Einmalige Besprechungen
Mit OpenProject 15.3 wurden die Besprechungen verbessert, indem eine klare Unterscheidung zwischen einmaligen Besprechungen und wiederkehrenden Besprechungen eingeführt wurde. Auf dieser Seite werden die Merkmale und Funktionen von einmaligen Besprechungen in OpenProject beschrieben.
Informationen zur Einrichtung von Terminserien und Vorlagen finden Sie auf dieser Seite. Beachten Sie, dass es sich bei den einzelnen Terminen einer Besprechungsserie um einmalige Besprechungen handelt, die dieselben Funktionen aufweisen wie die hier beschriebenen.
Hinweis
The Meetings module needs to be activated in the Project settings to be able to create and edit meetings.
| Thema | Inhalt |
|---|---|
| Neue Besprechung erstellen | Wie erstellen Sie eine neue Besprechung in OpenProject? |
| Besprechung bearbeiten | Wie können Sie in OpenProject eine bestehende Besprechung bearbeiten? |
| Ein Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen | Wie können Sie ein Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen? |
| Erstellen und Bearbeiten der Besprechungsagenda | Wie können Sie die Agenda erstellen oder bearbeiten? |
| Teilnehmende zur Besprechung hinzufügen | Wie können Sie Teammitglieder in eine Besprechung einladen? |
| Besprechung-Anhänge hinzufügen | So fügen Sie Anhänge zu einer Besprechung hinzu. |
| E-Mail an alle Teilnehmenden senden | Wie senden Sie eine E-Mail an alle Teilnehmenden der Besprechung? |
| Eine Besprechung als iCalendar-Termin herunterladen | Wie laden Sie eine Besprechung als iCalendar Event herunter? |
| Besprechung schließen | Wie schließen Sie eine Besprechung in OpenProject? |
| Eine Besprechung erneut eröffnen | Wie öffnen Sie eine bereits geschlossene Besprechung in OpenProject? |
| Besprechung kopieren | So kopieren Sie eine Besprechung in OpenProject (wiederkehrende Besprechungen). |
| Besprechung löschen | Wie löschen Sie eine Besprechung in OpenProject? |
Erstellen und Bearbeiten von einmaligen Besprechungen
Neue Besprechung anlegen
Sie können entweder eine Besprechung aus einem Projekt oder aus dem globalen Modul Besprechungen erstellen.
Um ein neue Besprechung zu erstellen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche + Besprechung in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Art der Besprechung aus, die Sie erstellen möchten. Sie können zwischen einmaligen, wiederkehrenden oder klassischen Meetings wählen.
Wie Sie ein klassisches Meeting erstellen, erfahren Sie auf dieser Seite. Wie Sie wiederkehrende Besprechungen einrichten, erfahren Sie auf dieser Seite.
Wenn Sie die Option einmalig wählen, geben Sie den Titel, den Ort, das Datum und die Uhrzeit des Beginns sowie die Dauer der Besprechung ein.
Falls Sie eine Besprechung aus einem globalen Modul erstellen, müssen Sie zuerst ein Projekt auswählen, dem das Meeting zugeordnet wird.
Tipp
Die Dauer kann sowohl in Stunden als auch in Minuten angegeben werden. Für eine Besprechung, die 1,5 Stunden dauern soll, können Sie zum Beispiel eingeben:
- 1.5h
- 90m
- 90min
- 1:30
Klicken Sie auf die Besprechung erstellen Taste, um Ihre Änderungen zu speichern. Sie können dann weitere Details zu der Besprechung hinzufügen.
Erstellen und Bearbeiten der Besprechungsagenda
Nachdem Sie eine Besprechung angelegt haben können Sie eine Besprechungs-Agenda ergänzen.
Hierfür fügen Sie Abschnitte, Tagesordnungspunkte oder bestehende Arbeitspakete hinzu, indem Sie die gewünschte Option unter der grünen Schaltfläche + Hinzufügen auswählen. Sie können dann Notizen zu jedem Tagesordnungspunkt hinzufügen.
Einen Abschnitt zur Tagesordnung hinzufügen
Mit Abschnitten können Sie Tagesordnungspunkte zur besseren Organisation in Blöcken gruppieren.
Um einen Abschnitt hinzuzufügen, klicken Sie auf den *+ Hinzufügen * Button am unteren Rand der Tagesordnungspunkte und wählen Sie die Abschnitt Option.
Wenn Ihre Besprechung vor der Erstellung des ersten Abschnitts bereits über Tagesordnungspunkte verfügte, werden diese automatisch in einem Abschnitt mit der Bezeichnung Unbenannter Abschnitt enthalten sein. Sie können diesen Abschnitt umbenennen, wenn Sie möchten.
