Rechteverwaltung auf Aufgaben-Ebene - mit der Teilen-Funktion von OpenProject

Als Projektmanager:in wollen Sie sicherstellen, dass jeder genau das tun kann, was er oder sie tun muss, um das Projekt voranzutreiben - nicht mehr und nicht weniger. Das betrifft zum einen die Personen, die direkt am Projekt beteiligt sind. Zum anderen betrifft es aber auch Personen, die nicht zur internen Projektgruppe gehören, aber dennoch Berechtigungen für bestimmte Aufgaben benötigen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand eines praktischen Beispiels, wie Sie mit OpenProject sicherstellen können, dass alle notwendigen Berechtigungen gesetzt sind und gleichzeitig sensible Daten geschützt werden.

Wir werden uns die fiktive Gemeinde Beispielstadt in Deutschland genauer ansehen, welche ein großes Projekt plant - die Digitalisierung der Verkehrsabteilung. Was ist zu tun, wenn das Projekt beginnt, welche Berechtigungen werden während des Projekts benötigt und wie können die Berechtigungen nach Abschluss des Projekts verwaltet werden?

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Vor dem Projekt: Entscheiden Sie über die erforderlichen Benutzerrechte

Es ist 9 Uhr an einem Dienstagmorgen in Beispielstadt, Deutschland. Projektportfoliomanagerin Charlotte versammelt ihr Team, um die erforderlichen Benutzerrechte für ihr Digitalisierungsprojekt festzulegen. Die Herausforderung besteht darin, die Datenschutzgesetze einzuhalten und gleichzeitig effiziente Arbeitsabläufe zu ermöglichen. Charlotte hat dafür ein neues Projekt in OpenProject angelegt und richtet nun umfassende Berechtigungen für das Kernprojektteam, darunter auch Projektmanager Malik, ein. Malik erhält administrative Berechtigungen, während der Rest des Kernteams als reguläre Projektmitglieder mit Berechtigungen zum Anzeigen, Kommentieren und Bearbeiten von Arbeitspaketen ausgestattet wird.

Um der Verkehrsabteilung am Ende des Projekts den Übergang zu den digitalen Abläufen so einfach wie möglich zu machen, werden die Mitarbeiter:innen dieser Abteilung von Anfang an in das Projekt einbezogen. Es ist jedoch nicht geplant, dass sie sich aktiv beteiligen, sodass sie lediglich über Ansichtsrechte verfügen. Charlotte legt zu diesem Zweck eine neue Rolle in OpenProject an und definiert detailliert, welche Zugriffsrechte diese Rolle haben soll.

Das folgende Video zeigt die vielen Berechtigungsoptionen einer neuen Rolle in OpenProject, aus denen ein:e Systemmanager:in (mit Administrationsrechten für die gesamte Instanz) wählen kann:

Dieses Video ist derzeit nur in englischer Sprache verfügbar.

Während des Projekts: Teilen von Arbeitspaketen mit externen Benutzer:innen und Anpassen der internen Berechtigungen

Arbeitspakete mit Nutzer:innen teilen, die nicht am Projekt beteiligt sind

Neben dem Kernteam für das Digitalisierungsprojekt hat Beispielstadt bereits einen externen Dienstleister mit dem Scannen der analogen Daten beauftragt. Dieser externe Dienstleister muss über einige Grundlagen Bescheid wissen, z.B. wenn Blockaden oder Risiken im Projekt auftreten. Außerdem benötigt er Zugriff auf einige der Arbeitspakete, die mit dem Dateiscan zusammenhängen. Allerdings nur zu genau diesen Arbeitspaketen, da andere Arbeitspakete im Projekt sensible Daten enthalten. Trotz der Verschwiegenheitsvereinbarung soll dem externen Dienstleister nur der wirklich notwendige Zugang gewährt werden - auch aus organisatorischen Gründen, damit er nicht durch Informationen abgelenkt wird, die für ihn irrelevant sind.

Zu diesem Zweck lädt Charlotte Cyril von der Scan-Firma in ihre OpenProject-Instanz ein. Allerdings lädt sie ihn nicht direkt in das Projekt ein, sondern teilt nur die notwendigen Arbeitspakete mit ihm.

Arbeitspakete mit Projektmitgliedern teilen, um Berechtigungen flexibel anzupassen

Doch dann, mitten im Projekt, passiert etwas Unerwartetes: Eine neue Verordnung wird eingeführt, die sofortige Aufmerksamkeit und die Anpassung bestimmter Digitalisierungsprozesse erfordert. Charlotte erkennt den Bedarf an Fachwissen und erfährt, dass Lucas von der Verkehrsabteilung für rechtliche Fragen zuständig ist. Doch erinnern wir uns an die Rechtevergabe vor dem Projekt: Alle Mitarbeiter:innen der Verkehrsabteilung haben nur Ansichtsrechte im Projekt.

