Zeiterfassung

Sie können Zeit oder Einheiten, die sie für eine Aktivität innerhalb eines Projekts aufgewendet haben, direkt auf Arbeitspakete buchen, was Ihnen eine Übersicht für den Aufwand der Projektaktivitäten gibt. Sie können die Zeit in der Arbeitspaket-Ansicht erfassen, die Zeit über den Time Tracking Button oder über eine Commit-Nachricht verfolgen. Sie können die Zeit auch direkt von Meine verbrachte Zeit Widget auf Meine Seite erfassen.

Hinweis: Um die Zeiterfassungsfunktion zu nutzen, muss das Modul Zeit und Kosten in den Projekteinstellungen aktiviert sein.

Thema	Inhalt
Zeiten in der Arbeitspaket-Ansicht buchen	So können Sie Zeitaufwand in einem Arbeitspaket buchen.
Zeiten über den Time Tracking Button erfassen	So können Sie die aufgewendete Zeit in echtzeit über den Time Tracking Button verfolgen
Zeit buchen über Commit-Message	Erfahren Sie wie man Zeit über eine Commit-Message bucht.
Zeit über Meine Seite buchen	Wie man ganz einfach gebuchte Zeiten auf der Seite “Meine Seite” verfolgen und anzeigen lassen kann.
Aufgewendete Zeit bearbeiten	Wie man aufgewendete Zeit in einem Arbeitspaket bearbeitet.
Zeiteinträge löschen	So löschen Sie über ein Arbeitspaket gebuchte Zeiteinträge.
Zeiten für andere Personen buchen und bearbeiten	So können Sie Zeiten für andere Personen buchen und bearbeiten.
Stundensatz für Personalkosten festlegen	So können Sie die Arbeitskosten pro Benutzer einfach verfolgen.
Toggl-Integration	So verfolgen Sie die aufgewendete Zeit mit Toggl.
TimeCamp-Integration	So verfolgen Sie die aufgewendete Zeit mit TimeCamp.
Time Tracker-Integration	So verfolgen Sie die aufgewendete Zeit mit Time Tracker.

Zeiten in der Arbeitspaket-Ansicht buchen

Um die für eine bestimmte Tätigkeit aufgewendeten Stunden zu erfassen, öffnen Sie die Details des entsprechenden Arbeitspakets. Wählen Sie Zeit buchen aus dem Dropdown-Menü Weitere Funktionen über den Button mit den drei Punkten oben rechts in den Details der Arbeitspakete. Oder verwenden Sie das Zeit buchen-Symbol neben Aufgewendete Zeit.

Alternativ können Sie die aufgewendete Zeit auch über die Arbeitspaket-Tabelle buchen. Klicken Sie dazu einfach mit dem rechten Mauszeiger auf die Zeile des Arbeitspakets, für welches Sie die Zeiten verfolgen möchten und wählen Sie dann “Zeit buchen” aus den Einträgen in der Liste. Sie werden dann zum Formular für die Zeiterfassung weitergeleitet.

Sie werden anschließend zur detaillierten Ansicht geleitet, wo Sie die Zeit protokollieren und außerdem Folgendes bearbeiten können:

• Das Datum, für das die Zeit protokolliert wird.
• Die tatsächlich erfasste Zeit (in Stunden).
• Das Dropdown-Menü Aktivität bietet eine Auswahl von Aktivitätskategorien wie Koordination oder Entwicklung. Die Kategorien können von Projekt zu Projekt variieren und können von der Projektadministration oder einer Person mit entsprechenden Berechtigungen bearbeitet werden.
• Das Kommentarfeld, in dem Sie eine detailliertere Beschreibung der Aktivitäten eintragen können, für die Sie Zeit erfassen.
• Vergessen Sie bitte nicht die Buchung zu Speichern.

Die aggregierte Zeit für ein Arbeitspaket wird in der Detailansicht des Arbeitspakets angezeigt.

Zeiten über den Time Tracking Button erfassen

Beginnend mit OpenProject 13.0, können Sie auch die Zeit in Echtzeit über den Time Tracking Button verfolgen. Navigieren Sie dazu zu einem Arbeitspaket und klicken Sie auf Neuen Timer starten.

Dies wird die Zeiterfassungs-Timer für das aktuelle Arbeitspaket starten. Ein Timer-Symbol erscheint neben Ihrem Avatar in der oberen rechten Ecke als Erinnerung, falls Sie vom Arbeitspaket weg navigieren.

Sobald Sie fertig sind, können Sie die Tracking-Zeit beenden, indem Sie auf die Aktuellen Time stoppen klicken. Dies öffnet ein Popup-Fenster mit der aufgezeichneten Zeit basierend auf dem Timer. Sie können diese Zeit manuell korrigieren oder anpassen.

Wenn Sie die Zeiterfassung fortsetzen möchten, klicken Sie auf Abbrechen und der Timer läuft weiter. Wenn Sie die Zeit nicht loggen möchten, klicken Sie auf Löschen. Wenn Sie auf Speichern klicken, wird die Zeit genauso protokolliert, wie wenn Sie sie manuell protokolliert hätten.

Wenn Sie das Arbeitspaket, in dem der Time Tracker läuft, verlassen, können Sie ganz einfach wieder dorthin zurückkehren oder den Timer über die Zeiterfassungselemente stoppen, die Sie sehen, wenn Sie von überall in OpenProject auf Ihren Avatar klicken.

