Comment utiliser les transitions de statut pour les flux de travail personnalisés ?

OpenProject est un outil puissant, mais cette puissance s’accompagne d’une complexité de personnalisation. Si vous venez de découvrir OpenProject et que vous avez des difficultés à définir des statuts pour les flux de travail, ne vous en faits pas. Une fois que vous aurez compris comment fonctionnent les transitions de statut dans OpenProject, vous serez ravi(e) de les avoir à disposition. Lisez cet article pour en savoir plus

• ce que sont les statuts, les rôles et les flux de travail, et comment ils fonctionnent ensemble,
• pourquoi votre gestion de projet sera beaucoup plus puissante et efficace grâce à des flux de travail personnalisés,
• comment ajouter un nouveau statut et mettre en place un flux de travail pour celui-ci.

Regardons ça de plus près !

Connaissez vos termes : statut, rôle et flux de travail

Commençons par la terminologie. Vous serez beaucoup plus rapide à créer vos propres flux de travail avec OpenProject, si vous parlez son langage. Que sont donc les statuts, les rôles et les flux de travail ? Et comment se rejoignent-ils ?

Qu’est-ce qu’un statut dans OpenProject ?

Le statut est un élément clé dans la gestion de chaque projet. Dans OpenProject, le statut est également un attribut essentiel des lots de travaux. Sur la base du statut, tout le monde sait immédiatement dans quelle mesure les lots de travaux respectifs ont progressé.

Par défaut, les statuts tels que Nouveau, En cours ou Fermé sont activés dans OpenProject. Cependant, selon le type de lot de travaux, d’autres statuts peuvent s’avérer utiles. Par exemple, un lot de travaux de type Fonctionnalité a besoin du statut En test, un lot de travaux de type Article de blog a plutôt besoin du statut En cours de révision.

Consultez notre guide de l’administrateur système pour en savoir plus sur la gestion des statuts dans OpenProject.

Quels sont les rôles dans OpenProject ?

Les rôles dans OpenProject sont extrêmement importants afin de fournir à chaque personne exactement les autorisations dont elle a besoin. Ni plus, ni moins. Outre les rôles par défaut, les administrateurs peuvent créer leurs propres rôles et leur attribuer des autorisations précises.

En plus des autorisations pour les fonctionnalités ou les vues de projet, les administrateurs peuvent également assigner des autorisations spécifiques pour les changements de statut dans les rôles OpenProject. Ces paramètres définissent un flux de travail dans OpenProject, que nous examinerons plus en détail dans la section suivante.

Qu’est-ce qu’un flux de travail dans OpenProject ?

Revenons à l’exemple précédent : tout d’abord, nous avons le statut En test, qui devrait pouvoir être sélectionné par défaut pour les fonctionnalités. Ensuite, nous avons le statut En cours de révision, qui ne devrait pas être sélectionnable pour les fonctionnalités, mais pour les lots de travaux du type article de blog.

Allons plus loin et examinons les rôles et les autorisations : supposons que Luc est un développeur et qu’il travaille régulièrement sur des fonctionnalités. Cependant, il n’est pas autorisé à tester les fonctionnalités. Une équipe d’assurance qualité distincte est chargée de cette tâche. Désormais, il ne suffit plus d’attribuer un ensemble de statuts au type de lot de travaux Fonctionnalité, nous avons également besoin de différentes autorisations pour activer un statut, en fonction du rôle.

C’est ici que le flux de travail entre enfin en jeu. Un flux de travail dans OpenProject est défini comme les transitions autorisées entre les statuts pour un rôle et un type. Dans OpenProject, vos administrateurs locaux peuvent personnaliser quel rôle devrait être en mesure de définir quel statut pour quelle tâche.

Remarque

Les changements de statut des flux de travail sont configurés au niveau global via le panneau d’administration : administration - lots de travaux - flux de travail.

La puissance de la personnalisation : simplifiez le travail des membres du projet

En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité de définir des flux de travail spécifiques pour chaque rôle afin que les membres du projet puissent effectuer exactement les changements de statut dont ils ont besoin. Plus vous personnalisez en tant qu’administrateur en haut de l’échelle, plus le travail devient facile pour les autres rôles situés plus bas dans le projet.

Et n’oubliez pas : il suffit de configurer ces paramètres une seule fois pour qu’ils fonctionnent pendant des années. Prenez donc un café et réservez une matinée pour examiner de plus près les transitions de statut dans OpenProject. Vos collègues et votre travail futur en bénéficieront grandement !

Voici un exemple d’environnement de travail typique dans lequel les transitions de statut avec les flux de travail seront très appréciées :

Prenons Luc, le développeur mentionné dans l’exemple ci-dessus. Son administrateur, Ivan, veut que Luc puisse faire passer les lots de travaux de type Fonctionnalité de Nouveau à En développement, puis à Doit être testé. Cependant, bien que Maya, la collègue en charge du contrôle de qualité de Luc, devrait être en mesure de modifier les statuts des lots de travaux de type Fonctionnalité de Doit être testé à En cours de test, cela ne devrait pas être possible pour Luc. Un tel paramètre d’autorisation basé sur les rôles permet au développeur Luc et à Maya de l’assurance qualité de faire leur travail tout en les empêchant de définir accidentellement un statut pour lequel ils n’ont pas d’autorisation.

