Étude de cas

FITKO et openDesk :
une plateforme centrale de gestion pour la normalisation fédérale des TI

Comment la FITKO utilise OpenProject pour collaborer au sein du Conseil fédéral de normalisation des TI.

docs.fitko.de

FITKO et openDesk :<br>une plateforme centrale de gestion pour la normalisation fédérale des TI

En intégrant OpenProject à openDesk, nous disposons d'une plateforme centrale et flexible qui facilite grandement notre travail en tant que bureau du Conseil fédéral de normalisation des TI, de la planification de nos réunions à leur tenue et à leur documentation, jusqu'à la gestion centralisée des normes fédérales en matière de TI, le logiciel nous aide à collaborer et à gérer nos projets.

Tobias Schuh

FITKO (Coopération fédérale en matière de TI)

Coordinateur des normes TI

À propos de FITKO : Coopération fédérale en matière de TI

L’organisme allemand de Coopération fédérale en matière de TI (FITKO) est l’organisation agile de mise en œuvre du Conseil de planification informatique. Pour le compte de ce dernier, elle fait progresser la numérisation de l’administration publique. En tant que lien et médiateur entre le gouvernement fédéral, les Länder et les autorités locales, elle soutient le Conseil de planification informatique dans le développement et la mise en œuvre de normes TI et de projets informatiques communs. Son objectif est de promouvoir la numérisation grâce à des processus et des technologies normalisées, et de simplifier la coopération fédérale. Fondée en 2020, la FITKO traite de sujets tels que l’architecture TI et la normalisation. Elle gère les projets et produits du Conseil de planification informatique. Elle développe également des formats de dialogue et d’information pour les échanges fédéraux et soutient les comités du Conseil, tels que le Conseil fédéral de normalisation des TI (FIT-SB).

Le défi : simplifier les processus et promouvoir la coopération fédérale numérique

Le travail de la FITKO se caractérise par une grande diversité de tâches et d’intervenants. Cela inclut la planification efficace des réunions et des missions du FIT-SB, la coordination des sujets abordés, tout en gardant une vue d’ensemble sur le vaste portefeuille des normes fédérales en matière de TI. Pour simplifier ces processus complexes, la FITKO s’est appuyée sur openDesk, une plateforme qui regroupe des applications open source éprouvées. Grâce à cette solution, la FITKO a pu mettre en place une gestion centralisée des réunions et des normes dans un environnement structuré et transparent via OpenProject.

openDesk comme clé de la collaboration

Les membres du FIT-SB peuvent utiliser openDesk de différentes manières, par exemple comme espace de stockage cloud pour le partage de fichiers avec Nextcloud, pour la coédition de documents avec Collabora Online, pour la gestion des réunions et des tâches avec OpenProject, ou encore pour les visioconférences via Jitsi.

En particulier, la combinaison d’OpenProject et de Nextcloud constitue une plateforme centrale de collaboration permettant de relier les tâches, les points à l’ordre du jour et les documents associés. OpenProject est utilisé pour deux domaines centraux :

La gestion des réunions du Conseil fédéral de normalisation des TI et pour une meilleure transparence du portefeuille des normes fédérales en matière de TI.

Planification efficace des réunions du Conseil fédéral de normalisation des TI

Dans OpenProject, les informations pertinentes telles que l’ordre du jour, les comptes rendus ainsi que les tâches et responsabilités associées sont préparées et mises à disposition de tous les membres du FIT-SB de manière claire et facilement accessible. Les échanges et décisions y sont consignés et documentés de façon transparente.

Ainsi, de nouveaux sujets de réunion sont créés sous forme de lots de travaux élaborés et documentés. Des documents de réunion supplémentaires sont téléversés dans Nextcloud et liés directement au lot de travaux correspondant au sujet de réunion dans OpenProject.

La priorisation des sujets de réunion s’effectue dans un tableau dans OpenProject. Les sujets prévus pour la réunion suivante sont attribués à la date correspondante en fonction de leur statut dans OpenProject. Les réunions sont planifiées, tenues et documentées via le module de réunion.

