Vereinfachen Sie Ihre Tools: Zeiterfassungssoftware und Projektmanagement in einem
Warum Zeit mit Zeiterfassung verschwenden? Mit OpenProject können Sie die für Projekte aufgewendete Zeit direkt in der Software erfassen, die Sie sowieso schon zur Verwaltung Ihrer Projekte und Aufgaben verwenden. Werfen wir einen Blick auf die typischen Anforderungen an eine Zeiterfassungssoftware und sehen dann, wie OpenProject diese erfüllt.
Eine genaue Zeiterfassung ist für viele Menschen notwendig, zum Beispiel um Rechnungen ausstellen zu können oder um Vorgesetzten einen Überblick über die für verschiedene Projekte aufgewendete Zeit zu geben. Jetzt könnte man einfach auf die Uhr schauen und die Stunden notieren. Aber natürlich ist eine digitale Zeiterfassung heute das Mittel der Wahl. Das Angebot an Zeiterfassungs-Apps auf dem Markt ist groß. Doch jede neue App muss installiert, bezahlt und gewartet werden. Außerdem kostet es Zeit und Nerven, ständig zwischen verschiedenen Tools zu wechseln.
Idealerweise erfassen Sie den Zeitaufwand für Ihre Aufgaben und Projekte genau dort, wo Sie auch alles andere dokumentieren und kommunizieren: in Ihrer Projektmanagement-Software. Mit OpenProject verwalten Sie nicht nur alles in einem System, sondern profitieren auch von den Vorteilen einer Open-Source-Software - insbesondere von der Sicherheit Ihrer Daten. Und OpenProject bietet umfangreiche Funktionen zur Zeiterfassung.
Doch inwieweit ist OpenProject als Zeiterfassungssoftware wirklich geeignet? Diese Frage wollen wir gemeinsam beantworten, indem wir zunächst typische Kriterien für die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware auflisten und dann jedes Kriterium auf OpenProject anwenden.
Kriterien für eine Zeiterfassungssoftware
Um so objektiv wie möglich zu bleiben, haben wir die künstliche Intelligenz ChatGPT gefragt: Was muss eine Zeiterfassungssoftware bieten? Hier ist, was ChatGPT dazu sagt:
- Leichte Bedienbarkeit: Die Software sollte benutzerfreundlich sein, eine einfache Zeiterfassung und eine intuitive Navigation ermöglichen
- Integrationsmöglichkeiten: Die Software sollte sich mit anderen Tools wie Projektmanagement-Software, Rechnungsstellungssystemen und Kalendern integrieren lassen.
- Anpassungsfähigkeit: Die Software sollte für verschiedene Projekte, Aufgaben oder andere Teamanforderungen angepasst werden können.
- Berichte und Analysen: Detaillierte Berichte über Zeitaufwand, Produktivitätsanalyse und Projektfortschritt.
- Echtzeit-Verfolgung: Option für Echtzeit-Tracking zur genauen Erfassung von Arbeitsstunden.
Zeiterfassungsfunktionen von OpenProject
Diese eben genannten fünf Kriterien für eine Zeiterfassungssoftware erscheinen sinnvoll. Wie aber erfüllt OpenProject diese Anforderungen?
Wie benutzerfreundlich ist die Zeiterfassung von OpenProject?
Eine anwenderfreundliche Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Ihnen, die Zeit möglichst effizient zu erfassen. Mit OpenProject können Sie die Zeit genau dort erfassen, wo Sie gerade arbeiten:
- Zeiten in der Arbeitspaket-Ansicht buchen
- Zeiten über den Time Tracking Button erfassen
- Zeit über Meine Seite buchen
- Zeit per Commit-Message buchen
Die übliche Art der Zeiterfassung in OpenProject ist, bei einem geöffneten Arbeitspaket “Zeit erfassen” zu wählen. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in welchem die meisten Felder bereits automatisch ausgefüllt sind. Sie müssen nur noch die aufgewendete Zeit in Stunden eingeben und können optional weitere Details wie Kommentare hinzufügen. Auch wenn diese Methode vergleichsweise schnell funktioniert, muss die Zeit zuvor erfasst worden sein, um korrekt eingegeben zu werden.
Deshalb haben wir in 2023 den Time Tracking Button realisiert! Klicken Sie dazu einfach auf eine Schaltfläche am oberen Rand Ihres Arbeitspakets, um die Zeiterfassung zu starten. Klicken Sie erneut darauf, um die Aufnahme zu stoppen. Sobald die Aufnahme beendet ist, öffnet sich das oben erwähnte Pop-up-Fenster. In diesem Fall ist die aufgewendete Zeit bereits vorausgefüllt.
