie es uns wissen. Wir freuen uns auch über Ihr Feedback sobald die Funktion in Version 13.0. verfügbar ist. Sie können den Fortschritt verfolgen und zur Diskussion beitragen in Epic #46226. Falls Sie Ideen für Verbesserungen oder weitere Funktionen haben, die die Produktivität der Projektteams noch weiter verbessern wird, reichen Sie bitte, eine Feature-Anfrage ein. Und falls Sie etwas finden, was nicht erwartungsgemäß funktioniert, erstellen Sie bitte einen Fehlerbericht.