Fallstudie
Stadt Ravensburg
Die Stadt Ravensburg setzt auf klassisches Projektmanagement mithilfe von OpenProject.
www.ravensburg.de
OpenProject ermöglicht uns eine langfristige und zuverlässige Planung, ohne dass wir unsere Leute überlasten. Für uns als Kommune haben wir erst durch OpenProject richtig die Chance erhalten, ordentliche Ressourcenplanung zu machen. Da bietet uns OpenProject eine hohe Zuverlässigkeit und Transparenz der Aufgabenlast.
Stadt Ravensburg setzt auf OpenProject für klassisches Wasserfall-Projektmanagement
In der Kernverwaltung der Stadt Ravensburg arbeiten ca. 600 Personen, von denen ein zunehmend großer Teil OpenProject verwendet. Da die Kommune klassische Projekte einsetzt, nutzen die Mitarbeitenden OpenProject für Wasserfall-Projektmanagement. Anfang 2024, etwa ein Jahr seit der Implementierung, sind bereits über 180 Projekte auf der Instanz angelegt.
Bei der Suche nach einem Projektmanagement-Tool lag der Fokus klar auf Multi-Projektmanagement. Daher schätzt die Stadt Ravensburg vor allem Funktionen wie Arbeitspakete mit Gantt-Charts, Boards, Neuigkeiten sowie das Zeit- und Kostenmanagement.
Langfristige Projektplanung mit Gantt-Diagrammen in OpenProject
Als Kommune ist die Stadt Ravensburg darauf angewiesen, bereits Jahre im Voraus zu planen. Deshalb schätzen Projektadministrator:innen besonders die Projektplanung mithilfe von Gantt-Diagrammen, in denen teilweise Arbeitspakete von 2023 bis 2027 angelegt sind.
Selbstdefinierte Felder wie der “Low-Hanging-Fruit-Faktor” unterstützen zudem die langfristige Projektplanung. Dank der hohen Anpassbarkeit von OpenProject kann die Stadt Ravensburg ihre Projekte so organisieren, dass alle Mitarbeitenden effizient Aufgaben anlegen, bearbeiten und zuweisen können.
Arbeitspensum sichtbar machen und effiziente Ressourcenplanung ermöglichen
Um bei hoher Aufgabenlast die Mitarbeitenden nicht zu überfordern, ist die Nachverfolgung von Arbeitszeit und -pensum enorm wichtig. Vor dem Einsatz von OpenProject war für die Stadt Ravensburg lange Zeit unklar, wer eigentlich welche Aufgaben auf dem Tisch hat.
Mithilfe des Zeit- und Kostenmoduls von OpenProject wurde viel Arbeit erstmalig sichtbar gemacht. Ein Gamechanger, wenn es um die Prävention von Überlastung geht, und gleichzeitig eine große Chance, Aufgaben sinnvoll zu verteilen und Projekte langfristig zu planen.
Flexible Konfigurierbarkeit
OpenProject bietet viele Möglichkeiten der individuellen Anpassung, von selbstdefinierten Feldern bis hin zur Umsetzung Ihrer eigenen Prozesse.
Attraktives Preismodell
OpenProject sticht neben der Funktionsvielfalt auch mit einem attraktiven Preismodell heraus, besonders im Vergleich zu bekannten Wettbewerbern.
Rollen und Berechtigungen
Mit OpenProject lassen sich Berechtigungen so detailliert konfigurieren, dass alle Personen in einem System arbeiten können – von der reinen Einsicht über Bearbeitung hin zur Administration.
Installation vor Ort
Besonders Kund:innen aus dem öffentlichen Sektor schätzen OpenProjects Möglichkeiten zum Self-Hosting und vertrauen darauf, dass ihre Daten maximal sicher sind.
Gantt-Diagramme
Projektübergreifende Planung.
Die gesamte Projektplanung, einschließlich der Abhängigkeiten, wird übersichtlich in einem Gantt-Diagramm dargestellt - unverzichtbar für Projekt- und Projektportfolio-Manager.
Kanban Boards
Aufgaben priorisieren und visualisieren.
Die Board-Funktion wird von vielen Personen sehr geschätzt, da ihre kartenbasierte Struktur das Auge anspricht. Mitarbeitende der Stadt Ravensburg können beispielsweise bei Besprechungen einfach und übersichtlich abgeschlossene Besprechungspunkte von einer Spalte in die nächste ziehen.
Relationen
Darstellung von Relationen in der Arbeitspaketliste.
Die Funktion von Beziehungen zwischen Arbeitspaketen sind für die Stadt Ravensburg wesentlich, um ein größeres Projekt zu erstellen. Ein Klick auf den Reiter “Beziehungen” spart viel Zeit, um zusammenhängende Aufgaben schnell zu finden.
Neuigkeiten
Kurznachrichten an alle Projektmitglieder kommunizieren.
So einfach – und so hilfreich: Mit wenigen Klicks können Projektmitglieder in OpenProject Neuigkeiten in Form von Kurznachrichten an einer Art Pinnwand veröffentlichen.