Zeit buchen über Commit-Message

Hinweis: Dies ist eine Power-User-Funktion, die derzeit nur für On-premises Installationen verfügbar ist.

Aktiviere Zeiterfassung Option muss in den Systemeinstellungen aktiviert sein, um Zeit über eine Commit-Nachricht zu protokollieren.

Um die Zeit per Commit-Nachricht zu protokollieren, muss das Modul Repository aktiviert und ein SVN- oder Git-Repository konfiguriert sein. Sobald es konfiguriert ist, können Sie die folgende Syntax in eine Commit-Nachricht Ihres Clients (z.B. GitHub-Desktop-Client oder ein Kommandozeilen-Client) eingeben, um die Zeit zu protokollieren: refs #work package number @amount of hours. Beispiel: refs #123 @2h protokolliert 2 Stunden Zeitaufwand für das Arbeitspaket mit der Nummer 123.

Zeit über Meine Seite buchen

Sie können ganz einfach die erfasste Zeit im Gebuchte Zeit-Widget auf “Meine Seite” verfolgen und einen Überblick über all Ihre Aktivitäten während einer Woche erhalten. Es ist wie ein wöchentlicher Stundenzettel für Sie.

Weitere Informationen über das Gebuchte Zeit-Widget finden Sie auf “Meine Seite”.

Aufgewendete Zeit bearbeiten

Um die erfasste Zeit zu bearbeiten, klicken Sie in der Detailansicht des Arbeitspakets auf die Aufgewendete Zeit.

Dies bringt Sie zum Zeiterfassungsbericht, in dem Sie alle Zeiteinträge zu diesem Arbeitspaket sehen. Abhängig von Ihren Rechten können Sie möglicherweise keine Zeiteinträge von anderen Benutzern bearbeiten.

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben einem Zeiteintrag in der Liste.

Die gleiche Detailansicht, in der Sie Ihre Zeiteinträge eingetragen haben, wird angezeigt. Sie können nun Ihre Änderungen eintragen und speichern.

Zeiteinträge löschen

Zum Löschen eines Zeiteintrags klicken Sie auf die Aufgewendete Zeit in der Detailansicht eines Arbeitspakets (wie beim Bearbeiten eines Zeiteintrags).

In der Liste der Zeiteinträge klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben einem Zeiteintrag, um die erfasste Zeit zu löschen. Abhängig von Ihrer Rolle in einem Projekt können Sie Zeiteinträge von anderen Projektmitgliedern löschen oder nicht.

Zeiten für andere Personen buchen und bearbeiten

Ab OpenProject 12.2 können Personen mit entsprechenden Rollen die Zeit für andere Personen erfassen und bearbeiten.

Um diese Funktion zu aktivieren, muss diese Berechtigung von einem Admin einer bestimmten Rolle im Bereich Benutzer:innen und Berechtigungen unter Rollen und Rechte in den Administrations-Einstellungen gewährt werden.

Es gibt zwei Berechtigungen, die aktiviert werden können.

• Zeitaufwand für andere Personen verbuchen ermöglicht Personen mit dieser Rolle die Buchung der Zeit im Namen anderer Personen
• Zeitaufwand für andere Personen bearbeiten erlaubt Personen mit dieser Rolle die für andere Personen erfasste Zeit zu ändern und anzupassen

Sobald die Berechtigungen erteilt wurden, werden Sie kleine Unterschiede in der Oberfläche bemerken.

Der Zeit buchen-Dialog hat jetzt ein neues Feld namens “Benutzer:in”, das es Ihnen erlaubt, eine andere Person als sich selbst auszuwählen:

Wenn Sie auf Kostenberichte zugreifen, sehen Sie eine neue Spalte mit dem Titel “erfasst von.” Die Person, die Zeit verbucht hat, kann sich von der Person unterscheiden, für die Zeit erfasst wird:

Eine Person mit Berechtigung zur Zeiterfassung für andere Benutzer:innen kann jeden Eintrag so bearbeiten wie ihre eigenen Einträge. Das Feld “erfasst von” zeigt immer den Namen der Person an, die die letzte Änderung gemacht hat.

Personaleinsatzkosten verfolgen

Um die Personaleinsatzkosten zu verfolgen, müssen Sie zuerst einen Stundensatz in Ihrem Profil festlegen. Die Personaleinsatzkosten werden dann automatisch anhand der gebuchten Stunden und des Stundensatzes berechnet.

Stundensatz für Personalkosten festlegen

Sie können einen Stundensatz festlegen, um die Arbeitskosten pro Benutzer zu verfolgen. Dafür benötigen Sie Systemadministrations-Rechte. Bitte navigieren Sie zu einem Profil, indem Sie z.B. auf einen Hyperlink mit dem entsprechenden Namen in einem Arbeitspaket klicken.

Sie werden auf die Profilseite weitergeleitet.

Hier können Sie den Bearbeiten-Button oben rechts auf der Profilseite anklicken.

Alternativ können Sie zu Administration -> Benutzer:innen und Berechtigungen -> Benutzer:innen navigieren und auf den entsprechenden Namen klicken.

Wählen Sie den Reiter Stundensatz-Historie aus. Erfahren Sie hier wie Sie fortfahren können.