Klassische Besprechungen

Mit Besprechungen in OpenProject können Sie Ihre Projektbesprechungen verwalten und dokumentieren, gemeinsam mit Ihrem Team eine Tagesordnung erstellen und die Protokolle dokumentieren und mit den Teilnehmenden teilen – alles an einem zentralen Ort.

Hinweis: Dynamische Besprechungen wurden in OpenProject 13.1 eingeführt. Im Moment können Sie mit dem Modul Besprechungen klassische oder dynamische Besprechungen erstellen. Aber bedenken Sie bitte, dass die Möglichkeit, klassische Besprechungen zu erstellen, irgendwann aus OpenProject entfernt werden wird.

Thema	Inhalt
Besprechungen in OpenProject	Wie können Sie Besprechungen in OpenProject öffnen?
Neue Besprechung erstellen	Wie erstellen Sie eine neue Besprechung in OpenProject?
Besprechung bearbeiten	Wie können Sie in OpenProject eine bestehende Besprechung bearbeiten?
Teilnehmende zur Besprechung hinzufügen	Wie können Sie Teammitglieder in eine Besprechung einladen?
Erstellen und Bearbeiten der Tagesordnung	Wie können Sie die Tagesordnung erstellen oder bearbeiten?
Eine Besprechung kopieren (serielle Besprechungen)	Wie können Sie Besprechungen kopieren?

Besprechungen in OpenProject

Dieses Video ist derzeit nur in englischer Sprache verfügbar.

Wenn Sie links im Projektmenü Besprechungen auswählen, erhalten Sie einen Überblick über alle nach Datum sortierten Projekt-Besprechungen. Durch Klicken auf einen der Besprechungsnamen können Sie weitere Details der Besprechung einsehen.

Hinweis: Um das Plugin Besprechungen nutzen zu können, muss zuerst das Modul Besprechungen in der Projektkonfiguration aktiviert sein.

Neue Besprechung anlegen

1. Um eine neue Besprechung anzulegen, klicken Sie bitte auf den grünen + Besprechung Button in der oberen rechten Ecke.
2. Geben Sie den Besprechungs-Titel ein.
3. Wählen Sie ‘Klassische Besprechung’.
4. Geben Sie Informationen zur Besprechung ein, z.B. Standort, Startdatum und Dauer.
5. Wählen Sie die Teilnehmenden aus der Liste der Projektmitglieder aus.
6. Wenn Sie auf den Button Anlegen klicken, werden Ihre Änderungen gesichert.

Besprechung bearbeiten

Wenn Sie die Details eines Meetings ändern möchten, wie z.B. die Zeit oder den Standort, öffnen Sie die Ansicht der Besprechungsdetails durch Klicken auf den Titel in der Übersichtsliste. Klicken Sie dann auf den Button Bearbeiten neben dem Besprechungsnamen.

Es wird ein Bearbeitungsbildschirm angezeigt, in dem die Besprechungsinformationen angepasst werden können.

Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern, indem Sie auf den Button Speichern klicken. Der Button Abbrechen bringt Sie zurück zur Detailansicht.

Teilnehmende zu einer Besprechung hinzufügen

Sie können Teilnehmende zu einer Besprechung hinzufügen, während Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden. Der Prozess ist derselbe, egal ob Sie eine neue Besprechung erstellen oder eine bestehende bearbeiten. Zusätzlich können Sie nach der Besprechung aufnehmen, wer tatsächlich daran teilgenommen hat.

Sie können die Liste aller Projektmitglieder unter dem Bereich Teilnehmende einsehen. Diese Liste variiert von Projekt zu Projekt. Wenn Sie den Haken in der Zeile eines Projektmitglieds setzen, wird die ausgewählte Person automatisch benachrichtigt, sobald eine Agenda oder ein Besprechungsprotokoll erstellt wird.

Durch das Entfernen des Häkchens können Sie Projektmitglieder aus der Besprechung entfernen.

Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu sichern.

Erstellen und Bearbeiten der Besprechungs-Tagesordnung

Nachdem Sie eine Besprechung erstellt haben, können Sie eine Besprechungs-Tagesordnung einrichten.

1. Vor Beginn der Besprechung können alle Teilnehmenden ihre Beiträge zur Agenda hinzufügen, indem sie einfach auf den Button Bearbeiten klicken.
2. Mit der Symbolleiste können Sie Änderungen am Textformat vornehmen oder Makros bearbeiten und so z.B. Inhaltsverzeichnisse oder Arbeitspaket-Tabellen (Einzelheiten finden Sie in der Dokumentation zum WYSIWYG-Editor) einbetten.
3. Vergessen Sie nicht Ihre Änderungen zu speichern.
4. Alle an der Tagesordnung vorgenommenen Änderungen werden dokumentiert. Wenn Sie auf Historie klicken, erhalten Sie einen Überblick über alle Änderungen, einschließlich der Personen, die die Änderungen vorgenommen haben.
5. Schließen Sie die Agenda zum Beginn der Besprechung, um weitere Änderungen zu vermeiden und die gleiche Grundlage für alle Teilnehmenden zu schaffen. Nach dem Schließen der Agenda werden die dort eingetragenen Punkte in das Protokoll übertragen, um die Ergebnisse der Besprechung festzuhalten.

Besprechungsprotokolle erstellen oder bearbeiten

Die Besprechungsprotokolle werden automatisch beim Schließen der Agenda in der Detailansicht der Besprechung erstellt. Wählen Sie dazu die Option Schließen aus.

Wenn Sie die Agenda schließen, wird diese automatisch in das Besprechungsprotokoll übertragen. Sie könen nun mit der Erstellung des Protokolls beginnen. Sie können den Protokoll-Text genau wie in einer Wiki-Seite bearbeiten, den Text formatieren, auf Arbeitspakete verlinken, Dokumente anhängen, Arbeitspaket-Tabellen oder andere Macros.

Sie werden zur Besprechungsansicht weitergeleitet, wo Sie das Protokoll bearbeiten (vergessen Sie nicht, Ihre Daten zu speichern) und den Änderungsverlauf einsehen können.

E-Mail an alle Teilnehmenden senden

Um die Teilnehmer schnell über die Besprechung zu informieren und ihnen einen Link zur Besprechung zu senden, wählen Sie das Dropdown-Menü hinter den drei Punkten und wählen Sie E-Mail an alle Teilnehmer senden.

iCalendar-Termin herunterladen

Um eine Besprechung zu einem Kalender hinzuzufügen, wählen Sie das Dropdown-Menü hinter den drei Punkten und wählen Sie iCalendar-Termin herunterladen. Sie können die Besprechung dann schnell zu Ihrem Kalender hinzufügen oder sie an andere Teilnehmer weiterleiten.

Eine Besprechung kopieren (serielle Besprechungen)

Wenn Sie wiederkehrende Besprechungen, wie z.B. ein Jour Fixe haben und den Prozess der Erstellung von Besprechungen und Tagesordnungen vereinfachen möchten, können Sie eine bestehende Besprechung kopieren. Wählen Sie dazu die Besprechung aus, öffnen Sie das Dropdown-Menü hinter den drei Punkten und wählen Sie Kopieren.

Sie können nun die kopierte Besprechung bearbeiten und neue Details hinzufügen. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu sichern.

Notiz: Alle Einstellungen werden kopiert, mit Ausnahme der Protokolle, Teilnehmenden und dem Änderungsverlauf. Wenn Sie also auch die Protokolle behalten möchten, müssen Sie diese separat kopieren.

Eine Besprechung löschen

Sie können eine Besprechung löschen. Um dies zu tun, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, wählen Sie Besprechung löschen und bestätigen Sie Ihre Wahl.