OpenProject 15.4: Automatischer Zeitplanungsmodus, Besprechungs-Ergebnisse und mehr
Wir freuen uns über die Veröffentlichung von OpenProject 15.4. Neben anderen Änderungen profitieren Benutzer:innen jetzt von einer automatischen Planung, zusätzlich zur manuellen Planung. Weitere großartige neue Funktionen sind Ergebnisse für Tagesordnungspunkte im Besprechungsmodul und spannende Updates zur Erstellung professioneller PDF-Dokumente auf Basis Ihrer Arbeitspakete.
In diesem Blogartikel werden wir einen genaueren Blick auf diese drei wichtigsten Feature-Updates werfen:
- Automatischen Zeitplanungsmodus aktivieren – zum frühestmöglichen Zeitpunkt
- Bei Besprechungen Ergebnisse von Tagesordnungspunkten festhalten
- PDF-Dokumente aus einer Arbeitspaket-Beschreibung generieren
Und es gibt wieder viele weitere tolle Updates in dieser Version! Weitere Details zu den Änderungen, Funktionen und Fehlerkorrekturen in 15.4 finden Sie in unseren Release Notes.
Automatischen Zeitplanungsmodus aktivieren – zum frühestmöglichen Zeitpunkt
Wir bei OpenProject sind begeistert von Automatisierungen. Wann immer möglich, sollte unsere Software übernehmen – allerdings ohne Nutzer:innen in ihren Möglichkeiten einzuschränken. Das ist kein einfaches Ziel, und manchmal ist es ein schmaler Grat zwischen beiden Seiten. Mit unserem neuen Zeitplanungsmodus balencieren wir genau auf dieser Linie: Neue Arbeitspakete sind im manuellen Zeitplanungsmodus eingestellt, welcher identisch zu früheren Versionen ist. In diesem Modus können Benutzer:innen die Start- und Enddaten frei wählen.
Wenn jedoch die automatische Terminplanung aktiviert ist, übernimmt OpenProject und setzt die Arbeitspakete auf das frühestmögliche Datum, basierend auf Vorgänger- oder Kinderbeziehungen.
Sehen Sie sich den Unterschied der beiden Planungsmodi in der Gantt-Ansicht an:
Dieses Video ist derzeit nur in englischer Sprache verfügbar.
Einzeldatum-Modus
Eine weitere großartige Funktion, die mit den neuen Zeitplanungsmodi zusammen kommt, ist der Einzeldatum-Modus: Bisher enthielten alle Arbeitspakete (mit Ausnahme von Meilensteinen) sowohl ein Start- als auch ein Enddatum, selbst wenn nur eines erforderlich war. Bei neuen Arbeitspaketen wird jetzt standardmäßig nur noch ein Enddatum angegeben, was das Arbeiten für Teams, die keinen Datumsbereich benötigen, vereinfacht.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Blogartikel, den unser Produktteam kürzlich veröffentlicht hat und in dem die Änderungen an der Zeitplanung erläutert werden. Und, wie immer, schauen Sie in unsere Dokumentation, um zu erfahren, wie man den neuen Planungsmodus verwendet.
Bei Besprechungen Ergebnisse von Tagesordnungspunkten festhalten
Das OpenProject Besprechungsmodul wurde in der Version 15.4 wieder einmal um tolle Funktionen erweitert. Erst letzten Monat haben wir wiederkehrende Besprechungen eingeführt, die vielen Anwender:innen helfen, ihre wöchentlichen, täglichen und anderen regelmäßigen Termine zu verwalten - auch hier wieder mit Hilfe von Automatisierung.
Mit der neuen Version können Benutzer:innen Ergebnisse für Tagesordnungspunkte festlegen, wodurch es viel einfacher wird zu dokumentieren, was in der Besprechung beschlossen wurde. Wird in einer Besprechung ein Ergebnis für ein Arbeitspaket gesetzt, aktualisiert sich auch das entsprechende Arbeitspaket automatisch und zeigt das Ergebnis auf der Registerkarte Besprechungen an.
Beispiel: Besprechungs-Ergebnisse für eine wöchentliche Projektdiskussion
Stellen wir uns einmal vor, Sie sind Teil eines wissenschaftlichen Teams, das an einem Luft- und Raumfahrtprojekt arbeitet und wöchentliche Missionsstatus-Treffen hat. Die Teilnehmenden können in sehr unterschiedlichen Bereichen arbeiten, und dieses Treffen ist eine wichtige Gelegenheit zum Austausch von Neuigkeiten. Wie es bei solchen größeren Treffen üblich ist, können jedoch nicht immer alle teilnehmen. Eine gute Dokumentation des Treffens ist daher unerlässlich, um alle Projektmitglieder auf dem gleichen Stand zu halten - und gleichzeitig wertvolle Zeit zu sparen und die Notwendigkeit zu vermeiden, Follow-up-E-Mails mit Fragen zum Sitzungsverlauf zu versenden.