Lesen Sie mehr über Zeiterfassung in OpenProject’s Nutzungshandbuch.
Ist OpenProject mit anderen Tools integrierbar?
Eine der Stärken von OpenProject ist, dass es viele Funktionen in einem einzigen System vereint. Im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Softwarelösungen bietet OpenProject vergleichsweise wenig Integrationen - eben weil diese nicht notwendig sind und den Arbeitsablauf schnell stören können.
Eine weitere Stärke von OpenProject liegt jedoch in seinem Open-Source-Charakter: Dank des offenen Codes können technisch versierte Anwender:innen selbst Integrationen hinzufügen. Obwohl diese explizit nicht von OpenProject selbst entwickelt und daher auch nicht von uns gewartet werden, können sie von anderen Nutzer:innen verwendet werden. Folgende nutzergenerierte Zeiterfassungs-Integrationen sind derzeit für OpenProject verfügbar:
Falls Sie also lieber eine externe Zeiterfassungs-App für OpenProject nutzen möchten, ist dies mit diesen benutzergenerierten Integrationen möglich - zusätzlich zu den Zeiterfassungsfunktionen, die die OpenProject-Software selbst bietet. Möchten Sie mehr über die OpenProject-Integrationen und Community-Plugins, z.B. für Excel oder Nextcloud, erfahren, lesen Sie bitte unseren Administrationshandbuch.
Wie anpassbar ist OpenProject?
OpenProject ist in hohem Maße anpassbar. Benutzer:innen können es an ihre spezifischen Projektanforderungen anpassen, auch wenn dies einige technische Kenntnisse erfordert. Konfigurieren Sie Arbeitspaketformulare ganz nach Ihren Wünschen, arbeiten Sie mit Projektvorlagen und erstellen Sie selbstdefinierte Felder und selbstdefinierte Aktionen mit Workflows. Lesen Sie, wie Sie Workflows anpassen und Ihre Prozesse mit OpenProject einrichten können.
Was die Zeiterfassungsfunktionen betrifft, so können Sie in OpenProject selbstdefinierte Felder für die aufgewendete Zeit erstellen. Dies ist vor allem für die Erfassung und Auswertung von spezifischen Projektinformationen oder Aktivitäten während der Zeitbuchung interessant.
Welche Art von Berichterstattung bietet die Zeiterfassung von OpenProject?
Wo immer es um Zeiterfassung geht, ist die Frage nach den Kosten nicht weit. Deshalb bietet OpenProject neben der Zeiterfassung auch Funktionen zur Zeit- und Kostenauswertung. Filtern Sie die Berichte, gruppieren Sie sie nach Kriterien, wählen Sie gezielt einzelne Einheiten zur Anzeige aus und exportieren Sie Ihren Bericht schließlich mühelos, zum Beispiel als XLS-Datei. Auf diese Weise können Benutzer:innen detaillierte Berichte über die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit erstellen.
Bietet OpenProject die Möglichkeit zur Zeiterfassung in Echtzeit?
Ja, OpenProject bietet seit 2023 eine Zeiterfassung in Echtzeit an, und zwar in Form des Time Tracking Button, der oben auf jedem Arbeitspaket angezeigt wird. Diese Frage haben wir deshalb bereits indirekt mit dem ersten Kriterium beantwortet, als wir die verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung mit OpenProject erläutert haben. Der Time Tracking Button war Teil unserer Passion Time im Juni 2023 und wurde von vielen Nutzer:innen sehnlichst erwartet. Dies ist ein großartiges Beispiel für eine Funktion, die scheinbar klein ist, aber einen großen Einfluss auf die Nutzungsererfahrung hat.
Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche, erledigen Sie Ihre Arbeit, und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, um die Zeiterfassung zu beenden. Sie müssen das Aufgaben- und Projektmanagementsystem, mit dem Sie ohnehin arbeiten, nicht mehr verlassen!
Fazit: Die OpenProject Software kombiniert Projekt- und Aufgabenmanagement mit Zeiterfassung in einem System
Wenn Sie alle diese Funktionen in einem System haben, müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln, was Zeit spart und die Komplexität reduziert. Außerdem wird die Konsistenz der Daten und die “Single Source of Truth” gewährleistet, da alle projektbezogenen Informationen, einschließlich der Zeiterfassung, an einem einzigen Ort gespeichert und verwaltet werden. Und Teams können effizienter zusammenarbeiten, da alle auf dieselben Informationen und Tools zugreifen können, was zu einer besseren Kommunikation und Koordination führt.
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