Fortschrittsverfolgung

Mit OpenProject können Sie den Fortschritt Ihrer Arbeitspakete verfolgen und überwachen.

Wichtig

Seit OpenProject 14.0 hat sich die Art und Weise, wie der Fortschritt angezeigt und berechnet wird, erheblich geändert. Lesen Sie diesen Blog-Artikel, um die Änderungen zu verfolgen. In OpenProject 14.6 wurden einige der in 14.0 vorgenommenen Änderungen entfernt und aktualisiert. Bitte lesen Sie die Dokumentation unten und diesen Blogbeitrag, um zu verstehen, wie OpenProject mit Arbeits- und Fortschrittsschätzungen umgeht.

Begriffe

Mit OpenProject 13.2 wurden wichtige Änderungen an den Namen von drei Feldern des Arbeitspakets vorgenommen:

Alter Begriff	Neuer Begriff
Fortschritt	% abgeschlossen
Geschätzter Aufwand	Aufwand
Verbleibende Zeit	Verbleibender Aufwand

Hinweis

Sie finden die neuen Attribute auch, wenn Sie mit den älteren Namen suchen (z.B. in der Liste der Filter).

Maßeinheiten

Arbeit und verbleibende Arbeit können entweder in Stunden oder Tage und Stunden gemessen werden (dies muss von Ihrem Administrator eingestellt werden).

Sie können Werte für Aufwand und Verbleibenden Aufwand in verschiedenen Einheiten eingeben. Sehen Sie sich die folgenden Beispiele an:

• Gültige Eingaben für 2 Stunden und 30 Minuten:

  • “2.5”
  • “2.5h”
  • “2h 30m”
  • “2 hours 30 minutes”

• Gültige Eingaben für 6 Tage:

  • “48”
  • “48 hour”
  • “6d 0h”
  • “6 days”

Die Standardeinstellung ist auf 8 Stunden pro Tag festgelegt. Ihr:e Administrator:in kann ändern, wie viele Stunden als ein Tag gelten und das Format für die Dauer auswählen.

Modi für Fortschrittsberichte

OpenProject bietet zwei Modi für die Berichterstattung über den Fortschritt:

• Aufwandbasierte Fortschrittsberichte ermöglichen Ihnen die automatische Ableitung des Fortschritts auf der Grundlage der Werte, die Sie für Aufwand und verbleibende Aufwand eingeben. Sie können auch manuell einen Wert für % abgeschlossen eingeben.
• Die Statusbasierte Fortschrittsberichterstattung ermöglicht es Ihnen, den Status feste Werte für “% abgeschlossen” zuzuweisen und die verbleibende Arbeit automatisch auf der Grundlage der Werte für “Aufwand” abzuleiten, die Sie eingeben können.

Hinweis

Die Administrator:innen Ihrer Instanz werden einen Modus für die gesamte Instanz ausgewählt haben. Wenn Sie ein Teil der Administration sind, können Sie dies ändern, wie Sie in unserem Admin-Leitfaden zu den Arbeitspaket-Einstellungen nachlesen können.

Aufwandbasierte Fortschrittsberichte

Im aufwandbezogenen Fortschrittsberichtsmodus kann % Abgeschlossen entweder automatisch auf der Grundlage der Werte von Aufwand Verbleindem Aufwand berechnet oder manuell eingegeben werden.

Manuelle Werte für % abgeschlossen

Wenn Sie die Werte für % abgeschlossen lieber manuell eingeben möchten, können Sie das tun. Sie können dies in der Tabellenansicht und in der Detailansicht des Arbeitspakets tun. Die Werte für Aufwand und Verbleibender Aufwand sind nicht erforderlich, um % abgeschlossen einzugeben.

Wichtig

Wenn Sie weder *Aufwand* noch *Verbleibender Aufwand* eingeben, bleibt das Feld *% abgeschlossen * ein unabhängiges, manuell bearbeitbares Feld und verhält sich wie vor OpenProject 14.0.

