Au-delà de MS Word : générez automatiquement des fichiers PDF joliment stylisés pour les contrats, les avis d'approbation et les ordres de projet.
Les équipes performantes remettent toujours en question le statu quo et cherchent à s’améliorer. Les plus performants se concentrent sur les activités à forte valeur ajoutée qui contribuent à la réussite du projet. Elles évitent les tâches répétitives à faible valeur ajoutée et investissent plutôt leur temps dans l’automatisation. Elles se sentent frustrées lorsqu’elles doivent perdre du temps à identifier la dernière version d’un document. Ces personnes sont irritées lorsqu’elles doivent ajuster manuellement les styles dans les documents MS Word.
Chez OpenProject, nous sommes passionnés par l’automatisation. Nous consacrons toute notre énergie et notre temps à l’amélioration d’OpenProject, ce qui signifie l’automatisation de toutes les tâches répétitives. C’est un plaisir de mettre ces fonctions d’automatisation à la disposition de tous les utilisateurs d’OpenProject.
Cette motivation nous a conduits à développer la génération automatique de rapports PDF dans le cadre de l’initiative openDesk en 2023.
Les réactions de nos utilisateurs ayant été extrêmement positives, nous avons décidé d’investir davantage dans ce domaine.
Nous développons actuellement une fonctionnalité qui permet aux équipes de créer automatiquement des contrats, des avis d’approbation formels et des ordres de projet.
Séparation du contenu et du style
Le problème inhérent à MS Word ou LibreOffice Writer est leur flexibilité et leurs nombreuses options de formatage. Assurer la cohérence des styles dans plusieurs documents peut représenter un travail considérable, ce qui conduit les professionnels qualifiés à perdre un temps précieux à harmoniser les styles.
Une solution à ce problème consiste à utiliser des éditeurs de contenu et des langages de balisage tels que CommonMark. L’idée est de fournir aux auteurs un ensemble normalisé de notations utilisées pour annoter le contenu d’un document en texte brut, en offrant des informations sur la structure du texte ou des instructions sur la manière dont il devrait être affiché. Ces langages de balisage sont largement utilisés pour les blogs, la documentation et la création de textes collaboratifs. Cet article de blog, par exemple, est rédigé en Markdown. L’avantage est que les auteurs peuvent se concentrer sur le contenu sans se préoccuper de la mise en forme, puisque celle-ci est gérée séparément dans les feuilles de style. Cela permet de centraliser toutes les informations relatives au style en un seul endroit.
Établir une source unique de vérité
Disposer d’une source unique de vérité est essentiel pour l’automatisation des processus. Toutes les activités de développement dans OpenProject tournent autour de ce principe, qu’il s’agisse du suivi du temps, des réunions dynamiques ou du partage des lots de travaux.
Pour automatiser la création d’artefacts de projet, nous avons d’abord réfléchi à la manière d’établir une source unique de vérité. Pour établir une source unique de vérité, nous avons identifié quatre niveaux clés :
| Source de données unique | Mappage | Exemple | |
|---|---|---|---|
| 1 | Modèle de contenu | Default description texts for work packages types | Modèle de contrat NDA |
| 2 | Mise en forme et style du texte | Style sheets | Logo, police, couleurs, formatage du texte |
| 3 | Paramètres d’entrée du contrat | Work package attributes added through macros | Parties ou date du contrat |
| 4 | Informations de statut | Work package status workflows | Gestionnaire ayant approuvé le contrat |
Création automatique de fichiers PDF
En 2022, nous avons mis en libre accès la bibliothèque md-to-pdf, que nous avons utilisée en interne pour créer automatiquement des documents PDF pour l’addendum au traitement des données (DPA).
Nous avons maintenant intégré les capacités de cette bibliothèque aux fonctionnalités collaboratives des lots de travaux. Cette fonction permet à tout le monde de créer rapidement et facilement des documents PDF à partir des descriptions des lots de travaux. Les paramètres d’entrée sont ajoutés par le biais de macros, de sorte que les utilisateurs n’ont qu’à saisir leurs données dans les attributs du lot de travaux.
Voici une capture d’écran du statut de développement actuel. Cette fonctionnalité est encore en cours de développement au moment de la publication de cet article, et des changements peuvent donc intervenir avant sa mise en service :
Voici à quoi ressemble le PDF généré dans la version de développement actuelle :
Remarque
Générer un PDF vs. télécharger un PDF : la prochaine fonctionnalité s’appellera « Générer un PDF ». Elle sera ajoutée aux options utilisateur actuelles pour les lots de travaux (via le menu déroulant), y compris l’option « Télécharger un PDF ». Comme indiqué ci-dessus, le téléchargement d’un PDF se rapporte à l’ensemble du lot de travaux, tandis que la génération d’un PDF se rapporte uniquement à la description du lot de travaux.
Exemple : créer un contrat
Supposons que vous souhaitiez créer rapidement un nouvel accord de non-divulgation (NDA) avec un partenaire commercial.
Il vous suffit de créer un nouveau lot de travaux du type NDA. Saisissez ensuite les paramètres d’entrée dans les attributs correspondants du lot de travaux. Les attributs saisis sont automatiquement ajoutés à la description du lot de travaux par le biais de macros telles que
workPackageValue:signature-dateworkPackageValue:first-nameworkPackageValue:last-nameworkPackageValue:company
Cliquez sur « Générer un PDF ». Voilà ! Le contrat est prêt à être signé et peut être envoyé au partenaire commercial pour signature.
Étapes suivantes possibles
Nous étudions actuellement plusieurs possibilités :
- Stockage automatique des fichiers PDF générés auprès de fournisseurs de stockage en cloud tels que Nextcloud ou SharePoint/OneDrive.
- Offre d’autres options de configuration pour les conventions de nommage des fichiers.
- Ajout de champs de formulaire pour les signatures électroniques.
- Création de modèles de style par défaut supplémentaires avec des structures de document plus avancées.
- Offre d’autres options de configuration telles que des polices personnalisées.
- Intégration avec des solutions de signature électronique.
Qu’en pensez-vous ?
Cette fonction vous aidera-t-elle dans votre travail quotidien ? De quoi avez-vous besoin pour simplifier la création d’artefacts de projet et de documents juridiques ? Faites-nous part de vos commentaires dans cette discussion sur les fonctionnalités.
Si vous utilisez déjà OpenProject, restez à l’écoute des prochaines versions où nous activerons cette fonctionnalité !
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