Estudo de caso
medius KLINIKEN
O grupo hospitalar sem fins lucrativos medius KLINIKEN confia na gestão de projetos do OpenProject, para planear e controlar projetos complexos segundo o PRINCE2.
www.medius-kliniken.de
Com a descontinuação da versão auto-administrada do Jira Server, procurámos soluções alternativas para um software de gestão de projetos auto-hospedado. As funcionalidades do Taiga não eram suficientes para todas as nossas necessidades interdisciplinares. Podemos configurar o OpenProject de forma flexível e abrangente, segundo as nossas necessidades. É o software versátil que nos permite planear os projetos de forma eficiente, gerir o tempo e controlá-los de forma assíncrona.
A medius Kliniken confia na gestão de projetos PRINCE 2 com o OpenProject
O grupo hospitalar sem fins lucrativos medius Kliniken, composto por 3 clínicas e outros centros de cuidados médicos, academias de enfermagem e consultórios, com mais de 3.300 funcionários, baseia-se na metodologia de gestão de projetos estruturada segundo PRINCE2 para planeamento e gestão de projetos complexos. Cerca de 80 pessoas trabalham ativamente no OpenProject.
A medius Kliniken utiliza o OpenProject para mapear os seus projetos segundo o PRINCE2, em particular para a configuração inicial dos ambientes de projeto e para a conclusão dos projetos. Existem listas de verificação para cada fase do projeto. Particularmente, antes do arranque de um projeto até à aprovação e conclusão do projeto, o OpenProject fornece estruturas muito claras para todos os participantes no projeto.
Estruturação de projetos complexos com o OpenProject, através do planeamento detalhado das ordens de projeto iniciais
Novas encomendas de projetos, como a introdução da cirurgia assistida por robôs através de sistemas cirúrgicos daVinci, ou a padronização e modernização de Viewpoint, o software para a documentação estruturada de imagens e resultados de ultra-sons, são criadas no OpenProject. No início de um novo projeto, as questões detalhadas devem ser respondidas de forma estruturada, e numa sequência predefinida sob a forma de pacotes de trabalho no OpenProject.
Os tipos de pacotes de trabalho são configurados segundo o PRINCE2, o que significa que os produtos do projeto e as ordens de trabalho são descritos de forma muito precisa, e aprovados pelos gestores de linha e pelos utilizadores finais em causa. A implementação efetiva dos projetos no OpenProject é então deixada às equipas, que podem, por exemplo, utilizar quadros. No final do projeto, é criado um relatório de encerramento detalhado.
Mais transparência e decisões mais rápidas nos processos de aprovação e financiamento
Os processos de aprovação (por exemplo, aprovações de proteção de dados, responsáveis pela informação e segurança (ISB), aprovações de conselhos de empresa) são significativamente acelerados com a utilização do OpenProject, graças à opção de processamento assíncrono. As declarações podem ser carregadas diretamente, as questões podem ser esclarecidas através de pacotes de trabalho, e o estado e as responsabilidades são transparentes a todo o momento.
Graças ao OpenProject, é fácil acompanhar questões complexas e programas de financiamento, como o cumprimento de quase 100 critérios obrigatórios e opcionais no âmbito da Lei do Futuro dos Hospitais. Aqui, podem ser mapeadas relações complexas no OpenProject, como o mapeamento 1:n dos dados de financiamento para projetos, ou as relações n:m dos critérios obrigatórios para projetos. Estas podem ser apresentadas de forma transparente e acompanhados através das relações no OpenProject.
Configuração flexível
O OpenProject pode ser adaptado aos respetivos requisitos, como a implementação de projetos segundo o PRINCE2.
50% de poupança de tempo até à aprovação
O processamento assíncrono das aprovações no OpenProject significa que os processos são feitos muito mais rapidamente.
Transparência do progresso
Para o planeamento global do projeto, existe um filtro de pacote de trabalho adicional para as partes interessadas, que apresenta o progresso do projeto em qualquer altura.
Processos claros
Os projetos seguem um processo claro segundo o PRINCE2, e são especificados exatamente numa proposta de projeto no início, para evitar surpresas mais tarde.
Gráficos de Gantt
Planeamento global do projeto.
O planeamento global do projeto, incluindo as dependências, é claramente apresentado num gráfico de Gantt.
Pacotes de trabalho
Tipos e descrições por defeito.
Os tipos de pacotes de trabalho são configurados segundo o PRINCE2, e estão disponíveis num modelo de projeto, que deve ser respondido em pormenor para cada ordem de projeto.
Relações
Mostrar relações na lista de pacotes de trabalho.
Especialmente para questões complexas como o cumprimento dos critérios de elegibilidade, as relações servem para manter uma visão geral dos projetos e dos critérios obrigatórios associados.
Wiki
Documentação detalhada.
Criação de documentos detalhados de gestão do projeto, incluindo listas de verificação, na wiki.
