Reuniões únicas

Com o OpenProject 15.3, as reuniões foram melhoradas com a introdução de uma distinção clara entre reuniões únicas e reuniões recorrentes. Esta página abrange as caraterísticas e funcionalidades das reuniões únicas no OpenProject.

Para obter informações sobre a configuração de séries e modelos de reuniões recorrentes, consulte esta página. Tenha em atenção que as ocorrências individuais de uma série de reuniões recorrentes são reuniões únicas e têm as mesmas funcionalidades aqui descritas.

Nota

O módulo Reuniões tem de ser ativado nas Definições do projeto para poder criar e editar reuniões.

Tópico	Conteúdo
Criar uma nova reunião	Como criar uma nova reunião no OpenProject.
Editar uma reunião	Como editar uma reunião existente.
Adicionar um pacote de trabalho à ordem de trabalhos	Como adicionar um pacote de trabalho a uma ordem de trabalhos de uma reunião.
Criar ou editar a ordem de trabalhos da reunião	Como criar ou editar a ordem de trabalhos.
Adicionar participantes à reunião	Como convidar pessoas para uma reunião.
Adicionar anexos à reunião	Como adicionar anexos a uma reunião.
Enviar e-mail a todos os participantes	Como enviar um e-mail a todos os participantes da reunião.
Transferir uma reunião como um evento do iCalendar	Como transferir uma reunião como um evento do iCalendar.
Encerrar uma reunião	Como encerrar uma reunião no OpenProject.
Reabrir uma reunião	Como reabrir uma reunião no OpenProject.
Copiar uma reunião	Como copiar uma reunião no OpenProject (reuniões recorrentes).
Eliminar uma reunião	Como eliminar uma reunião no OpenProject.

Criar e editar reuniões únicas

Criar uma nova reunião

Tanto pode criar uma reunião a partir de um projeto como a partir do módulo global Reuniões.

Para criar uma nova reunião, clique no botão verde + Reunião no canto superior direito e selecione o tipo de reunião que pretende criar. Pode escolher entre reuniões únicas, recorrentes ou clássicas.

Para obter passos sobre como criar uma reunião clássica, consulte esta página. Para obter passos sobre como configurar reuniões recorrentes, consulte esta página.

Se escolher a opção única, introduza o título da reunião, a localização, a data e hora de início e a duração.

Se estiver a criar uma reunião a partir de um módulo global, terá primeiro de selecionar um projeto ao qual a reunião é atribuída.

Dica

A duração pode ser introduzida em horas e minutos. Por exemplo, para uma reunião que deve durar 1,5 horas, pode introduzir:

• 1.5h
• 90m
• 90min
• 1:30

Clique no botão Criar reunião para guardar as suas alterações. Pode então continuar a adicionar mais detalhes à reunião.

Criar ou editar a ordem de trabalhos da reunião

Após criar uma reunião, pode definir uma ordem de trabalhos da reunião.

Pode fazê-lo adicionando secções, pontos da ordem de trabalhos ou pacotes de trabalho existentes, selecionando a opção desejada sob o botão verde + Adicionar. Pode então adicionar notas a cada ponto da ordem de trabalhos.

Adicionar uma secção da ordem de trabalhos

As secções permitem-lhe agrupar os itens da ordem de trabalhos em blocos para uma melhor organização.

Para adicionar uma secção, clique no botão + Adicionar na parte inferior dos itens da ordem de trabalhos e selecione a opção Secção.

Se, antes de criar a sua primeira secção, a sua reunião já tiver pontos da ordem de trabalhos existentes, estes serão automaticamente incluídos numa secção denominada Secção sem título. Se desejar, pode mudar o nome desta secção.

Nota

Se utilizar secções, todos os pontos da ordem de trabalhos têm de ter secções.

Após adicionar uma secção, pode especificá-la ainda mais adicionando pontos da ordem de trabalhos ou pacotes de trabalho.

Também pode adicionar pontos da ordem de trabalhos a secções específicas, arrastando e largando itens em cada secção, ou clicando no botão Mais (⋯) e escolhendo a ação pretendida.

Este menu também lhe permite mudar o nome de uma secção, movê-la ou eliminar toda a secção, selecionando a respetiva opção no menu pendente por trás do ícone Mais (⋯) no lado direito. Se uma secção for movida, os pontos da ordem de trabalhos serão movidos com ela.

Dica

Também pode reorganizar as secções arrastando e largando secções para cima e para baixo.

Importante

Eliminar uma secção elimina todos os pontos da ordem de trabalhos que a contêm. Se uma secção contiver pontos da ordem de trabalhos, ser-lhe-á pedida uma confirmação antes de a eliminar.

Adicionar um ponto da ordem de trabalhos

Se selecionar a opção Ponto da ordem de trabalhos, pode dar um nome a esse ponto, adicionar notas, definir a duração prevista em minutos e selecionar um utilizador para ser apresentado junto ao ponto da ordem de trabalhos. Pode ser, por exemplo, uma reunião ou um membro do projeto responsável pelo ponto, ou alguém que irá apresentar esse tópico específico.