Automatische Werte für % abgeschlossen

Wenn Sie einen Wert für % abgeschlossen und ein weiteres Feld (Aufwand oder Verbleibender Aufwand) eingeben, wird das dritte Feld automatisch aus den beiden anderen abgeleitet. Das bedeutet, dass es einen Wert (wenn % abgeschlossen manuell eingegeben wird) oder drei Werte geben kann, aber niemals nur zwei Werte.

% abgeschlossen ist der geleistete Aufwand (Aufwand - Verbleibender Aufwand) geteilt durch Aufwand, ausgedrückt in Prozent. Wenn z.B. der Aufwand auf 50 Stunden (h) eingestellt ist und die verbleibende Arbeit 30 Stunden beträgt, bedeutet dies, dass % abgeschlossen (50h-30h)/50h)) = 40% ist. Bitte beachten Sie, dass diese Berechnungen unabhängig sind und nichts mit dem Wert von Gebuchte Zeit zu tun haben (der auf der tatsächlich erfassten Zeit basiert).

Wenn Sie auf Aufwand oder Verbleibender Aufwand klicken, um Werte zu ändern, wird das folgende Popup-Fenster angezeigt, um diese Verknüpfung klar und transparent zu machen:

Auf diese Weise können Sie Aufwand oder verbleibender Aufwand bearbeiten und eine Vorschau des aktualisierten Wertes % abgeschlossen erhalten, bevor Sie die Änderungen speichern. Wenn Sie eines der Felder ändern, werden die beiden anderen automatisch aktualisiert.

Wenn Sie einen Wert für Aufwand, Verbleibender Aufwand oder % abgeschlossen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen und sich dies auf ein anderes Feld auswirkt, erscheint eine hilfreiche Meldung, die erklärt, was sich geändert hat und warum.

Berechnungslogik

Wenn kein Feld gesetzt ist

Wenn für keines der drei Felder (% abgeschlossen, Aufwand oder Verbleibender Aufwand) Werte festgelegt sind, bestimmt das Feld, das Sie zuerst ausfüllen, wie die anderen berechnet werden:

• Wenn Sie nur % abgeschlossen eingeben, werden keine anderen Felder automatisch aktualisiert. Aufwand und Verbleibender Aufwand bleiben leer.
• Wenn Sie nur den Aufwand eingeben, entspricht der Verbleibende Aufwand automatisch dem Wert für Aufwand, und der Prozentsatz für % abgeschlossen wird auf 0% gesetzt. Sie können diese Werte bei Bedarf manuell löschen.
• Wenn Sie nur den Verbleibende Aufwand eingeben, entspricht der Aufwand automatisch dem Wert für den Verbleibenden Aufwand und der Wert für % abgeschlossen wird auf 0% gesetzt. Sie können diese Werte bei Bedarf manuell löschen.

Wenn ein Feld gesetzt ist

Wenn ein Feld bereits gesetzt ist und Sie einen Wert in ein zweites Feld eingeben, wird das dritte Feld automatisch berechnet:

• Wenn der Auwand bereits eingestellt ist und Sie % abgeschlossen eingeben, wird der verbleibende Aufwand automatisch berechnet.
• Wenn Verbleibender Aufwand bereits eingestellt ist und Sie % abgeschlossen eingeben, wird der Aufwand automatisch berechnet.
• Wenn Sie Verbleibenden Aufwand eingeben, während Aufwand bereits eingestellt ist (oder umgekehrt), wird % abgeschlossen automatisch berechnet.

Hinweis

Wenn Sie einen Wert für Verbleibenden Aufwand eingeben, der höher ist als Aufwand, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass dies nicht möglich ist. Sie müssen einen niedrigeren Wert als Aufwand eingeben, um den neuen Wert speichern zu können. Außerdem kann der Wert für Verbleibender Aufwand nicht entfernt werden, wenn ein Wert für Aufwand vorhanden ist. Wenn Sie die Verbleibender Aufwand löschen möchten, müssen Sie auch Aufwand löschen.

Hinweis

Wenn Sie einen % abgeschlossen Wert von 100% eingeben, während Verbleibender Aufwand einen Wert hat, führt dies ebenfalls zu einem Fehler, da Verbleibender Aufwand 0h sein muss, wenn % abgeschlossen100% ist.

