Gérer les réunions

Les réunions dans OpenProject vous permettent de gérer et de documenter vos réunions de projet, de préparer l’ordre du jour de la réunion avec votre équipe et de partager les minutes avec les participants, le tout à partir d’un même endroit.

Les réunions sont définies comme un module qui permet l’organisation de réunions. Note : Afin de pouvoir créer des réunions, le module Réunions doit être activé dans les Paramètres du projet.

Important 

Avec OpenProject 13.1, nous avons introduit les réunions dynamiques en plus des réunions classiques. Avec OpenProject 15.3, les réunions dynamiques sont remplacées par des réunions ponctuelles et des réunions récurrentes afin d’améliorer encore la gestion des réunions. Veuillez garder à l’esprit que la possibilité de créer des réunions classiques sera éventuellement retirée d’OpenProject.

Sujet Contenu
Réunions dans OpenProject Comment ouvrir des réunions dans OpenProject.
Réunions ponctuelles Comment créer et éditer des réunions uniques dans OpenProject.
Réunions récurrentes Comment créer et modifier des réunions récurrentes dans OpenProject.
Réunions classiques Comment créer et éditer une réunion classique dans OpenProject.
FAQ sur les réunions Foire aux questions sur les réunions dans OpenProject.

Réunions dans OpenProject

Les réunions dans OpenProject aident les équipes à organiser des discussions, à suivre les ordres du jour des réunions et à documenter les décisions de manière efficace. Il existe trois types de réunions : réunions ponctuelles, réunions récurrentes et réunions classiques. Les réunions ponctuelles sont des événements autonomes programmés à une date et une heure précises. Les réunions récurrentes introduisent un moyen structuré de définir une série de réunions connexes, garantissant la cohérence et réduisant la configuration manuelle. Les réunions classiques sont également des événements autonomes, mais il s’agit d’un format ancien qui sera progressivement abandonné.

Aperçu des réunions

En sélectionnant Réunions dans le menu du projet sur la gauche, vous obtenez un aperçu de toutes les réunions auxquelles vous avez été invité dans un projet spécifique trié par date. En cliquant sur le nom d’une réunion, vous pouvez voir plus de détails sur la réunion.

Pour avoir un aperçu des réunions sur plusieurs projets, vous pouvez sélectionner Réunions dans le menu des modules globaux.

Sélectionnez le module Réunions de la liste des modules globaux d’OpenProject

Les réunions seront regroupées en fonction de l’heure de début de la réunion dans les groupes suivants :

  • Aujourd’hui liste les réunions ouvertes prévues pour le même jour

  • Demain liste les réunions ouvertes prévues pour le lendemain

  • Plus tard dans la semaine liste toutes les réunions ouvertes prévues entre deux jours et la fin de la semaine.

  • La semaine prochaine et les suivantes liste toutes les réunions ouvertes prévues la semaine prochaine et les suivantes

Aperçu des réunions dans les modules globaux d’openproject

Filtres des réunions

Le menu de gauche vous permet de filtrer les réunions en fonction des éléments suivants :

  • Mes réunions liste toutes les réunions auxquelles vous participez
  • Réunions récurrentes liste toutes les réunions récurrentes visibles pour vous
  • Toutes les réunions liste toutes les réunions visibles pour vous
  • Les séries de réunions listent les réunions qui font partie des réunions récurrentes.
  • Invitations liste toutes les réunions pour lesquelles vous avez une invitation
  • Participations liste toutes les réunions pour lesquelles vous avez été marqué(e) comme ayant participé
  • Créés par moi liste toutes les réunions créées par vous

Les boutons situés à côté de Filtres vous permettent de filtrer les réunions à venir ou passées.

Menu latéral du module de réunions dans OpenProject

Vous pouvez également utiliser les filtres de réunions pour affiner la liste des réunions en fonction des critères suivants :

  • Utilisateur participant : affiche les réunions auxquelles un utilisateur spécifique a participé

  • Auteur : affiche les réunions qu’un utilisateur spécifique a créées

  • Utilisateur invité : affiche les réunions auxquelles un utilisateur spécifique a été invité à participer

  • Partie d’une série de réunions : affiche les réunions qui font partie d’une série de réunions spécifique

  • Projet : affiche les réunions d’un projet spécifique (cette option ne s’affiche que dans la vue globale du module, c’est-à-dire pas dans un projet spécifique).

    Filtrer la liste des réunions dynamiques dans OpenProject

[!CONSEIL] Si vous êtes intéressé par l’utilisation du module Réunions par l’équipe OpenProject, veuillez consulter cet article de blog.