Fallstudie

FITKO und openDesk:
Eine zentrale Steuerungsplattform für föderale IT-Standardisierung

Wie die FITKO OpenProject für die Zusammenarbeit im Föderalen IT-Standardisierungsboard nutzt.

docs.fitko.de
FITKO und openDesk:<br>Eine zentrale Steuerungsplattform für föderale IT-Standardisierung
Tobias Schuh
Mit OpenProject als Teil von openDesk haben wir eine zentrale, flexible Plattform im Einsatz, die unsere Arbeit als Geschäftsstelle des Föderalen IT-Standardisierungsboard enorm erleichtert – von der Sitzungsplanung, der Durchführung und Dokumentation dieser Termine bis zur zentralen Verwaltung föderaler IT-Standards unterstützt uns die Software bei der Zusammenarbeit und Steuerung unserer Vorhaben.

Tobias Schuh

FITKO (Föderale IT-Kooperation)

Koordinator IT-Standards

Über die FITKO: Föderale IT-Kooperation

Die Föderale IT-Kooperation (FITKO) ist die agile Umsetzungsorganisation für den IT-Planungsrat. In seinem Auftrag treibt sie die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voran. Als Bindeglied und Moderatorin zwischen Bund, Ländern und Kommunen unterstützt sie den IT-Planungsrat bei der Entwicklung und Umsetzung von IT-Standards sowie gemeinsamen IT-Projekten. Ihr Ziel ist es, die Digitalisierung durch standardisierte Prozesse und Technologien zu fördern und föderale Zusammenarbeit zu vereinfachen. Die FITKO wurde 2020 gegründet und beschäftigt sich mit Themen wie IT-Architektur und Standardisierung. Sie steuert die Projekte und Produkte des IT-Planungsrats. Außerdem entwickelt sie Dialog- und Informationsformate für den föderalen Austausch. Zudem unterstützt sie die Gremien des IT-Planungsrats, wie etwa das Föderale IT-Standardisierungsboard (FIT-SB).

Die Herausforderung: Prozesse vereinfachen und föderale Zusammenarbeit fördern

Die Arbeit der FITKO ist geprägt von einer Vielzahl an Aufgaben und Akteuren. Dazu gehört die Sitzungen und Aufgaben des FIT-SB effizient zu planen, Sitzungsthemen zu koordinieren und gleichzeitig den Überblick über das umfangreiche Portfolio an föderalen IT-Standards zu behalten. Um diese komplexen Prozesse zu vereinfachen, setzte die FITKO auf openDesk, eine Plattform, die etablierte Open Source Anwendungen kombiniert. Mit dieser Lösung konnte die FITKO die zentrale Verwaltung von Sitzungen und Standards in einer strukturierten und transparenten Umgebung in OpenProject realisieren.

openDesk als Schlüssel für die Zusammenarbeit

Mitglieder des FIT-SB können openDesk vielseitig nutzen, wie beispielsweise als Cloudspeicher für den Austausch von Dateien mit Nextcloud, zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten mit Collabora Online, für das Sitzungs- und Aufgabenmanagement in OpenProject sowie für Video-Konferenzen über Jitsi.

Insbesondere die Kombination von OpenProject und Nexcloud dient als zentrale Kooperationsplattform für die Verlinkung von Aufgaben und Agendapunkten und zugehörigen Dokumenten. OpenProject wird für zwei zentrale Aufgabenbereiche eingesetzt:

Management der Sitzungen des Föderalen IT-Standardisierungsbords sowie für eine bessere Transparenz über das Portfolio der Föderalen IT Standards.

Effiziente Planung der Sitzungen des Föderalen IT-Standardisierungsboards

In OpenProject werden die relevanten Informationen wie die Tagesordnung, Protokolle sowie verknüpfte Aufgaben und Verantwortlichkeiten übersichtlich und leicht zugänglich für alle FIT-SB Mitglieder vorbereitet und bereitgestellt. Diskussionen und Beschlüsse werden transparent festgehalten und dokumentiert.

Dafür werden neue Sitzungsthemen als Arbeitspakete erstellt, ausgearbeitet und dokumentiert. Weitere Sitzungsunterlagen werden in Nextcloud hochgeladen und mit dem entsprechenden Arbeitspaket für das Sitzungsthema in OpenProject direkt verknüpft.

Die Priorisierung der Sitzungsthemen findet in einem Board in OpenProject statt. Sitzungsthemen für die nächste Sitzung werden auf Basis des Status in OpenProject dem nächsten Sitzungstermin zugewiesen. Die Sitzungen werden über das Besprechungsmodul geplant, durchgeführt und dokumentiert.

Zentrale Datenbasis für Föderale IT-Standards

Ein weiteres Ziel war es, eine Informationsplattform für föderale IT-Standards aufzubauen. Diese gibt einen Überblick über die Föderalen IT-Standards (FIT-Standards) des IT-Planungsrats. OpenProject dient hierbei als „Single Source of Truth“, indem es die Standards strukturiert verwaltet. In OpenProject als zentrale Datenquelle werden die Föderalen IT-Standards (FIT-Standards) über verschiedene Arbeitspaket-Typen gepflegt und über verschiedenste benutzerdefinierte Felder mit weiteren Attributen und Metadaten, wie z.B. Status, Beschreibung, Logo oder Kontaktinformationen, gepflegt. Benutzerdefinierte Listen ermöglichen eine übersichtliche Darstellung der Standards für verschiedene Zielgruppen.

Über die OpenProject REST-API werden diese Informationen automatisiert ausgelesen und in die öffentliche Informationsplattform für Föderale IT-Standards überführt.

Der Quellcode für diese FITKO-eigene Entwicklung wurde wiederum frei zugänglich auf openCode veröffentlicht und dokumentiert.

Das Ergebnis: Effizient und Transparenz

Mit openDesk konnte FITKO die Zusammenarbeit innerhalb des FIT-SB revolutionieren: Die Sitzungsplanung ist klar strukturiert, und alle Beteiligten behalten den Überblick. Die Verwaltung der föderalen IT-Standards ist transparent und zentralisiert. Prozesse wie Dokumentation, Agenda-Erstellung und externe Kommunikation wurden deutlich vereinfacht.

Datensouveränität und Sicherheit

Als Open Source Lösung gewährleistet openDesk die volle Kontrolle über Daten, schützt sensible Informationen und unterstützt die digitale Souveränität der öffentlichen Verwaltung.

Zentrale Informationsverwaltung

Die FITKO nutzt OpenProject, um föderale IT-Standards strukturiert abzubilden, relevante Informationen zentral zu verwalten und allen Beteiligten jederzeit bereitzustellen.

Transparenz und Übersichtlichkeit

Durch OpenProject sind Sitzungen, Aufgaben und Entscheidungsprozesse klar dokumentiert, sodass alle Beteiligten stets den Überblick über aktuelle Entwicklungen behalten.

Anpassbarkeit

Dank individueller Anpassbarkeit und seiner API sowie Integrationen wie Nextcloud kann OpenProject optimal an die spezifischen Anforderungen der FITKO angepasst werden.

Welche Funktionen in openDesk nutzt die FITKO?

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