Ziele setzen und erreichen mit der Open-Source-Software für OKRs (Objectives and Key Results)

OpenProject als sichere webbasierte Projektmanagement-Software unterstützt viele verschiedene Anwendungsfälle. Zu Beginn des Jahres ist es sehr nützlich OpenProject für OKRs einzusetzen, strategische Ziele zu planen und zu dokumentieren und diese in messbare Unteraufgaben herunterzubrechen.

Was sind OKRs?

Nach Agil ist nun wohl OKR das neue Buzz-Word der modernen Unternehmenssteuerung und Mitarbeiter:innenführung. Nicht das Unternehmen gibt einzig von oben herab Ziele vor, sondern die Mitarbeiter:innen werden bei diesem Management-Framework mit in die Formulierung der Unternehmensziele einbezogen.

OKR steht für Objectives and Key Results. Mit OKR werden einzelnen Aufgaben von Mitarbeiter:innen und/oder Teams mit den strategischen Unternehmenszielen verknüpft. Basierend auf den Unternehmenszielen leiten sich die Teams regelmäßig (z.B. jedes Quartal) ihre Ziele ab und definieren messbare Ergebnisse. “Objectives” sind qualitative Ziele: Wo will ich hin oder was will ich erreichen (immer im Hinblick auf das/die Unternehmensziel/e). “Key Results” sind quantitative kleinere Ergebnisse (Aufgaben), die wichtig sind um das Ziel zu erfüllen: Was muss ich tun, um das Ziel zu erreichen und wie kann ich es messen?

Die allgemeinen Unternehmensziele werden in qualitative Ziele heruntergebrochen und durch quantitative Ergebnisse für jeden Planungszeitraum ergänzt. Das Ziel wird erreicht, wenn alle zugrunde liegenden Key Results abgeschlossen sind. [1]

OpenProject ist eine webbasierte und sichere Open Source OKR Software

Wir verwenden OpenProject als OKR Software selbst, um unsere (leicht modifizierte) Form von OKR zu unterstützen. Neben vielen anderen Funktionen können in OpenProject einfach Ziele definiert werden. Hierbei kann man zunächst (strategische) Unternehmensziele definieren und dokumentieren. Hierfür eignet sich das Arbeitspaketmodul. Es werden zunächst die Arbeitspakettypen GOAL und KEY RESULT definiert und dem Projekt hinzugefügt. Bei Bedarf können weitere selbstdefinierte Felder, wie z. B. Goal Kategorie und KPI dem Arbeitspakettyp hinzugefügt werden. In einer Liste (Goal Backlog) können dann die Ziele erfasst und ausgearbeitet werden. Hier empfiehlt es sich z.B. verschiedene Goal Kategorien zuzuordnen. Bei der Zielplanung können dann die Ziele in OpenProject priorisiert und einer Version (z.B. Goals Q1 2022) zugeordnet werden.

Für die Planung des nächsten Quartals kann dann ein Filter, z.B. auf die Version “Goals Q1 2022” gesetzt werden. Diese strategischen Ziele können Sie mit dem Team und jeder verantwortlichen Person besprechen, daraus einzelne qualitative Ziele (Objectives) für den nächsten Planungszeitraum ableiten und messbare Ergebnisse (Key Results) für diese hinzufügen.

Dies funktioniert sehr gut in OpenProject über die Relations-Funktionalität. Erzeugen Sie eine Relation “Includes” zwischen dem Ziel und den jeweiligen Ergebnissen. In der Liste können Sie dann anzeigen, welche Key Results für die Erfüllung des Objective abgeschlossen werden müssen. Natürlich funktionieren alle anderen Funktionen der Arbeitspakete in OpenProject wie Kommentare, Status, Priorität, Prozent erledigt, selbstdefinierte Felder, Workflows usw. zusätzlich. So können Sie Ihren OKR-Prozess nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Dies ermöglicht eine transparente und effiziente Dokumentation und Verfolgung von OKRs sowie eine direkte Integration in das Projektmanagement zur Umsetzung der Ziele.

Was ist noch zu beachten?

Es ist am besten, mit nur wenigen Zielen zu beginnen. Sie sollten innerhalb des Unternehmens / Teams klar definieren, worauf Sie sich im nächsten Quartal konzentrieren wollen.

Die Key Results sollten so detailliert wie möglich erstellt werden. Es sollte ein messbares Ergebnis enthalten, damit Sie genau wissen, wann das Ziel erreicht wurde. Sie können dafür beispielsweise mit dem Prozent-erledigt Feld in OpenProject arbeiten.

Das Team sollte sich darauf einigen, ob es sich um “streched goals” oder fixe Ziele handelt, also welche, die am Ende des Zeitraums realistisch abgeschlossen werden können. So oder so sollten sie SMART sein. [2]

Sollte ein Ziel nicht innerhalb einer Periode erreichbar sein, versuchen wir diese wenn möglich in kleinere Iterationen herunterzubrechen. Falls das auch nicht möglich ist, nehmen wir in Kauf, dass ein Ziel auch in die nächste Periode mit übernommen werden kann, inkl. neuer Key Results.

Offensichtlich kann eine OKR Software nur den Prozess unterstützen. Es ist wichtig, die Ziele und Ergebnisse mit dem Team im Detail zu diskutieren. Sie in regelmäßigen Meetings zu überprüfen und gegebenenfalls nachzubessern. Eine Überprüfung des Prozesses und Lessons Learned wird besonders am Ende jedes abgeschlossenen Planungszeitraums und vor der nächsten Iteration empfohlen.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback, Anregungen und Ideen, wie Sie OpenProject als OKR-Software nutzen.

Wikipedia-Quellen:

[1] OKRs: https://de.wikipedia.org/wiki/Objectives_and_Key_Results

[2] Zielsetzung: https://de.wikipedia.org/wiki/Zielsetzungstheorie