Meeting Management Software für effektive Kommunikation
Planen, organisieren und verfolgen Sie Ihre Besprechungen mühelos mit unserer Open Source Lösung für Besprechungs-Management.
Erstellen Sie in OpenProject strukturierte Tagesordnungen, damit Ihre Besprechungen konzentriert und organisiert ablaufen. Unterteilen Sie Tagesordnungen in übersichtliche Abschnitte und Punkte, so dass Sie Diskussionen leicht leiten und alle wichtigen Punkte abdecken können. Verknüpfen Sie Tagesordnungspunkte direkt mit Arbeitspaketen, um Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Projektaktualisierungen nahtlos miteinander zu verbinden. So wird sichergestellt, dass Ihr Team zusammenhält und jedes Meeting zu sinnvollen Fortschritten führt.
Laden Sie Teammitglieder direkt per E-Mail ein, so dass Sie alle in das Gespräch einbeziehen können. Mit nur wenigen Klicks können Sie die Teilnehmende über anstehende Besprechungen benachrichtigen und so sicherstellen, dass wichtige Interessengruppen stets informiert sind. Jede Einladung enthält alle wichtigen Besprechungsdetails, so dass die Teammitglieder wissen, was sie erwartet. So bleibt die Kommunikation klar und das Engagement wird von Anfang an gefördert.
Legen Sie fest, wie oft und in welchen Abständen sich Ihre Besprechungen wiederholen sollen. Geben Sie alle erforderlichen Informationen zur Teminserie ein, einschließlich der gewünschten Häufigkeit und des Intervalls.
Sorgen Sie für einen strukturierten Besprechungsablauf, indem Sie Arbeitspakete mit Ihrer Vorlage für Besprechungsserien verknüpfen. Anstehende Besprechungen für diese Besprechungsserie werden auf der Grundlage dieser Vorlage eingerichtet. Halten Sie Ihre wiederkehrenden Besprechungen strukturiert und anpassungsfähig, indem Sie Vorlagen verwenden, die jederzeit angepasst werden können. Ändern Sie die Details nach Bedarf, um sich ändernden Prioritäten Rechnung zu tragen, und legen Sie die Besprechungszeitpunkte innerhalb der Serie fest, um Flexibilität zu gewährleisten, ohne die Konsistenz zu verlieren.
Fügen Sie Besprechungen in Ihr bestehendes Kalendersystem ein, um einen einheitlichen Zeitplan zu erhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass sich jede geplante Sitzung nahtlos in den Arbeitsablauf Ihres Teams einfügt und das Risiko von Doppelbuchungen oder verpassten Terminen vermieden wird. Die Teammitglieder sehen alle Besprechungszeiten und -themen an einem Ort und können so ihre Zeit effektiver einteilen. Ein optimierter Zeitplan hilft dem gesamten Team, sich auf die Prioritäten zu konzentrieren.
Sie können die Ergebnisse von Tagesordnungspunkten direkt zu Besprechungen in OpenProject hinzufügen, sodass Sie wichtige Entscheidungen, Fragen und Folgemaßnahmen im Verlauf der Besprechung erfassen können. Während komplette Besprechungsprotokolle nur im klassischen Besprechungsmodul verfügbar sind, können Sie mit dieser Funktion wesentliche Details direkt in der Tagesordnung für einmalige und wiederkehrende Besprechungen dokumentieren und so eine klare und strukturierte Aufzeichnung der Diskussionen und Ergebnisse gewährleisten.
Halten Sie wichtige Entscheidungen, Aktionspunkte und Diskussionspunkte in Echtzeit mit unserer integrierten Funktion für Besprechungsprotokolle fest. So wird sichergestellt, dass kein wichtiges Detail vergessen wird, und die Teammitglieder können ihren Verantwortlichkeiten leichter nachkommen. Durch genaue Aufzeichnungen können Sie für Transparenz sorgen und gewährleisten, dass alle auf dem gleichen Stand sind, auch nach Besprechungsende. Mit einer klaren Dokumentation kann Ihr Team Diskussionen schnell in umsetzbare Aufgaben umwandeln, um Fortschritte zu erzielen.
Bitte beachten Sie, dass das Erstellen von Protokollen derzeit nur für die klassischen Besprechungen möglich ist.
Sparen Sie Zeit durch das Kopieren vergangener Besprechungen. Die Einrichtung von Besprechungen mit identischen Tagesordnungen ist zwar einfacher und effizienter, wenn Sie die Terminserien-Funktion verwenden, aber das Kopieren ist immer noch eine nützliche Option, wenn eine bestimmte Besprechungsagenda nur einmal neu erstellt werden muss oder einzigartige Details aufweist.
Duplizieren Sie eine Besprechung einfach mit einem einzigen Klick, passen Sie bei Bedarf Details an und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche – den Fortschritt Ihres Projekts. Auf diese Weise können Sie auf einfache Weise für Konsistenz sorgen und Ihr Team auf langfristige Ziele ausrichten.
Behalten Sie mit der Besprechungshistorie den Überblick über jede Änderung, die innerhalb einer Besprechung vorgenommen wurde. Sehen Sie, wer Tagesordnungspunkte, Anhänge oder Notizen hinzugefügt oder geändert hat und wann die Änderungen vorgenommen wurden. Diese Transparenz ermöglicht es den Teammitgliedern, über alle Anpassungen auf dem Laufenden zu bleiben, und gewährleistet die Verantwortlichkeit während des gesamten Prozesses. Durch das Führen eines klaren Prüfpfads können Sie frühere Änderungen leicht überprüfen, Missverständnisse klären und den Verlauf Ihrer Besprechungen im Laufe der Zeit vollständig aufzeichnen.