Por predefinição, ao criar um ponto da ordem de trabalhos, este será pré-preenchido com o nome do utilizador que adiciona o ponto da ordem de trabalhos, mas pode ser removido ou substituído por um dos outros participantes da reunião.

As secções mostrarão a soma de todas as durações de todos os pontos que as contêm (ou, pelo menos, daqueles que têm uma duração especificada).

Dica

Se necessitar de armazenar a ordem de trabalhos fora do OpenProject, pode gerar um PDF otimizado utilizando a função de impressão (Ctrl/Cmd + P).

Associar um pacote de trabalho a uma reunião

Se selecionar a opção Pacote de trabalho, pode associar um pacote de trabalho introduzindo um ID de pacote de trabalho ou começando a escrever uma palavra-chave, o que abrirá uma lista de opções possíveis.

Editar ordem de trabalhos de uma reunião

Após ter finalizado a ordem de trabalhos, pode sempre editar os pontos da ordem de trabalhos, adicionar notas, mover um ponto para cima ou para baixo ou eliminá-lo. Se clicar no ícone do menu Mais (três pontos) no lado direito de cada ponto da ordem de trabalhos, aparece um menu de opções disponíveis, que inclui editar, copiar a ligação para a área de transferência, mover o ponto da ordem de trabalhos dentro da ordem de trabalhos ou eliminar a mesma.

Também pode reordenar os pontos da ordem de trabalhos clicando na pega de arrastamento (o ícone com seis pontos) na margem esquerda de cada ponto da ordem de trabalhos e arrastando esse ponto para cima ou para baixo.

As durações de cada ponto da ordem de trabalhos são automaticamente somadas. Se essa soma exceder a duração planeada introduzida nos Detalhes da reunião, a duração dessas horas da ordem de trabalhos que excedem a duração planeada aparecerá a vermelho para o avisar desse facto.

Adicionar resultados de pontos da ordem de trabalhos

Durante uma reunião, as partes interessadas tomam frequentemente determinadas decisões, acrescentam informações úteis ou anotam pontos de seguimento. No OpenProject, estes podem ser adicionados como resultados a cada ponto da ordem de trabalhos. Para registar os resultados, o estado da reunião tem primeiro de ser definido para em curso. Uma vez em curso, haverá um botão +Resultado no final de cada ponto da ordem de trabalhos. Para adicionar um resultado, basta clicar neste botão.

Aparecerá um editor que lhe permite introduzir e formatar texto, à semelhança da edição de uma página wiki.

Clique em Guardar para adicionar os resultados da ordem de trabalhos.

Depois de guardar o resultado de um item da ordem de trabalhos, pode continuar a editá-lo. Clique no menu Mais (três pontos) no lado direito de cada item de resultado e selecione Editar resultado.

Este menu também lhe permite Copiar a ligação para a área de transferência e Remover o resultado.

Dica

Os resultados também são apresentados no separador Reuniões de um pacote de trabalho num formato só de leitura.

Adicionar um pacote de trabalho à ordem de trabalhos

Existem duas formas de adicionar um pacote de trabalho à ordem de trabalhos de uma reunião.

• A partir do módulo Reuniões: utilizando o botão + Adicionar para adicionar um ponto da ordem de trabalhos do pacote de trabalho ou
• A partir de um determinado pacote de trabalho: utilizando o botão + Adicionar à reunião no separador Reuniões

Pode adicionar um pacote de trabalho a reuniões futuras ou anteriores, desde que o pacote de trabalho esteja marcado como aberto.

Dica

As próximas reuniões são apresentadas por ordem cronológica, da reunião mais próxima até à mais distante. As reuniões anteriores são apresentadas por ordem cronológica inversa, da reunião mais recente para a mais antiga.

Editar uma reunião

Se pretender alterar os detalhes de uma reunião, por exemplo, a hora ou a localização, abra a vista de detalhes da reunião clicando no ícone de roda dentada junto a Detalhes da reunião.

É apresentado um ecrã de edição, onde pode ajustar a data, a hora, a duração e a localização da reunião.

Não se esqueça de guardar as alterações clicando no botão Guardar. Cancelar fá-lo-á regressar à vista de detalhes.

Dica

Se alguém editar ou atualizar a página da reunião atual em simultâneo, e guardar as suas alterações, você e todos os outros utilizadores na mesma página serão notificados desse facto com uma pequena faixa na parte superior da página. Clique no botão Recarregar para carregar a versão atualizada da página.

Para editar o título da reunião, selecione o menu pendente por trás dos três pontos e selecione Editar título da reunião.

Participantes da reunião

Adicionar participantes à reunião

Verá a lista de todos os membros do projeto convidados em Participantes. Pode adicionar participantes (Convidados e Participantes) a uma reunião no modo de edição. O processo é o mesmo, quer esteja a criar uma nova reunião ou a editar uma já existente. Tanto pode clicar no ícone de roda dentada junto à secção Participantes como clicar na ligação Adicionar participantes por baixo da lista de participantes existentes.

