Logiciel de gestion des réunions pour assurer une communication efficace

Planifiez, organisez et suivez vos réunions sans effort grâce à notre solution open source de gestion des réunions.

Organisez de meilleures réunions

Gestion transparente des réunions pour assurer une collaboration efficace

Les réunions sont au cœur d’un travail d’équipe efficace, elles favorisent la collaboration et l’alignement des objectifs. Pour les projets complexes et dynamiques, il est essentiel de disposer d’un processus de réunion structuré et efficace. Avec OpenProject, les équipes peuvent s’adapter rapidement, recueillir des informations précieuses et s’améliorer continuellement à chaque session. Créez des réunions individuelles ou des séries de réunions récurrentes pour rationaliser la communication au sein de l’équipe et gagner du temps.

Notre module de gestion des réunions permet aux équipes de planifier des réunions en toute transparence, d’établir des ordres du jour détaillés et de lier les points de l’ordre du jour directement aux lots de travaux. Attribuez des responsabilités aux membres de l’équipe, en veillant à ce que chaque tâche ait un responsable précis. Intégrez facilement les réunions dans votre calendrier et envoyez des invitations aux participants en quelques clics. Notre fonction de compte-rendu de réunion permet de suivre les discussions et les actions de suivi, en garantissant ainsi que chaque conversation débouche sur des progrès tangibles et que vos projets restent sur la bonne voie.

Planifiez et collaborez efficacement

Planifiez et programmez des réunions sans effort

Créez rapidement des ordres du jour clairs et structurés pour que les discussions restent ciblées et efficaces. Invitez les participants directement par courrier électronique pour vous assurer que tout le monde reste informé et aligné.

Réunions dans OpenProject

Créez des ordres du jour de réunion clairement structurés

Créez des ordres du jour structurés dans OpenProject pour que vos réunions restent ciblées et organisées. Divisez les ordres du jour en sections et en points clairs, ce qui facilite l’orientation des discussions et la couverture de tous les points clés. Liez les points de l’ordre du jour directement aux lots de travaux pour relier les tâches, les responsabilités et les mises à jour du projet de manière transparente. Cela permet à votre équipe de rester alignée et de s’assurer que chaque réunion permet de réaliser des progrès significatifs.

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Créez des ordres du jour structurés pour les réunions

Invitez les participants à la réunion

Invitez les membres de l’équipe directement par courrier électronique, ce qui facilite la participation de tous à la conversation. En quelques clics, vous pouvez avertir les participants des réunions à venir, en veillant à ce que les principales parties prenantes soient toujours informées. Chaque invitation contient tous les détails essentiels de la réunion, de sorte que les membres de l’équipe savent à quoi s’attendre. La communication reste ainsi claire et l’interaction est stimulée dès le départ.

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Envoyez un e-mail aux participants à la réunion dans OpenProject

Réunions récurrentes

Maintenez votre travail organisé grâce à la création automatisée de réunions

La gestion efficace des réunions régulières est essentielle pour maintenir les projets sur la bonne voie. Nos réunions récurrentes éliminent le problème de la programmation manuelle de réunions répétées, en garantissant ainsi la cohérence et l’alignement des équipes. Créez facilement des séries de réunions basées sur un modèle, personnalisez la fréquence de vos réunions récurrentes et laissez le système s’occuper de la création de chaque occurrence afin de vous permettre de vous concentrer sur des discussions productives.

Page d'aperçu des réunions récurrentes dans OpenProject

Options de planification flexibles

Définissez la fréquence et les intervalles de vos réunions. Saisissez toutes les informations requises sur la série de réunions, y compris la fréquence et l’intervalle requis.

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Des ordres du jour cohérents pour les sujets en cours

Maintenez un flux de réunions structuré en reliant les lots de travaux à votre modèle de série de réunions. Les réunions à venir pour cette série de réunions seront organisées sur la base de ce modèle. Pour que vos réunions récurrentes soient structurées et adaptables, utilisez des modèles qui peuvent être modifiés à tout moment. Modifiez les détails si nécessaire pour refléter l’évolution des priorités et spécifiez les occurrences des réunions au sein de la série, afin de garantir la flexibilité sans perdre la cohérence.

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Intégration aux calendriers

Tous les rendez-vous du projet réunis au même endroit

Intégrez les réunions à votre système de calendrier existant afin de maintenir un programme unifié. Cela garantit que chaque session planifiée s’intègre parfaitement dans le flux de travail de votre équipe, en éliminant ainsi le risque de double réservation ou de rendez-vous manqués. Les membres de l’équipe peuvent voir toutes les heures et tous les sujets de réunion au même endroit, ce qui leur permet de gérer leur temps plus efficacement. Un calendrier rationalisé permet à l’ensemble de l’équipe de rester alignée et de se concentrer sur les priorités.

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Téléchargez les réunions d'OpenProject en tant qu'événement iCalendar

Une structure claire

Rationalisez la structure des réunions

Veillez à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde

Simplifiez le suivi et améliorez la responsabilité

Les outils de suivi d’OpenProject garantissent que chaque décision et chaque action sont enregistrées, suivies et facilement accessibles. Grâce à des fonctionnalités qui simplifient la prise de notes, rationalisent les réunions récurrentes et offrent un historique détaillé des changements, votre équipe peut se concentrer sur l’obtention de résultats sans perdre de vue les détails importants.

Créez facilement des comptes rendus de réunions

Enregistrez les décisions clés, les actions et les points de discussion en temps réel grâce à notre fonction intégrée de compte rendu de réunion. Ainsi, aucun détail important n’est oublié, ce qui permet aux membres de l’équipe d’assurer plus facilement le suivi de leurs responsabilités. En conservant des enregistrements précis, vous pouvez maintenir la transparence et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, même après la fin de la réunion. Grâce à une documentation claire, votre équipe peut rapidement transformer les discussions en tâches réalisables qui font avancer les choses.

Veuillez noter que la création de comptes rendus n’est actuellement disponible que pour les réunions classiques. Nous travaillons à l’intégration de cette fonctionnalité dans les réunions ponctuelles et récurrentes.

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Créez des comptes rendus dans les réunions d'OpenProject

Copiez rapidement les réunions

Gagnez du temps en copiant des réunions antérieures. Bien qu’il soit plus facile et plus efficace d’organiser des réunions avec des ordres du jour identiques grâce à la fonction Réunions récurrentes, la copie reste une option utile lorsqu’un ordre du jour spécifique ne doit être recréé qu’une seule fois ou qu’il comporte des informations spécifiques.

Il vous suffit de dupliquer une réunion d’un simple clic, d’ajuster les détails si nécessaire et de vous concentrer sur ce qui compte le plus : l’avancement de votre projet. Il s’agit d’un moyen facile de maintenir la cohérence et d’aligner votre équipe sur les objectifs à long terme.

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Copiez vos réunions dans OpenProject

Consultez l'historique des réunions

Gardez une trace de toutes les modifications apportées à une réunion grâce à l’historique de la réunion. Voyez qui a ajouté ou modifié des points de l’ordre du jour, des pièces jointes ou des notes, et quand les changements ont été effectués. Cette transparence permet aux membres de l’équipe de se tenir au courant de tout ajustement et garantit la responsabilité tout au long du processus. En conservant une piste d’audit claire, vous pouvez facilement revoir les modifications passées, résoudre les malentendus et conserver un enregistrement complet de l’évolution de vos réunions au fil du temps.

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Consultez l'historique des réunions dans OpenProject

Plus de fonctionnalités

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