Logiciel de gestion des réunions pour assurer une communication efficace

Planifiez, organisez et suivez vos réunions sans effort grâce à notre solution open source de gestion des réunions.

Organisez de meilleures réunions

Gestion transparente des réunions pour assurer une collaboration efficace

Les réunions sont au cœur d’un travail d’équipe efficace, elles favorisent la collaboration et l’alignement des objectifs. Pour les projets complexes et dynamiques, il est essentiel de disposer d’un processus de réunion structuré et efficace. Avec OpenProject, les équipes peuvent s’adapter rapidement, recueillir des informations précieuses et s’améliorer continuellement à chaque session.

Notre module de gestion des réunions permet aux équipes de planifier des réunions en toute transparence, d’établir des ordres du jour détaillés et de lier les points de l’ordre du jour directement aux lots de travaux. Attribuez des responsabilités aux membres de l’équipe, en veillant à ce que chaque tâche ait un responsable précis. Intégrez facilement les réunions dans votre calendrier et envoyez des invitations aux participants en quelques clics. Notre fonction de compte-rendu de réunion permet de suivre les discussions et les actions de suivi, en garantissant ainsi que chaque conversation débouche sur des progrès tangibles et que vos projets restent sur la bonne voie.

Créez des ordres du jour structurés dans OpenProject pour que vos réunions restent ciblées et organisées. Divisez les ordres du jour en sections et en points clairs, ce qui facilite l’orientation des discussions et la couverture de tous les points clés. Liez les points de l’ordre du jour directement aux lots de travaux pour relier les tâches, les responsabilités et les mises à jour du projet de manière transparente. Cela permet à votre équipe de rester alignée et de s’assurer que chaque réunion permet de réaliser des progrès significatifs.

Invitez les membres de l’équipe directement par courrier électronique, ce qui facilite la participation de tous à la conversation. En quelques clics, vous pouvez avertir les participants des réunions à venir, en veillant à ce que les principales parties prenantes soient toujours informées. Chaque invitation contient tous les détails essentiels de la réunion, de sorte que les membres de l’équipe savent à quoi s’attendre. La communication reste ainsi claire et l’interaction est stimulée dès le départ.

Intégrez les réunions à votre système de calendrier existant afin de maintenir un programme unifié. Cela garantit que chaque session planifiée s’intègre parfaitement dans le flux de travail de votre équipe, en éliminant ainsi le risque de double réservation ou de rendez-vous manqués. Les membres de l’équipe peuvent voir toutes les heures et tous les sujets de réunion au même endroit, ce qui leur permet de gérer leur temps plus efficacement. Un calendrier rationalisé permet à l’ensemble de l’équipe de rester alignée et de se concentrer sur les priorités.

Liez les lots de travaux directement aux réunions

Reliez les points de l’ordre du jour directement à des lots de travaux spécifiques, ce qui facilite la référence aux tâches et aux étapes du projet au cours des discussions. Cela permet de s’assurer que chaque réunion est alignée sur les objectifs généraux de votre projet et que les conversations restent productives et centrées sur le sujet. En établissant un lien direct avec les éléments de travail, les équipes peuvent se plonger dans les détails et prendre facilement des décisions fondées sur des données. Cette fonctionnalité permet de passer plus facilement de la planification à l’action, en veillant à ce qu’aucune tâche ne soit négligée.

Lots de travaux liés directement à l'ordre du jour de la réunion dans OpenProject

Attribuez des responsabilités

Attribuez facilement les responsabilités pour chaque point de l’ordre du jour, afin que chacun sache qui est responsable des tâches clés et des actions de suivi. L’identification claire des rôles au cours des réunions élimine toute ambiguïté et permet aux membres de l’équipe de s’approprier leur travail. Cette fonction permet également de maintenir les réunions sur la bonne voie, car chaque personne connaît son rôle dans l’avancement des résultats. En définissant des attentes claires, vous pouvez favoriser une culture de la responsabilité et de l’engagement proactif.

Affectez des présentateurs à chaque point de l'ordre du jour dans OpenProject

Ajoutez des documents

Téléversez et gérez tous les fichiers nécessaires directement sur la page de la réunion pour vous assurer que tout le monde a accès aux derniers documents et références. Plus besoin de fouiller dans les courriers électroniques ou les disques partagés pendant une discussion : tout ce dont vous avez besoin se trouve ici. Qu’il s’agisse de notes de projet, de rapports ou de diapositives de présentation, les membres de l’équipe peuvent facilement se référer aux pièces jointes, ce qui garantit des conversations plus informées et plus efficaces. C’est un moyen simple de tout garder au même endroit et de rationaliser la collaboration au sein de votre équipe.

Ajoutez des pièces jointes directement aux réunions OpenProject

Veillez à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde

Simplifiez le suivi et améliorez la responsabilité

Les outils de suivi d'OpenProject garantissent que chaque décision et chaque action sont enregistrées, suivies et facilement accessibles. Grâce à des fonctionnalités qui simplifient la prise de notes, rationalisent les réunions récurrentes et offrent un historique détaillé des changements, votre équipe peut se concentrer sur l'obtention de résultats sans perdre de vue les détails importants.

Enregistrez les décisions clés, les actions et les points de discussion en temps réel grâce à notre fonction intégrée de compte rendu de réunion. Ainsi, aucun détail important n’est oublié, ce qui permet aux membres de l’équipe d’assurer plus facilement le suivi de leurs responsabilités. En conservant des enregistrements précis, vous pouvez maintenir la transparence et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, même après la fin de la réunion. Grâce à une documentation claire, votre équipe peut rapidement transformer les discussions en tâches réalisables qui font avancer les choses.

Veuillez noter que la création de comptes rendus n’est actuellement disponible que pour les réunions classiques. Nous travaillons actuellement à l’intégration de cette fonctionnalité dans les réunions dynamiques.

Gagnez du temps en copiant des réunions antérieures pour en organiser de nouvelles, récurrentes, sans repartir de zéro. Cette fonctionnalité est idéale pour les mises à jour régulières de l’état d’avancement, les réunions hebdomadaires ou toute autre réunion permanente nécessitant un ordre du jour cohérent. Il vous suffit de dupliquer une réunion d’un simple clic, d’ajuster les détails si nécessaire et de vous concentrer sur ce qui compte le plus : l’avancement de votre projet. C’est un moyen facile de maintenir la cohérence et d’aligner votre équipe sur des objectifs à long terme. De nouvelles améliorations passionnantes pour les réunions récurrentes sont en cours d’élaboration.

Gardez une trace de toutes les modifications apportées à une réunion grâce à l’historique de la réunion. Voyez qui a ajouté ou modifié des points de l’ordre du jour, des pièces jointes ou des notes, et quand les changements ont été effectués. Cette transparence permet aux membres de l’équipe de se tenir au courant de tout ajustement et garantit la responsabilité tout au long du processus. En conservant une piste d’audit claire, vous pouvez facilement revoir les modifications passées, résoudre les malentendus et conserver un enregistrement complet de l’évolution de vos réunions au fil du temps.