Base de données centrale pour les normes informatiques fédérales

Un autre objectif était de mettre en place une plateforme d’information sur les normes fédérales en matière de TI. Celle-ci offre une vue d’ensemble des normes fédérales en matière de TI (FIT Standards) du Conseil de planification informatique. OpenProject agit comme une « source unique de vérité » en assurant une gestion structurée des normes. Dans OpenProject, qui fait office de source centrale de données, les normes fédérales en matière de TI (FIT Standards) sont maintenues à l’aide de différents types de lots de travaux et de champs personnalisés contenant des attributs et métadonnées supplémentaires, tels que le statut, la description, le logo ou les coordonnées de contact. Des listes personnalisées permettent une présentation claire des normes pour différents groupes cibles.

Ces informations sont automatiquement lues via l’API REST d’OpenProject et transférées vers la plateforme publique d’information sur les normes fédérales en matière de TI.

Le code source de ce développement interne de la FITKO a été à son tour publié et documenté sur openCode.

Résultat : efficacité et transparence

Avec openDesk, la FITKO a pu révolutionner la collaboration au sein du FIT-SB : la planification des réunions est clairement structurée et toutes les personnes impliquées conservent une vue d’ensemble claire. Des processus tels que la création de l’ordre du jour, la documentation ou encore la communication externe ont été considérablement simplifiés. L’administration des normes fédérales en matière de TI est désormais transparente et centralisée.

Souveraineté et sécurité des données

En tant que solution open source, openDesk garantit un contrôle total des données, protège les informations sensibles et soutient la souveraineté numérique de l’administration publique.

Gestion centrale des informations

La FITKO utilise OpenProject pour structurer les normes fédérales en matière de TI, centraliser les informations pertinentes et les rendre accessibles à tout moment à l’ensemble des participants.

Transparence et clarté

Avec OpenProject, les réunions, les tâches et les processus décisionnels sont clairement documentés de sorte que toutes les personnes impliquées ont toujours une vue d’ensemble des développements actuels.

Personnalisation et configurabilité

Grâce à la personnalisation individuelle et à son API ainsi qu’aux intégrations telles que Nextcloud, OpenProject peut être adapté de manière optimale aux exigences spécifiques de la FITKO.

Lots de travaux

Création des sujets et des tâches de la réunion

La FITKO crée et gère les sujets de réunion de manière centralisée dans OpenProject via des lots de travaux. Toutes les informations importantes sont visibles et peuvent être planifiées pour le Conseil de normalisation des TI.

L'intégration avec Nextcloud

La combinaison avec Nextcloud dans le cadre d'openDesk facilite la gestion des fichiers

Les documents de réunion peuvent être ajoutés à Nextcloud et liés directement aux lots de travaux via l'intégration OpenProject. Une structure de dossier intuitive assure une meilleure organisation des fichiers et des documents de réunion.

Tableaux agiles

Affichez, discutez et gérez les sujets de l'ordre du jour de la réunion

Les sujets de réunion sont accessibles via les tableaux agiles dans OpenProject. Le président du Conseil de normalisation des TI ainsi que le bureau du FIT-SB utilisent ce tableau pour planifier les prochaines réunions.

Réunions

Structuration, mise en œuvre et documentation des réunions du Conseil de normalisation des TI.

Les réunions du Conseil de normalisation des TI sont planifiées, tenues et documentées dans le module de réunion d'OpenProject. Les sujets de la prochaine réunion (lots de travaux) y sont directement attribués et priorisés. Les résultats sont documentés et partagés avec les participants.

API REST

L'API REST d'OpenProject est utilisée pour transférer les informations des normes FIT depuis OpenProject vers un répertoire central de documentation.

La FITKO utilise l'API d'OpenProject pour gérer les normes fédérales en matière de TI de manière structurée et les rendre automatiquement accessibles sur une plateforme centrale d'information. Des scripts permettent de lire les données pertinentes dans OpenProject et de les transférer vers le portail de la FITKO, en garantissant ainsi une information toujours à jour et cohérente. La documentation ainsi que le code source sont disponibles sur openCode.