Wie sieht nun eine solche Besprechung in OpenProject aus?
1. Wenn die Besprechung offen ist
Da es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt, erstellt OpenProject automatisch die folgende Besprechung. Alle eingeladenen Benutzer:innen können vor und während der Besprechung Tagesordnungspunkte hinzufügen, bearbeiten und zuweisen. Wenn ein bestimmtes Arbeitspaket besprochen werden soll, können die Beteiligten dieses Arbeitspaket einfach hinzufügen, wodurch automatisch eine Verbindung zwischen der Besprechung und dem Arbeitspaket auf beiden Seiten hergestellt wird. Standardmäßig ist der Status offen:
2. Wenn die Besprechung „in Durchführung” ist
Wenn die Besprechung beginnt, können die Teilnehmenden den Besprechungsstatus auf „in Durchführung“ setzen. Dadurch wird zu jedem aufgelisteten Tagesordnungspunkt oder Arbeitspaket eine Schaltfläche + Ergebnis hinzugefügt. Durch Anklicken dieser Schaltfläche können die Nutzer:innen dokumentieren, was während der Besprechung diskutiert oder beschlossen wurde. In diesem Beispiel hat die wissenschaftliche Gruppe beschlossen, dass Ivan für den Meilenstein zur Prüfung der Einsatzbereitschaft verantwortlich sein soll:
Wie bereits erwähnt, wird ein Ergebnis, das in einer Besprechung zu einem Arbeitspaket hinzugefügt wird, automatisch auch auf der Registerkarte „Besprechungen“ des Arbeitspakets hinzugefügt:
![Screenshot zeigt die Registerkarte Besprechungen des Arbeitspakets, das in der Beispielsitzung verlinkt wurde mit zwei vergangenen Besprechungen, davon eine mit einem dokumentierten Ergebnis. (openproject-15-4-meetings-example-work-package.png)
3. Wenn die Besprechung geschlossen ist
Mit der Version 15.4 können Benutzer:innen nun auf einen Tagesordnungspunkt klicken und ihn in die nächste Besprechung verschieben, sofern er Teil einer Terminserie wie in unserem Beispiel ist. Dies ist sehr hilfreich für Teams, die mit wiederkehrenden Besprechungen arbeiten. Wenn z. B. Ivan - der Verantwortliche für das Arbeitspaket - an dieser Besprechung nicht teilnimmt, können seine Kolleg:innen dieses Arbeitspaket in die nächste Besprechung verschieben, wenn Ivan wieder da ist.
Wenn die Besprechung beendet ist, kann der Status auf „geschlossen“ gesetzt werden. Dies hat derzeit keine weiteren Auswirkungen, außer dass, wie beim Status „offen“, kein Ergebnis hinzugefügt werden kann. Bitte beachten Sie, dass eine Besprechung jederzeit wieder geöffnet werden kann, sodass kein Schaden entsteht, wenn Sie eine Besprechung versehentlich zu früh schließen.
Tipp
Wir entwickeln weiterhin neue Funktionen für das Besprechungsmodul. In einer zukünftigen Version werden Teilnehmende von wiederkehrenden Besprechungen auch in der Lage sein, sämtliche Tagesordnungspunkte ohne Ergebnisse in die nächste Besprechung zu verschieben (Sehen Sie dazu diese Funktion). Außerdem ist ein Backlog für Tagesordnungspunkte bei wiederkehrenden Besprechungen geplant.(Sehen Sie dazu diese Funktion).
PDF-Dokumente aus einer Arbeitspaket-Beschreibung generieren
Die dritte großartige Funktion, die wir in diesem Artikel hervorheben möchten, ist eine Verbesserung des PDF-Exports. Bisher konnten Sie nur PDFs generieren, die das gesamte Arbeitspaket enthielten, einschließlich der Attribute, wie z. B. der zugewiesenen Person, in einem Tabellenformat am Anfang des Dokuments. Jetzt können Sie auch nur die Beschreibung des Arbeitspakets exportieren – speziell für die Verwendung in deutschen Verträgen formatiert. Dies ist zwar ein sehr spezifischer Anwendungsfall, der von unseren deutschen Kunden, z. B. im öffentlichen Sektor, geschätzt wird, kann aber auch für andere Personen hilfreich sein.
