Einmalige Besprechungen

Mit OpenProject 15.3 wurden die Besprechungen verbessert, indem eine klare Unterscheidung zwischen einmaligen Besprechungen und wiederkehrenden Besprechungen eingeführt wurde. Auf dieser Seite werden die Merkmale und Funktionen von einmaligen Besprechungen in OpenProject beschrieben.

Informationen zur Einrichtung von Terminserien und Vorlagen finden Sie auf dieser Seite. Beachten Sie, dass es sich bei den einzelnen Terminen einer Besprechungsserie um einmalige Besprechungen handelt, die dieselben Funktionen aufweisen wie die hier beschriebenen.

Hinweis

The Meetings module needs to be activated in the Project settings to be able to create and edit meetings.

Thema Inhalt
Neue Besprechung erstellen Wie erstellen Sie eine neue Besprechung in OpenProject?
Besprechung bearbeiten Wie können Sie in OpenProject eine bestehende Besprechung bearbeiten?
Ein Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen Wie können Sie ein Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen?
Erstellen und Bearbeiten der Besprechungsagenda Wie können Sie die Agenda erstellen oder bearbeiten?
Teilnehmende zur Besprechung hinzufügen Wie können Sie Teammitglieder in eine Besprechung einladen?
Besprechung-Anhänge hinzufügen So fügen Sie Anhänge zu einer Besprechung hinzu.
E-Mail an alle Teilnehmenden senden Wie senden Sie eine E-Mail an alle Teilnehmenden der Besprechung?
Eine Besprechung als iCalendar-Termin herunterladen Wie laden Sie eine Besprechung als iCalendar Event herunter?
Besprechung schließen Wie schließen Sie eine Besprechung in OpenProject?
Eine Besprechung erneut eröffnen Wie öffnen Sie eine bereits geschlossene Besprechung in OpenProject?
Besprechung kopieren So kopieren Sie eine Besprechung in OpenProject (wiederkehrende Besprechungen).
Besprechung löschen Wie löschen Sie eine Besprechung in OpenProject?

Erstellen und Bearbeiten von einmaligen Besprechungen

Neue Besprechung anlegen

Sie können entweder eine Besprechung aus einem Projekt oder aus dem globalen Modul Besprechungen erstellen.

Um ein neue Besprechung zu erstellen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche + Besprechung in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Art der Besprechung aus, die Sie erstellen möchten. Sie können zwischen einmaligen, wiederkehrenden oder klassischen Meetings wählen.

Neue Besprechung in OpenProject erstellen

Wie Sie ein klassisches Meeting erstellen, erfahren Sie auf dieser Seite. Wie Sie wiederkehrende Besprechungen einrichten, erfahren Sie auf dieser Seite.

Wenn Sie die Option einmalig wählen, geben Sie den Titel, den Ort, das Datum und die Uhrzeit des Beginns sowie die Dauer der Besprechung ein.

Falls Sie eine Besprechung aus einem globalen Modul erstellen, müssen Sie zuerst ein Projekt auswählen, dem das Meeting zugeordnet wird.

Erstellen einer neuen einmaligen Besprechung in OpenProject

Tipp

Die Dauer kann sowohl in Stunden als auch in Minuten angegeben werden. Für eine Besprechung, die 1,5 Stunden dauern soll, können Sie zum Beispiel eingeben:

  • 1.5h
  • 90m
  • 90min
  • 1:30

Klicken Sie auf die Besprechung erstellen Taste, um Ihre Änderungen zu speichern. Sie können dann weitere Details zu der Besprechung hinzufügen.

Erstellen und Bearbeiten der Besprechungsagenda

Nachdem Sie eine Besprechung angelegt haben können Sie eine Besprechungs-Agenda ergänzen.

Hierfür fügen Sie Abschnitte, Tagesordnungspunkte oder bestehende Arbeitspakete hinzu, indem Sie die gewünschte Option unter der grünen Schaltfläche + Hinzufügen auswählen. Sie können dann Notizen zu jedem Tagesordnungspunkt hinzufügen.

