Project and work package activity

OpenProject makes it easy to keep track of what’s going on in specific work packages and in your projects.

Work package activity

The Activity tab within a work package maintains a history of all updates and changes, along with all conversations concerning that work package. This tab is accessible both in full work packages view and in split screen mode.

The work package Activity tab split screen

When you first access this tab, you will see the comments and list of changes in a timeline. This timeline can be sorted in either chronological (the newest comments at the bottom) or anti-chronological order (the newest comments on top):

You can order the activities to show newest on top or at the bottom

You can scroll up and down to go forwards or backwards in time.

By default, the activity tab shows both comments and changes, but you can filter this to only show one or the other:

Filter the activity tab

Change sets

When you or another user makes changes to the work package, the updates are listed below the name of the author of those changes. All changes made within the aggregation period (defined by the administrator) are grouped together under one change set.

Changes made at the same time are grouped together

If a comment was also added, then the changes are listed below the associated comment.

Commentaires

Comments allow you to have a conversation about the present work package with other project members, or comment changes you have made.

A single comment

To add a new comment to a work package, click on the comment box at the bottom of the Activity tab. This will expand it and give you formatting options. Click on the post icon or press Command + Enter on your keyboard to publish your comment.

The comment box expands when you write your comment

The more icon (⋯) next to a comment gives you a number of additional functions.

More menu on a comment

You can:

  • Copy a link to the comment on your clipboard if you want to paste a link to it elsewhere
  • You can edit the comment if you are the author
  • You can quote someone else’s comment in a new comment. This is useful if you want to respond to a certain part of a comment.

Emoji reactions

Starting with version 15.0, you can respond to comments with emoji reactions to quickly communicate basic messages without having to add a comment.

To do so, click on the emoji icon next to each comment and pick from one of eight possible emojis.

Click the emoji icon to see a list of available emojis

You can add multiple emojis, or simply click on an emoji that was already used by someone else to add to it.

Conseil

Please note that emoji reactions will not trigger notifications. If you need your colleague to be notified about your reaction, leave a regular comment.

Mentions

If you would like to direct your comment to particular project members or get their attention, you can @mention them. To do this, type @ and select the user whom you want to mention.

Write @ and a user name to mention other users

The user will then receive a notification, which allows them to easily see the comment in which they have been mentioned.

Automatic updates

Starting with OpenProject 15.0, changes other users make to the currently open work package are visible nearly immediately, in real-time. For example, if someone changes the assignee, edits the description and leaves a comment, all of these things will automatically be reflected in the open work package without any action on your part.

Conseil

If you are currently editing a work package and someone else edits it at the same time, you will receive a warning letting you know that you will not be able to save your changes till your refresh the page. This gives you the opportunity to copy your work elsewhere so that it isn’t lost, and that your edit do not overwrite those of someone else.

Activité du projet

OpenProject vous permet de voir un aperçu de tous les changements récents dans un projet. Celles-ci incluent les modifications vers:

  • lots de travaux (nouveaux lots de travaux, nouveaux commentaires, changement de statut, assigné, dates, champs personnalisés…)
  • attributs du projet (nom, description, champs personnalisés..)
  • autres modules (actualités, budget, modification du wiki, messages du forum, temps enregistré…)

Module d’activité du projet

Pour voir l’activité du projet, le module Activité doit d’abord être activé.

Activate project activity

Dans un projet, accédez à la page Paramètres du projet > Modules. Assurez-vous que le module Activité est activé et cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page.

Activer le module Activité

Visualisation de l’activité du projet

Cliquer sur l’option Activité qui est maintenant visible dans la barre latérale d’un projet. Cela vous montrera l’activité récente dans le projet, avec les changements les plus récents en haut.

Pour chaque mise à jour concernant un lot de travaux, vous verrez :

  • l’identifiant et le titre du lot de travaux
  • le nom du projet ou du sous-projet auquel appartient le lot de travaux (en parenthèses)
  • l’utilisateur responsable de la modification
  • la date et l’heure des modifications (agrégées)
  • une liste d’attributs qui ont été modifiés

Mises à jour du lot de travaux

À partir de la version 12.5, le module Activité répertorie également les modifications aux attributs du projet, y compris les champs personnalisés du projet. Pour chaque mise à jour, vous verrez :

  • le nom du projet ou du sous-projet
  • l’utilisateur responsable de la modification
  • la date et l’heure des modifications (agrégées)
  • une liste d’attributs qui ont été modifiés

Mises à jour des activités du lot de travaux

Filtrage de l’activité du projet

Pour filtrer la liste des activités du projet, utilisez les filtres dans la barre latérale. Vous pouvez filtrer pour n’afficher qu’une seule ou une combinaison de modifications qui concernent :

  • Budgets
  • Actualités
  • Temps passé
  • Modifications du wiki
  • Lots de travaux
  • Attributs du projet

Il est également possible de choisir d’inclure ou d’exclure les mises à jour concernant les sous-projets.

Filtres d’activité du projet

Combien de temps en arrière puis-je obtenir des informations sur les activités du projet ?

La rétrospective pour les activités du projet n’est pas limitée. Vous pouvez donc remonter dans le temps pour obtenir toutes les activités du projet jusqu’au début du projet. Vous pouvez configurer dans les paramètres administrateur le nombre de jours affichés sur chaque page d’activité. Pour des raisons de performance, les jours affichés doivent être définis à un niveau bas (par exemple 7 jours).

Remarque : La liste des activités du projet est paginée. Vous pouvez cliquer sur les liens « Précédent » ou « Suivant » au bas de la page (le cas échéant) pour naviguer entre les pages.