Voici à quoi ressemblerait l’exemple de flux de travail pour le rôle Développeur et le type Fonctionnalité dans OpenProject :

Guide étape par étape : comment ajouter un nouveau statut et configurer un flux de travail ?

Enfin, parcourons l’ensemble du processus étape par étape : quels paramètres l’administrateur Ivan doit-il configurer pour définir les flux de travail pour le type de lot de travaux Fonctionnalité afin que chaque rôle puisse effectuer exactement les transitions de statut dont il a besoin pour faire son travail ?

1. Étape : créez les rôles, le statut et le type de lot de travaux dont vous avez besoin.

Si vous souhaitez créer un flux de travail, vous avez peut-être déjà défini les rôles, le statut et les types de lots de travaux dont vous avez besoin. Pour notre exemple, l’administrateur Ivan devra d’abord créer un type de lot de travaux appelé Fonctionnalité sous Administration - Lots de travaux - Types - Nouveau type.

Il devra alors s’assurer que les statuts décrits ci-dessus existent (par exemple Doit être testé) et en créer de nouveaux si nécessaire.

Il devra également configurer deux rôles : celui de développeur et celui de l’assurance qualité. Ce paramètre se trouve sous Administration - Utilisateurs et autorisations - Rôles et autorisations - Nouveau rôle.

Conseil

Pour gagner du temps lors de la création d’un nouveau rôle, nous vous conseillons de copier un flux de travail existant, par exemple à partir du rôle très générique de membre. Veuillez également vous assurer que le nouveau rôle a le droit de modifier le statut d’un lot de travaux (ou de modifier les lots de travaux, ce qui inclut la modification du statut).

2. Étape : créer le flux de travail

Maintenant que nous avons créé les rôles et le type de lot de travaux que nous voulons personnaliser, nous pouvons commencer à créer un nouveau flux de travail sous Administration - Lots de travaux - Flux de travail. Pour notre exemple, Ivan devra choisir le rôle Développeur et le type Fonctionnalité :

Version 14.4 ou inférieure : lors de la création d’un nouveau flux de travail, veuillez décocher la case Afficher uniquement les statuts utilisés par ce type. Cette case ne doit être cochée que si vous modifiez un flux de travail existant et que vous souhaitez que le tableau ne contienne pas de statuts qui ne sont pas encore liés à ce type. Avec OpenProject 14.5 et les versions ultérieures, la case sera décochée par défaut.

Lorsque vous cliquez sur Éditer, vous pouvez désormais spécifier les transitions de statut que le rôle sélectionné doit être autorisé à effectuer pour le type de lot de travaux sélectionné. Dans notre exemple, Ivan veut s’assurer qu’une personne ayant le rôle de Développeur ne peut pas définir ou modifier un statut en rapport avec les tests. Si Ivan décoche maintenant toutes les cases relatives aux tests, l’écran ressemblera à ceci :

Le tableau montre les transitions de statut activées ou désactivées pour les développeurs (rôle) sur les lots de travaux de type Fonctionnalité. Comme les tests de fonctionnalités ne doivent être effectués que par l’assurance qualité, ces statuts sont désactivés dans la capture d’écran.

Conseil

OpenProject permet aux administrateurs de définir différentes transitions de statut en fonction de l’aspect si l’utilisateur est l’auteur ou la personne assignée du lot de travaux. Cela peut s’avérer extrêmement utile pour créer des exceptions pour les flux de travail. Car nous le savons tous : Il y a des exceptions à toutes les règles, et il est très pratique que votre outil vous offre des options pour les définir.

Maintenant, n’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer et votre flux de travail est prêt !

Pour conclure : plus d’informations sur la façon de configurer et de personnaliser votre solution OpenProject

Vous avez maintenant appris ce que les termes statut, rôle et flux de travail signifient dans OpenProject et comment configurer des transitions de statut pour soutenir la gestion de votre projet et de vos tâches. Voici un bref aperçu des conseils donnés dans cet article :

• Avant de créer un flux de travail, assurez-vous que vous disposez du rôle, du statut et du type de lot de travaux nécessaires.
• Lorsque vous créez un nouveau rôle, copiez un flux de travail existant pour gagner du temps.
• Lors de la création d’un nouveau flux de travail, la case à cocher Afficher uniquement les statuts… doit généralement être décochée.

Vous trouverez plus d’informations sur la manière de configurer votre instance OpenProject dans le guide d’administration du système. Sur cette page, vous trouverez un guide pour créer des flux de travail personnalisés.

Pour en savoir plus, consultez cet article de blog sur les flux de travail personnalisés. OpenProject est un outil de gestion de projet open source doté d’un large éventail de fonctionnalités et d’un ensemble puissant d’options de personnalisation. Il vous offre l’outil nécessaire pour créer un système de gestion de projet personnalisé tel que vous le souhaitez. Une fois le système configuré, il vous sera agréable de travailler avec les transitions de statuts et les autres fonctions et actions personnalisées, car tout fonctionnera facilement pour assurer la réussite de votre projet.