Die Schaltfläche „Hinzufügen“ im OpenProject-Meetings-Modul mit drei Auswahlmöglichkeiten: Abschnitt, Tagesordnungspunkt oder Arbeitspaket

Einen Abschnitt zur Tagesordnung hinzufügen

Mit Abschnitten können Sie Tagesordnungspunkte zur besseren Organisation in Blöcken gruppieren.

Um einen Abschnitt hinzuzufügen, klicken Sie auf den *+ Hinzufügen * Button am unteren Rand der Tagesordnungspunkte und wählen Sie die Abschnitt Option.

Einen neuen Abschnitt zu einer Besprechungsagenda in OpenProject hinzufügen

Wenn Ihre Besprechung vor der Erstellung des ersten Abschnitts bereits über Tagesordnungspunkte verfügte, werden diese automatisch in einem Abschnitt mit der Bezeichnung Unbenannter Abschnitt enthalten sein. Sie können diesen Abschnitt umbenennen, wenn Sie möchten.

Hinweis

Wenn Sie Abschnitte verwenden, müssen alle Tagesordnungspunkte Abschnitte haben.

Abschnitt ohne Titel in OpenProject Meeting

Nachdem Sie einen Abschnitt hinzugefügt haben, können Sie ihn weiter spezifizieren, indem Sie ihm Tagesordnungspunkte oder Arbeitspakete hinzufügen.

Sie können auch Tagesordnungspunkte zu bestimmten Abschnitten hinzufügen, indem Sie entweder Punkte per Drag & Drop in die einzelnen Abschnitte ziehen oder auf die Schaltfläche Mehr (⋯) klicken und die gewünschte Aktion auswählen.

Einen Abschnitt in einer OpenProject-Besprechung bearbeiten oder löschen

In diesem Menü können Sie auch einen Abschnitt umbenennen, verschieben oder den gesamten Abschnitt löschen, indem Sie die entsprechende Option aus dem Dropdown-Menü hinter dem Symbol Mehr (⋯) auf der rechten Seite auswählen. Wenn ein Abschnitt verschoben wird, werden die Tagesordnungspunkte mitverschoben.

Tipp

Sie können Abschnitte auch neu anordnen, indem Sie Abschnitte nach oben oder unten ziehen und ablegen.

Wichtig

Wenn Sie einen Abschnitt löschen, werden alle darin enthaltenen Tagesordnungspunkte gelöscht. Wenn ein Abschnitt Tagesordnungspunkte enthält, werden Sie vor der Löschung um eine Bestätigung gebeten.

Einen Tagesordnungspunkt hinzufügen

Wenn Sie die Option Tagesordnungspunkt wählen, können Sie diesen Punkt benennen, Notizen hinzufügen, die voraussichtliche Dauer in Minuten festlegen und eine:n Benutzer:in auswählen, der/die neben dem Tagesordnungspunkt angezeigt werden soll. Dies könnte zum Beispiel ein Meeting- oder Projektmitglied sein, das für den Punkt verantwortlich ist oder ihn präsentiert.

Tagesordnungspunkt einer Sitzung hinzufügen

Wenn Sie einen Tagesordnungspunkt erstellen, wird dieser standardmäßig mit dem Namen der Besprechungsteilnehmer:innen ausgefüllt, die den Tagesordnungspunkt hinzugefügt haben. Er kann jedoch entweder entfernt oder durch einen der anderen Besprechungsteilnehmenden ersetzt werden.

Formular zum Hinzufügen von Tagesordnungspunkten zu Meeting-Abschnitten in OpenProject

Die Abschnitte zeigen die Summe der Dauer aller enthaltenen Elemente (oder zumindest derjenigen, für die eine Dauer angegeben wurde).

Dauer eines Abschnitts in OpenProject Meeting

Tipp

Wenn Sie die Agenda außerhalb von OpenProject speichern müssen, können Sie mit der Druckfunktion (Strg/Cmd + P) ein optimiertes PDF erzeugen.

Ein Arbeitspaket mit einer Besprechung verknüpfen

Wenn Sie die Option Arbeitspaket wählen, können Sie ein Arbeitspaket verknüpfen, indem Sie entweder eine Arbeitspaket-ID eingeben oder mit der Eingabe eines Schlüsselworts beginnen, wodurch sich eine Liste mit möglichen Optionen öffnet.