Um die direkte Beteiligung zu vereinfachen und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, möchte sie Lucas daher Bearbeitungsrechte für die betreffenden Arbeitspakete erteilen. Dazu teilt sie diese Arbeitspakete mit Lucas und wählt als Zugriffsberechtigung “Bearbeiten”. Für die übrigen Arbeitspakete im Projekt ändern sich die Zugriffsrechte von Lucas nicht - hier hat er weiterhin nur Ansichtsrechte.

Mit dieser präzisen Berechtigungsanpassung kann Lucas die notwendigen Änderungen direkt in OpenProject vornehmen und sicherstellen, dass das Projekt den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.

In OpenProject erhalten Charlotte und andere Administrator:innen einen detaillierten Überblick über die aktuellen gemeinsamen Arbeitspakete:

Nach dem Projekt: Nicht mehr benötigte Berechtigungen und Freigaben entfernen

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Digitalisierungsprojekts in Beispielstadt muss sichergestellt werden, dass das Projekt ordnungsgemäß abgeschlossen wird. Dazu gehört auch, dass alle temporären Berechtigungen und Freigaben zurückgenommen werden, um die Sicherheit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Dieser letzte Schritt ist ebenso wichtig wie die Einrichtung von Berechtigungen zu Beginn des Projekts.

Sobald die Projektziele erreicht sind und die Verkehrsabteilung mit den neuen digitalen Prozessen arbeitet, nimmt sich Charlotte die Zeit, um alle Berechtigungen und Genehmigungen zu überprüfen, die während des gesamten Projektzyklus erstellt worden sind. Sie beginnt damit, alle externen Mitarbeiter:innen, wie z. B. Cyril von der Scanfirma, zu identifizieren und ihnen den Zugriff auf die Arbeitspakete des Projekts zu entziehen. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass Unbefugte auf die Projektdaten zugreifen können, nachdem ihr Beitrag abgeschlossen ist.

Anschließend passt Charlotte die Berechtigungen der Mitarbeiter:innen der Verkehrsabteilung an, einschließlich Lucas, denen während des Projekts vorübergehend Bearbeitungsrechte für bestimmte Anfragen erteilt wurden. Sie stellt sicher, dass ihre Berechtigungen wieder auf “Ansicht” zurückgesetzt oder ganz entfernt werden, wenn ihre Beteiligung am Projekt nicht mehr erforderlich ist. Diese Maßnahme ist wichtig, um sensible Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass nur aktuelle und relevante Mitarbeiter:innen Zugang zu den Informationen haben.

Allerdings will sie das Projekt noch nicht archivieren, denn: Die Digitalisierung der Verkehrsabteilung dient als Präzedenzfall für zukünftige Digitalisierungsprozesse in Beispielstadt. Mit einer Archivierung wäre das Projekt für niemanden mehr sichtbar und könnte nicht mehr als Exempel dienen. Gerade deshalb ist es Charlotte so wichtig, die Berechtigungen am Ende des Projekts sorgfältig zu prüfen und anzupassen.

OpenProject ist eine ausgezeichnete Wahl für Einrichtungen des öffentlichen Sektors

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass OpenProject ein herausragendes Projektmanagement-Tool für Städte ist, die sich auf den Weg der digitalen Transformation begeben, unter anderen aufgrund der folgenden Kernvorteile:

Zuverlässiges Berechtigungsmanagement: Die innovative Freigabefunktion von OpenProject erleichtert die Verwaltung von Berechtigungen und bietet ein unvergleichliches Maß an Flexibilität. Diese Funktion ermöglicht eine granulare Kontrolle nicht nur auf Projektebene, sondern erstreckt sich auch auf einzelne Arbeitspakete, sodass Projektmanager:innen die Zugriffsrechte genau auf die Bedürfnisse der einzelnen Aufgaben und Teammitglieder abstimmen können.

Bekenntnis zum Datenschutz: OpenProjects Einsatz für den Datenschutz zeigt sich nicht nur in der Einhaltung führender Datenschutzstandards wie der GDPR. Der proaktive Ansatz der Plattform in Bezug auf die Datensicherheit mit regelmäßigen Sicherheitsupdates und transparenten Datenverarbeitungsrichtlinien macht die Plattform zu einem zuverlässigen Werkzeug für Projekte der öffentlichen Verwaltung.

Durch die Einführung von OpenProject erhalten Städte nicht nur Zugang zu einer leistungsstarken Projektmanagement-Plattform, sondern auch zu einer Lösung, die den Schutz digitaler Ressourcen und sensibler Daten in den Vordergrund stellt und so eine sichere und effiziente digitale Transformation gewährleistet.

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