Hinweis
Wenn Sie Abschnitte verwenden, müssen alle Tagesordnungspunkte Abschnitte haben.
Nachdem Sie einen Abschnitt hinzugefügt haben, können Sie ihn weiter spezifizieren, indem Sie ihm Tagesordnungspunkte oder Arbeitspakete hinzufügen.
Sie können auch Tagesordnungspunkte zu bestimmten Abschnitten hinzufügen, indem Sie entweder Punkte per Drag & Drop in die einzelnen Abschnitte ziehen oder auf die Schaltfläche Mehr (⋯) klicken und die gewünschte Aktion auswählen.
In diesem Menü können Sie auch einen Abschnitt umbenennen, verschieben oder den gesamten Abschnitt löschen, indem Sie die entsprechende Option aus dem Dropdown-Menü hinter dem Symbol Mehr (⋯) auf der rechten Seite auswählen. Wenn ein Abschnitt verschoben wird, werden die Tagesordnungspunkte mitverschoben.
Tipp
Sie können Abschnitte auch neu anordnen, indem Sie Abschnitte nach oben oder unten ziehen und ablegen.
Wichtig
Wenn Sie einen Abschnitt löschen, werden alle darin enthaltenen Tagesordnungspunkte gelöscht. Wenn ein Abschnitt Tagesordnungspunkte enthält, werden Sie vor der Löschung um eine Bestätigung gebeten.
Einen Tagesordnungspunkt hinzufügen
Wenn Sie die Option Tagesordnungspunkt wählen, können Sie diesen Punkt benennen, Notizen hinzufügen, die voraussichtliche Dauer in Minuten festlegen und eine:n Benutzer:in auswählen, der/die neben dem Tagesordnungspunkt angezeigt werden soll. Dies könnte zum Beispiel ein Meeting- oder Projektmitglied sein, das für den Punkt verantwortlich ist oder ihn präsentiert.
Wenn Sie einen Tagesordnungspunkt erstellen, wird dieser standardmäßig mit dem Namen der Besprechungsteilnehmer:innen ausgefüllt, die den Tagesordnungspunkt hinzugefügt haben. Er kann jedoch entweder entfernt oder durch einen der anderen Besprechungsteilnehmenden ersetzt werden.
Die Abschnitte zeigen die Summe der Dauer aller enthaltenen Elemente (oder zumindest derjenigen, für die eine Dauer angegeben wurde).
Tipp
Wenn Sie die Agenda außerhalb von OpenProject speichern müssen, können Sie mit der Druckfunktion (Strg/Cmd + P) ein optimiertes PDF erzeugen.
Ein Arbeitspaket mit einer Besprechung verknüpfen
Wenn Sie die Option Arbeitspaket wählen, können Sie ein Arbeitspaket verknüpfen, indem Sie entweder eine Arbeitspaket-ID eingeben oder mit der Eingabe eines Schlüsselworts beginnen, wodurch sich eine Liste mit möglichen Optionen öffnet.
Besprechungsagenda bearbeiten
Nachdem Sie die Tagesordnung fertiggestellt haben, können Sie die Tagesordnungspunkte jederzeit bearbeiten, Notizen hinzufügen, einen Punkt nach oben oder unten verschieben oder ihn löschen. Wenn Sie auf das Mehr (drei Punkte) am rechten Rand eines jeden Tagesordnungspunkts klicken, wird ein Menü mit den verfügbaren Optionen angezeigt, darunter Bearbeiten, Kopieren des Links in die Zwischenablage, Verschieben des Tagesordnungspunkts innerhalb der Tagesordnung oder Löschen desselben.
Sie können die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte auch ändern, indem Sie auf den Ziehgriff (das Symbol mit den sechs Punkten) am linken Rand jedes Tagesordnungspunkts klicken und den Punkt nach oben oder unten ziehen.
Die Dauern der einzelnen Tagesordnungspunkte werden automatisch addiert. Wenn diese Summe die unter Besprechungsdetails eingegebene geplante Dauer übersteigt, wird die Dauer der Tagesordnungspunkte, die die geplante Dauer überschreiten, in Rot angezeigt, um Sie darauf hinzuweisen.
Tagesordnungspunkt Ergebnisse hinzufügen
Während eines Treffens treffen die Beteiligten oft bestimmte Entscheidungen, fügen nützliche Informationen hinzu oder notieren sich weitere Punkte. In OpenProject können diese als Ergebnisse zu jedem Tagesordnungspunkt hinzugefügt werden. Um Ergebnisse zu notieren, muss der Besprechungsstatus zunächst auf in Durchführung gesetzt werden . Am Ende eines jeden Tagesordnungspunktes befindet sich eine Schaltfläche + Ergebnis. Um ein Ergebnis hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf diese Schaltfläche.