Arbeitspaket hinzufügen

Besprechungsagenda bearbeiten

Nachdem Sie die Tagesordnung fertiggestellt haben, können Sie die Tagesordnungspunkte jederzeit bearbeiten, Notizen hinzufügen, einen Punkt nach oben oder unten verschieben oder ihn löschen. Wenn Sie auf das Mehr (drei Punkte) am rechten Rand eines jeden Tagesordnungspunkts klicken, wird ein Menü mit den verfügbaren Optionen angezeigt, darunter Bearbeiten, Kopieren des Links in die Zwischenablage, Verschieben des Tagesordnungspunkts innerhalb der Tagesordnung oder Löschen desselben.

Menü mit Optionen zum Bearbeiten von Tagesordnungspunkten in OpenProject Meetings

Sie können die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte auch ändern, indem Sie auf den Ziehgriff (das Symbol mit den sechs Punkten) am linken Rand jedes Tagesordnungspunkts klicken und den Punkt nach oben oder unten ziehen.

Ziehe Handle neben einem Tagesordnungspunkt in OpenProject Meetings

Die Dauern der einzelnen Tagesordnungspunkte werden automatisch addiert. Wenn diese Summe die unter Besprechungsdetails eingegebene geplante Dauer übersteigt, wird die Dauer der Tagesordnungspunkte, die die geplante Dauer überschreiten, in Rot angezeigt, um Sie darauf hinzuweisen.

Dauer der Besprechungsbeiträge ist größer als die in OpenProject

Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, einer Besprechungs-Tagesordnung ein Arbeitspaket hinzuzufügen.

Sie können ein Arbeitspaket zu anstehenden oder vergangenen Besprechungen hinzufügen, solange das Arbeitspaket als offen markiert ist.

Schaltfläche zum Hinzufügen eines Arbeitspakets zu einem Meeting unter der Registerkarte Meetings in einem Arbeitspaket in OpenProject

Tipp

Bevorstehende Meetings werden in chronologischer Reihenfolge angezeigt, vom nächsten Meeting bis zum nächstgelegenen Treffen. Die vergangenen Besprechungen werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt, von der letzten Sitzung bis zur ältesten.

Besprechung bearbeiten

Wenn Sie die Details einer Besprechung ändern möchten, z. B. die Uhrzeit oder den Ort, öffnen Sie die Besprechungsdetails, indem Sie auf das Zahnradsymbol neben den Besprechungsdetails klicken.

Ein Zahnradsymbol zum Bearbeiten eines Meetings in OpenProject

Es wird ein Bearbeitungsbildschirm angezeigt, in dem Sie Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort der Besprechung anpassen können.

Ein Formular zum Bearbeiten eines bestehenden Meetings in OpenProject

Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern, indem Sie auf den Button Speichern klicken. Der Button Abbrechen bringt Sie zurück zur Detailansicht.

Tipp

Wenn jemand anderes die aktuelle Besprechungsseite zur gleichen Zeit bearbeitet oder aktualisiert und die Änderungen speichert, werden Sie und alle anderen Nutzer:innen auf derselben Seite mit einem kleinen Banner oben auf der Seite darüber informiert. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu laden, um die aktualisierte Version der Seite zu laden.

Banner benachrichtigt das ein Meeting aktualisiert wurde, während ein Benutzer es im OpenProject Meeting-Modul bearbeitet

Um den Titel der Besprechung zu bearbeiten, wählen Sie das Dropdown-Menü hinter den drei Punkten und wählen Sie Besprechungstitel bearbeiten.

Besprechungstitel in OpenProject

Teilnehmende der Besprechung

Teilnehmende zu einer Besprechung hinzufügen

Unter Teilnehmer sehen Sie die Liste aller eingeladenen Projektmitglieder. Sie können Teilnehmende (Eingeladene und Teilnehmende) zu einer Besprechung im Bearbeitungsmodus hinzufügen. Der Prozess ist derselbe, egal ob Sie eine neue Besprechung erstellen oder eine bestehende bearbeiten. Sie können entweder auf das Zahnradsymbol neben dem Abschnitt Teilnehmer klicken oder auf den Link Teilnehmer hinzufügen unter der Liste der vorhandenen Teilnehmer.