Wenn alle Werte gesetzt sind

• Aufwand erhöhen: Wenn Sie den Wert für Auwand erhöhen, wird derselbe Betrag zum Merbleibendem Aufwnad hinzugefügt (da sich die Gesamtarbeit erhöht hat). Durch diese Änderung wird auch der Prozentsatz der % abgeschlossen entsprechend aktualisiert.
• Aufwand verringern:
  • Wenn Sie Aufwand verringern, wird Verbleibender Aufwand um den gleichen Betrag gesenkt.
  • Wenn Sie Aufwand um mehr als den aktuellen Wert für Verbleibender Aufwand verringern, wird Verbleibender Aufwand auf 0h und % abgeschlossen auf 100% gesetzt.
• Das Verändern vom Verbleibendem Aufwand aktualisiert % abgeschlossen
• **Das Verändern von % abgeschlossen aktualisiert Verbleibenden Aufwand **

Weitere Einzelheiten und Beispiele für die Berechnung der Fortschrittsverfolgung finden Sie in diesem Blogartikel.

Statusbasierte Fortschrittsberichte

Administratoren können für ihre Instanz auch in den statusbasierten Fortschrittsberichtsmodus wechseln.

In diesem Modus ist jeder Status mit einem festen % abgeschlossen-Wert in den Admin-Einstellungen eingestellten Werten verknüpft, der durch Änderung des Status eines Arbeitspakets frei aktualisiert werden kann. So können Teams Fortschritte melden, indem sie einfach den Status ihrer Arbeitspakete im Laufe der Zeit ändern.

Zum Beispiel könnte “Neu” auf 0%, “In Bearbeitung” auf 30%, “Im Test” auf 60% und “Implementiert” auf 100% gesetzt werden. Wenn die Projektmitglieder den Status aktualisieren, werden diese Änderungen automatisch in den Werten für % abgeschlossen angezeigt.

Anders als im aufwandsbezogenen Fortschrittsberichtsmodus ist der verbleibende Aufwand im statusbezogenen Modus ein automatisch berechneter Wert, der nicht manuell bearbeitet werden kann.

Verbleibender Aufwand ist Aufwand mal (100% - % abgeschlossen), ausgedrückt in Stunden. Wenn z.B. der % abgeschlossen für einen ausgewählten Status 50% beträgt und der Aufwand 10h, wird der verbleibende Aufwand automatisch auf 5h gesetzt.

Im Modus Statusbasierte Fortschrittsberichte ist Aufwand kein erforderlicher Wert. Wenn jedoch Aufwand eingestellt ist, wird der verbleibende Aufwand automatisch berechnet. Um diese Verbindung zu verdeutlichen, klicken Sie auf den Wert für Aufwand, um das folgende Pop-up-Fenster anzuzeigen:

So können Sie % abgeschlossen (durch Änderung des Status) oder Aufwand bearbeiten und eine Vorschau des aktualisierten verbleibenden Aufwands erhalten, bevor Sie die Änderungen speichern.

Hinweis

In den kommenden Versionen können Status im statusbasierten Fortschrittsberichtsmodus keinen leeren % Complete Wert haben. Bei der Aktualisierung werden alle Status, die keinen Wert haben, auf den Standardwert 0% gesetzt.

Hierarchie-Summen

OpenProject zeigt automatisch die Summen für Aufwand, verbleibender Aufwand und % abgeschlossen in einer Arbeitspaket-Hierarchie an (jfür edes übergeordnete Arbeitspaket mit Unterarbeitspaketen). Diese erscheinen in einer Arbeitspaket-Tabelle als Zahl mit einem Σ-Zeichen daneben, das angibt, dass es sich um die Summe der Werte des Arbeitspakets und der untegeordneten Arbeitspakete handelt.