Auch hier geht es vor allem darum, Aufgaben zu automatisieren, die bei manueller Bearbeitung viel Zeit und Nerven gekostet haben. Mit OpenProject wollen wir den Nutzer:innen Arbeitspakete zur Verfügung stellen, die alle wichtigen Informationen für alle Beteiligten zu jeder Zeit enthalten. Auf diese Weise wollen wir Ihnen auch die Möglichkeit geben, schön gestaltete PDF-Dateien für Verträge, Genehmigungsbescheide, Projektaufträge und andere formale Dokumente zu erstellen.
Zu diesem Zweck wurde die Option „PDF herunterladen“ auf Arbeitspaketen nun in „PDF generieren“ umbenannt und bietet erweiterte Anpassungsmöglichkeiten. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich eine Dialogbox, in der Sie Ihr Dokument anpassen können – zum Beispiel, indem Sie die Silbentrennung aktivieren oder einen Fußzeilentext hinzufügen.
Vor allem aber können Sie jetzt zwischen zwei Vorlagen wählen:
- Attribute und Beschreibung: Diese Vorlage erstellt ein Dokument, das dem vor Version 15.4 verwendeten Dokument ähnelt und eine Tabelle mit den Attributen des Arbeitspakets sowie eine Beschreibung enthält.
- Vertrag: Mit dieser Vorlage wird ein PDF-Dokument im Stil eines deutschen Vertrags erstellt, das nur die Beschreibung des Arbeitspakets enthält.
Wir werden weiter an dieser Funktion arbeiten und planen, weitere Vorlagen hinzuzufügen.
Unser Geschäftsführer Niels Lindenthal hat einen Blogartikel über diese Funktion veröffentlicht, als sie sich noch in der Entwicklung befand. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über unsere Motivation für die Entwicklung von Funktionen wie dieser zu erfahren. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Funktion zur Erstellung von PDF-Dateien auf der Grundlage von Arbeitspaketbeschreibungen nutzen können, lesen Sie bitte unsere Dokumentation.
OpenProject 15.4: Migration, Installation, Updates und Support
Folgen Sie der Upgrade-Anleitung für die Paket- oder Docker-Installation, um Ihre OpenProject Installation auf OpenProject 15.4 zu aktualisieren. Wir aktualisieren Ihre gehosteten OpenProject Umgebungen (Enterprise Cloud) heute, 19. März 2025.
Mehr Informationen über alle neuen Funktionen und Änderungen finden Sie in unseren Release Notes oder in der OpenProject Dokumentation.
Falls Sie Unterstützung benötigen, stellen Sie Ihre Fragen im Community Forum. Falls Sie für den Enterprise-Support berechtigt sind, kontaktieren Sie uns und wir werden Sie gerne persönlich unterstützen.
- Neu bei OpenProject? Um alle Funktionen von OpenProject 15.4 sofort zu testen, erstellen Sie eine 14-tägige kostenlose Testinstanz für unsere OpenProject Enterprise Cloud.
- Möchten Sie OpenProject 15.4 in Ihrer eigenen Infrastruktur ausführen? Hier finden Sie die Installationsrichtlinien für OpenProject.
- Möchten Sie Ihre Community Version upgraden, um die Enterprise Add-ons auszuprobieren? Erhalten Sie einen 14 Tage kostenlosen Test-Token ,um die Enterprise-Add-ons zu testen.
Danksagungen
Ein besonderes Dankeschön geht an die Stadt Köln, die Deutsche Bahn und ZenDiS für das Sponsoring veröffentlichter oder kommender Features. Ihre Unterstützung, zusammen mit den Bemühungen unserer großartigen Community, hilft uns, solche Innovationen voranzutreiben. Auch dem Klinikum Chemnitz gilt unser Dank, da es uns mit viel hilfreichem Input bei der Funktion des automatischen Zeitplanungsmodus unterstützt hat.
Ein großes Dankeschön geht auch an unsere Community Mitglieder, die uns helfen, Fehler zu finden und zu beheben. Besonderer Dank für das Melden und Finden von Fehlern geht an René Schodder, Abhiyan Paudyal, Gunter Ohrner und Markus K..
Nicht zuletzt sin wir sehr dankbar für unsere sehr engagierten Übersetzer:innen auf Crowdin, die eine ganze Reihe von OpenProject-Strings übersetzt haben! In dieser Version möchten wir uns besonders bei [greench] (https://crowdin.com/profile/greench) für die herausragende Anzahl an Übersetzungen ins Türkische bedanken.
Möchten Sie selbst bei den Übersetzungen mithelfen? Dann werfen Sie einen Blick in unseren Übersetzungsleitfaden und erfahren Sie, wie genau Sie beitragen können. Wir wissen das sehr zu schätzen!
Wie immer freuen wir uns über jedes Feedback zu dieser Version. 💙