Meeting Teilnehmer in OpenProject hinzufügen

Sie sehen die Liste aller Projektmitglieder und können anhand der Häkchen neben den Namen in der Spalte Eingeladen erkennen, wer eingeladen wurde. Nach der Besprechung können Sie anhand der Häkchen in der Spalte “Teilgenommen” erfassen, wer tatsächlich teilgenommen hat.

Ein Formular, das eingeladene und teilnehmende Meetingteilnehmer in OpenProject

Um ein eingeladenes Projektmitglied aus einer Besprechung zu entfernen, deaktivieren Sie einfach beide Häkchen.

Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen.

E-Mail an alle Teilnehmenden senden

Sie können eine E-Mail-Erinnerung an alle Teilnehmenden der Besprechung senden. Wählen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie auf das Mehr (drei Punkte) Symbol in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie E-Mail an alle Teilnehmenden senden. Eine E-Mail-Erinnerung mit den Besprechungsdetails (einschließlich eines Links zur Besprechung) wird sofort an alle Eingeladenen und Teilnehmenden gesendet.

Besprechungs-Anhänge

Sie können Anhänge in den Besprechungen im Bereich Anhänge in der rechten unteren Ecke finden. Sie können entweder den Link +Dateien anhängen verwenden, um Dateien von Ihrem Computer auszuwählen, oder sie per Drag & Drop verschieben.

Zusätzliche Anhänge können dem Abschnitt Notizen von Agendapaketen hinzugefügt werden, indem Sie sie aus dem Abschnitt Anhänge ziehen und ablegen.

Anhänge in OpenProject Meetings

Besprechungshistorie

Sie können verfolgen, welche Änderungen an einer Besprechung vorgenommen wurden und von welchem Benutzer. Wählen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie auf das Mehr (drei Punkte) in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie Besprechungshistorie.

Wählen Sie die Option Besprechungsverlauf in OpenProject Meetings

Dadurch werden die Details der Besprechungshistorie angezeigt.

Besprechungsverlauf in OpenProject

Eine Besprechung als iCalender-Termin herunterladen

Sie können eine Besprechung als iCalendar-Termin herunterladen. Wählen Sie das Dropdown-Menü aus, indem Sie auf das Mehr (drei Punkte) in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie iCalendar-Termin herunterladen.

Lesen Sie mehr über das Abonnieren eines Kalenders.

Eine Besprechung schließen

Wenn Sie nach Abschluss der Besprechung auf Besprechung schließen klicken, wird der aktuelle Status gesperrt und schreibgeschützt.

Meeting in OpenProject

Besprechung wiedereröffnen

Sobald eine Besprechung geschlossen wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Projektmitglieder mit der Berechtigung, Besprechungen zu bearbeiten und zu schließen, sehen jedoch die Option Besprechung wiedereröffnen. Wenn Sie darauf klicken, wird eine Besprechung erneut geöffnet und kann weiter bearbeitet werden.

Meeting in OpenProject erneut öffnen

Eine Besprechung kopieren

Sie können eine bestehende Besprechung kopieren. Dies ist nützlich, wenn Sie wiederkehrende Besprechungen haben. Um eie Besprechung zu kopieren, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Kopieren.

Meeting in OpenProject kopieren

Es öffnet sich ein Modal, in dem Sie den Namen, die Uhrzeit, den Ort und weitere Details der kopierten Besprechung anpassen können. Das Datum für die kopierte Besprechung wird standardmäßig auf den nächsten Tag festgelegt. Sie haben auch die Möglichkeit, die Tagesordnung, Anhänge und die Teilnehmerliste zu kopieren. Sie haben auch die Möglichkeit, eine E-Mail an alle Teilnehmende zu senden, nachdem die Besprechung kopiert wurde.

Wenn Sie eine geschlossene Besprechung kopieren, wird der neue Besprechungsstatus automatisch auf offen gesetzt. Vergessen Sie nicht, die kopierte Besprechung zu speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Besprechung erstellen klicken.

Details eines kopierten Meetings in OpenProject

Eine Besprechung löschen

Sie können eine Besprechung löschen. Um dies zu tun, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, wählen Sie Besprechung löschen und bestätigen Sie Ihre Wahl.

Meeting löschen in OpenProject