OpenProject bietet zwei Modi für die Berechnung von % abgeschlossen in Hierarchiesummen:

• Nach Aufwand gewichtet: Der Gesamtwert % abgeschlossen einer Hierarchie ist ein gewichteter Durchschnitt, der an den Aufwand gebunden ist. Zum Beispiel wird ein Feature, dessen Aufwand auf 50 Stunden (h) eingestellt ist und das zu 30% fertig ist, den Gesamtwert von % abgeschlossen des übergeordneten Features stärker beeinflussen als ein Feature, dessen Aufwand auf 5h eingestellt ist und das zu 70% fertig ist.

Tipp

Arbeitspakete ohne Aufwand werden ignoriert.

• Einfacher Durchschnitt: Aufwand wird ignoriert und der Gesamtwert % abgeschlossen ist der einfache Durchschnitt der % abgeschlossen Werte der Arbeitspakete in der Hierarchie. Der Wert, der für jedes direkte Kind für die Berechnung des Durchschnitts verwendet wird, ist der Gesamtwert % abgeschlossen oder der % abgeschlossen Wert, wenn es keine Kinder gibt, oder 0%, wenn der % abgeschlossen Wert leer ist.

Hinweis

Die Administrator:innen Ihrer Instanz werden einen Modus für die gesamte Instanz ausgewählt haben. Wenn Sie ein Teil der Administration sind, können Sie dies ändern, wie Sie in unserem Admin-Leitfaden zu den Arbeitspaket-Einstellungen nachlesen können.

Bestimmte Arbeitspakete von der Gesamtsumme ausschließen

In manchen Fällen möchten Sie vielleicht bestimmte Arbeitspakete (z.B. solche mit dem Status abgelehnt) von den Gesamtberechnungen des übergeordneten Eltern-Arbeitspakets ausschließen. Personen mit administrativen Rechten können diese Ausschlüsse definieren, indem sie unter Arbeitspaket-Einstellungen für einen beliebigen Status eine neue Option namens “Von der Berechnung der Gesamtsumme in der Hierarchie ausschließen” aktivieren. Alle Arbeitspakete mit diesem Status werden dann bei der Berechnung des Gesamtwerts für das Eltern-Arbeitspaket ausgeschlossen (für alle Felder: Aufwand, Verbleibender Aufwand und % Abgeschlossen).

Ein kleines Info-Symbol erscheint neben den ausgeschlossenen Werten, um Sie an diese Tatsache zu erinnern:

Modus wechseln

Wenn ein Administrator den Modus der Fortschrittsberechnung von Aufwandbasiert auf Statusbasiert ändert, befinden sich die Werte für % abgschlossen möglicherweise in einem Übergangsstadium.

Aufwand- zu Statusbasiert

Wenn Sie vom Aufwandbasierten in den Statusbasierten Modus wechseln, wird der vorherige Wert für % abgeschlossen durch den Wert für % abgeschlossen ersetzt, der dem aktuellen Status des Arbeitspakets entspricht. Dabei gibt es zwei Fälle zu berücksichtigen:

• Wenn Aufwand zuvor eingestellt war, wird es beibehalten und der verbleibende Aufwand wird auf der Grundlage der beiden anderen Werte neu errechnet
• Wenn Aufwand zuvor leer war, bleiben Aufwand und Verbleibender Aufwand leer.

Status- bis Aufwandbasiert

Im statusbasierten Modus ist es möglich, dass Arbeitspakete einen % abgeschlossen haben (definiert durch den Status), ohne Werte für Aufwand oder verbleibender Aufwand zu benötigen. Mit anderen Worten, die Felder Aufwand und Verbleibender Aufwand können leer sein.

Wenn Sie in den aufwandbasierten Modus wechseln, behält OpenProject den Wert für % abgeschlossen bei, der mit Status eingestellt wurde.

Wenn Sie den Modus der Fortschrittsberechnung von statusbasiert auf aufwandbasiert ändern, wird das Feld % abgeschlossen frei editierbar. Wenn Sie optional Werte für Aufwand oder Verbleibender Aufwand eingeben, werden diese auch mit % abgeschlossen verknüpft. Die Änderung von Verbleibender Aufwand kann dann % abgeschlossen aktualisieren.