Verá a lista de todos os membros do projeto e poderá saber, com base nas marcas de verificação junto ao nome na coluna Convidados, quem foi convidado. Após a reunião, pode registar quem realmente participou utilizando as marcas de verificação na coluna Participou.

Para remover um membro do projeto convidado de uma reunião, basta desmarcar ambas as marcas de verificação.

Clique no botão Guardar para confirmar as alterações.

Enviar e-mail a todos os participantes

Pode enviar um lembrete por e-mail a todos os participantes da reunião. Selecione o menu pendente clicando no ícone Mais (três pontos) no canto superior direito e selecione Enviar e-mail a todos os participantes. Um lembrete por e-mail com os detalhes da reunião (incluindo uma ligação para a reunião) é imediatamente enviado a todos os convidados e participantes.

Anexos da reunião

Pode adicionar anexos nas reuniões na secção Anexos no canto inferior direito. Tanto pode utilizar a ligação +Anexar ficheiros para selecionar ficheiros do seu computador como arrastá-los e largá-los.

Os anexos adicionados podem ser adicionados à secção Notas dos pacotes da ordem de trabalhos, arrastando e largando-os da secção Anexos.

Histórico da reunião

Pode acompanhar as alterações feitas a uma reunião e por que utilizador. Selecione o menu pendente clicando no ícone Mais (três pontos) no canto superior direito e selecione Histórico da reunião.

Isto apresentará os detalhes do histórico da reunião.

Transferir uma reunião como um evento do iCalendar

Pode transferir uma reunião como um evento do iCalendar. Selecione o menu pendente clicando no menu Mais (três pontos) no canto superior direito e selecione Transferir evento do iCalendar.

Leia mais sobre como subscrever um calendário.

Alterar estado da reunião

As reuniões no OpenProject podem ter três estados diferentes: Aberta, Em curso e Fechada. Dependendo do estado da reunião, estão disponíveis diferentes opções, tais como editar a ordem de trabalhos, adicionar resultados ou finalizar a reunião. Pode fazer a transição entre estes estados utilizando o botão de estado da reunião com um menu pendente por baixo do nome da reunião ou no painel do lado direito.

Se clicar neste botão, são apresentadas as seguintes opções de estado:

Abrir: reverte a reunião para um estado editável, mas os resultados existentes permanecem só de leitura.

Em curso: permite a documentação dos resultados para os pontos da ordem de trabalhos.

Fechada: bloqueia a reunião e impede outras edições.

Estado de reunião aberta

Quando uma reunião está Aberta, pode preparar a ordem de trabalhos adicionando ou removendo pontos da ordem de trabalhos. Quando a ordem de trabalhos estiver pronta, a reunião pode ser marcada como Em curso.

Dica

Num estado de reunião aberta, para além do menu de estado, verá diretamente a ligação Marcar como em curso à direita.

Marcar reunião em curso

Quando a ordem de trabalhos estiver pronta, a reunião pode ser marcada como Em curso. Para marcar uma reunião em curso, pode utilizar o menu pendente de estado no lado direito ou por baixo do nome da reunião.

Definir uma reunião Em curso permite-lhe adicionar Resultados do item da ordem de trabalhos utilizando os botões +Resultado.

Quando todos os resultados estiverem documentados, pode encerrar a reunião. Para o fazer, utilize o menu pendente de estado no lado direito ou por baixo do nome da reunião.

Encerrar uma reunião

Quando todos os resultados estiverem documentados, pode encerrar a reunião. Para o fazer, utilize o menu pendente de estado no lado direito ou por baixo do nome da reunião.

Dica

Numa reunião marcada como em curso, para além do menu de estado, verá diretamente a ligação Encerrar reunião à direita.

Encerrar uma reunião bloqueia o estado atual e torna-o apenas de leitura.

Reabrir uma reunião

Depois de uma reunião ter sido encerrada, já não pode ser editada. Os membros do projeto com permissão para editar e encerrar reuniões verão, no entanto, uma opção Reabrir reunião. Clicar neste botão reabre uma reunião e permite-lhe editar mais.

Copiar uma reunião

Pode copiar uma reunião existente. Isto é útil se tiver reuniões recorrentes. Para copiar uma reunião, clique nos três pontos no canto superior direito e selecione Copiar.

Será aberto um modal que lhe permitirá ajustar o título, a hora, a localização e outros detalhes da reunião copiada. Por predefinição, a data da reunião copiada será definida para o dia seguinte. Também tem a opção de copiar a ordem de trabalhos, os anexos e a lista de participantes. Também tem a opção de enviar um e-mail a todos os participantes após a reunião ter sido copiada.

Se copiar uma reunião encerrada, o novo estado da reunião será automaticamente definido como aberto. Não se esqueça de guardar a reunião copiada, clicando no botão Criar reunião.

Eliminar uma reunião

Pode eliminar uma reunião. Para o fazer, clique nos três pontos no canto superior direito, selecione Eliminar reunião e confirme a sua escolha.