Es erscheint ein Editor, mit dem Sie Text eingeben und formatieren können, ähnlich wie beim Bearbeiten einer Wiki-Seite.
Klicken Sie auf Speichern, um die Ergebnise hinzuzufügen.
Nachdem Sie ein Tagesordnungspunkt Ergebnis gespeichert haben, können Sie es noch bearbeiten. Klicken Sie auf das Menü Mehr (drei Punkte) am rechten Rand jedes Ergebnisses und wählen Sie Ergebnis bearbeiten.
In diesem Menü können Sie auch Link in Zwischenablage kopieren und Ergebnis entfernen.
Tipp
Die Ergebnisse werden auch auf der Registerkarte Besprechungen eines Arbeitspakets in einem schreibgeschützten Format angezeigt.
Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen
Es gibt zwei Möglichkeiten, einer Besprechungs-Tagesordnung ein Arbeitspaket hinzuzufügen.
- Aus dem Modul Besprechungen: über die Schaltfläche + Hinzufügen einen Tagesordnungspunkt des Arbeitspakets hinzufügen oder
- Von einem bestimmten Arbeitspaket: über die Schaltfläche + Zu Besprechung hinzufügen auf der Registerkarte Besprechungen
Sie können ein Arbeitspaket zu anstehenden oder vergangenen Besprechungen hinzufügen, solange das Arbeitspaket als offen markiert ist.
Tipp
Bevorstehende Meetings werden in chronologischer Reihenfolge angezeigt, vom nächsten Meeting bis zum nächstgelegenen Treffen. Die vergangenen Besprechungen werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt, von der letzten Sitzung bis zur ältesten.
Besprechung bearbeiten
Wenn Sie die Details einer Besprechung ändern möchten, z. B. die Uhrzeit oder den Ort, öffnen Sie die Besprechungsdetails, indem Sie auf das Zahnradsymbol neben den Besprechungsdetails klicken.
Es wird ein Bearbeitungsbildschirm angezeigt, in dem Sie Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort der Besprechung anpassen können.
Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern, indem Sie auf den Button Speichern klicken. Der Button Abbrechen bringt Sie zurück zur Detailansicht.
Tipp
Wenn jemand anderes die aktuelle Besprechungsseite zur gleichen Zeit bearbeitet oder aktualisiert und die Änderungen speichert, werden Sie und alle anderen Nutzer:innen auf derselben Seite mit einem kleinen Banner oben auf der Seite darüber informiert. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu laden, um die aktualisierte Version der Seite zu laden.
Um den Titel der Besprechung zu bearbeiten, wählen Sie das Dropdown-Menü hinter den drei Punkten und wählen Sie Besprechungstitel bearbeiten.
Teilnehmende der Besprechung
Teilnehmende zu einer Besprechung hinzufügen
Unter Teilnehmer sehen Sie die Liste aller eingeladenen Projektmitglieder. Sie können Teilnehmende (Eingeladene und Teilnehmende) zu einer Besprechung im Bearbeitungsmodus hinzufügen. Der Prozess ist derselbe, egal ob Sie eine neue Besprechung erstellen oder eine bestehende bearbeiten. Sie können entweder auf das Zahnradsymbol neben dem Abschnitt Teilnehmer klicken oder auf den Link Teilnehmer hinzufügen unter der Liste der vorhandenen Teilnehmer.
Sie sehen die Liste aller Projektmitglieder und können anhand der Häkchen neben den Namen in der Spalte Eingeladen erkennen, wer eingeladen wurde. Nach der Besprechung können Sie anhand der Häkchen in der Spalte “Teilgenommen” erfassen, wer tatsächlich teilgenommen hat.
Um ein eingeladenes Projektmitglied aus einer Besprechung zu entfernen, deaktivieren Sie einfach beide Häkchen.
Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen.
E-Mail an alle Teilnehmenden senden
Sie können eine E-Mail-Erinnerung an alle Teilnehmenden der Besprechung senden. Wählen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie auf das Mehr (drei Punkte) Symbol in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie E-Mail an alle Teilnehmenden senden. Eine E-Mail-Erinnerung mit den Besprechungsdetails (einschließlich eines Links zur Besprechung) wird sofort an alle Eingeladenen und Teilnehmenden gesendet.
Besprechungs-Anhänge
Sie können Anhänge in den Besprechungen im Bereich Anhänge in der rechten unteren Ecke finden. Sie können entweder den Link +Dateien anhängen verwenden, um Dateien von Ihrem Computer auszuwählen, oder sie per Drag & Drop verschieben.
Zusätzliche Anhänge können dem Abschnitt Notizen von Agendapaketen hinzugefügt werden, indem Sie sie aus dem Abschnitt Anhänge ziehen und ablegen.
Besprechungshistorie
Sie können verfolgen, welche Änderungen an einer Besprechung vorgenommen wurden und von welchem Benutzer. Wählen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie auf das Mehr (drei Punkte) in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie Besprechungshistorie.
Dadurch werden die Details der Besprechungshistorie angezeigt.
Eine Besprechung als iCalender-Termin herunterladen
Sie können eine Besprechung als iCalendar-Termin herunterladen. Wählen Sie das Dropdown-Menü aus, indem Sie auf das Mehr (drei Punkte) in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie iCalendar-Termin herunterladen.
Lesen Sie mehr über das Abonnieren eines Kalenders.
Besprechungsstatus ändern
Besprechungen in OpenProject können drei verschiedene Status haben: Offen, In Durchführung und Geschlossen. Je nach Status der Besprechung stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie z. B. die Bearbeitung der Tagesordnung, das Hinzufügen von Ergebnissen oder das Abschließen der Besprechung. Sie können zwischen diesen Status wechseln, indem Sie die Schaltfläche für den Besprechungsstatus mit einem Dropdown-Menü unter dem Besprechungsnamen oder im rechten Fensterbereich verwenden.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die folgenden Statusoptionen angezeigt:
Öffnen: versetzt die Besprechung in einen bearbeitbaren Zustand, die vorhandenen Ergebnisse bleiben jedoch schreibgeschützt.
In Durchführung: ermöglicht die Dokumentation der Ergebnisse für die Tagesordnungspunkte.
Geschlossen: sperrt die Besprechung und verhindert weitere Bearbeitungen.
Besprechungsstatus Offen
Wenn eine Besprechung Offen ist, können Sie die Tagesordnung vorbereiten, indem Sie Tagesordnungspunkte hinzufügen oder entfernen. Sobald die Tagesordnung fertig ist, kann die Besprechung als In Durchführung markiert werden.
Tipp
Bei einer offenen Besprechung sehen Sie zusätzlich zum Statusmenü direkt den Link Durchführung der Besprechung beginnen auf der rechten Seite.
Durchführung der Besprechung beginnen
Sobald die Tagesordnung fertig ist, kann die Besprechung als In Durchführung markiert werden. Um eine Besprechung als In Durchführung zu markieren, können Sie das Dropdown-Statusmenü auf der rechten Seite oder unter dem Besprechungs-Namen verwenden.
Wenn Sie eine Besprechung auf In Durchführung setzen, können Sie mit den Schaltflächen + Ergebnisse Ergebnisse von Tagesordnungspunkten hinzufügen.
Sobald alle Ergebnisse dokumentiert sind, können Sie die Besprechung schließen. Verwenden Sie dazu das Dropdown-Statusmenü auf der rechten Seite oder unter dem Namen der Besprechung.
Eine Besprechung schließen
Sobald alle Ergebnisse dokumentiert sind, können Sie die Besprechung schließen. Verwenden Sie dazu das Dropdown-Statusmenü auf der rechten Seite oder unter dem Namen der Besprechung.
Tipp
In einer Besprechung, die als In Durchführung gekennzeichnet ist, sehen Sie zusätzlich zum Statusmenü direkt den Link Besprechung schließen auf der rechten Seite.
Das Schließen einer Besprechung sperrt den aktuellen Status und macht ihn schreibgeschützt.
Besprechung wiedereröffnen
Sobald eine Besprechung geschlossen wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Projektmitglieder mit der Berechtigung, Besprechungen zu bearbeiten und zu schließen, sehen jedoch die Option Besprechung wiedereröffnen. Wenn Sie darauf klicken, wird eine Besprechung erneut geöffnet und kann weiter bearbeitet werden.
Eine Besprechung kopieren
Sie können eine bestehende Besprechung kopieren. Dies ist nützlich, wenn Sie wiederkehrende Besprechungen haben. Um eie Besprechung zu kopieren, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Kopieren.
Es öffnet sich ein Modal, in dem Sie den Namen, die Uhrzeit, den Ort und weitere Details der kopierten Besprechung anpassen können. Das Datum für die kopierte Besprechung wird standardmäßig auf den nächsten Tag festgelegt. Sie haben auch die Möglichkeit, die Tagesordnung, Anhänge und die Teilnehmerliste zu kopieren. Sie haben auch die Möglichkeit, eine E-Mail an alle Teilnehmende zu senden, nachdem die Besprechung kopiert wurde.
Wenn Sie eine geschlossene Besprechung kopieren, wird der neue Besprechungsstatus automatisch auf offen gesetzt. Vergessen Sie nicht, die kopierte Besprechung zu speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Besprechung erstellen klicken.
Eine Besprechung löschen
Sie können eine Besprechung löschen. Um dies zu tun, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, wählen Sie Besprechung löschen und bestätigen Sie Ihre Wahl.
