Estudo de caso

FITKO e openDesk:
Uma plataforma de gestão central para a normalização federal de TI

Como a FITKO utiliza o OpenProject para colaboração no Conselho Federal de Normalização de TI.

docs.fitko.de

FITKO e openDesk:<br>Uma plataforma de gestão central para a normalização federal de TI

Com o OpenProject como parte do openDesk, temos uma plataforma central e flexível em uso que torna o nosso trabalho como escritório do Conselho Federal de Normalização de TI muito mais fácil — desde o planeamento das nossas reuniões, a realização e documentação dessas reuniões até à gestão centralizada das normas federais de TI, o software apoia-nos na colaboração e gestão dos nossos projetos.

Tobias Schuh

FITKO (Cooperação Federal de TI)

Coordenador de Normas de TI

Sobre a FITKO: Cooperação Federal de TI

A Cooperação Federal Alemã de TI (FITKO) é a organização de implementação Agile para o Conselho de Planeamento de TI. Em seu nome, impulsiona a digitalização da administração pública. Como ligação e moderador entre o governo federal, os estados federais e as autoridades locais, apoia o Conselho de Planeamento de TI no desenvolvimento e implementação de normas e projetos conjuntos de TI. O seu objetivo é promover a digitalização através de processos e tecnologias normalizados e simplificar a cooperação federal. A FITKO foi fundada em 2020 e trata de temas como a arquitetura e a normalização de TI. Gere os projetos e produtos do Conselho de Planeamento de TI. Também desenvolve formatos de diálogo e informação para o intercâmbio federal e apoia os comités do Conselho de Planeamento de TI, como o Conselho Federal de Normalização de TI (FIT-SB).

O desafio: simplificar os processos e promover a cooperação federal digital

O trabalho da FITKO caracteriza-se por um grande número de tarefas e intervenientes. Isto inclui o planeamento eficiente das reuniões e tarefas do FIT-SB, a coordenação dos tópicos das reuniões e, ao mesmo tempo, a manutenção de uma visão geral do extenso portefólio de normas federais de TI. Para simplificar estes processos complexos, a FITKO recorreu ao openDesk, uma plataforma que combina aplicações de código aberto estabelecidas. Com esta solução, a FITKO conseguiu realizar a gestão centralizada de reuniões e normas num ambiente estruturado e transparente no OpenProject.

openDesk como a chave para a colaboração

Os membros do FIT-SB podem utilizar o openDesk de várias formas, por exemplo, como armazenamento na nuvem para partilha de ficheiros com o Nextcloud, para edição colaborativa de documentos com o Collabora Online, para gestão de reuniões e tarefas no OpenProject e para videoconferência através do Jitsi.

Em particular, a combinação do OpenProject e do Nextcloud funciona como uma plataforma de colaboração central para ligar tarefas e pontos da ordem de trabalhos e documentos associados. O OpenProject é utilizado em duas áreas centrais:

Gestão das reuniões do Conselho Federal de Normalização de TI e para uma maior transparência do portefólio das Normas Federais de TI.

Planeamento eficiente das reuniões do Conselho Federal de Normalização de TI

No OpenProject, as informações relevantes, como a ordem de trabalhos, as atas, as tarefas e responsabilidades associadas, são preparadas e disponibilizadas a todos os membros do FIT-SB de uma forma clara e facilmente acessível. As discussões e decisões são registadas e documentadas de forma transparente.

Por conseguinte, são criados novos tópicos de reuniões como pacotes de trabalho, elaborados e documentados. Outros documentos de reuniões são carregados no Nextcloud e ligados diretamente ao pacote de trabalho correspondente ao tópico da reunião no OpenProject.

A priorização dos tópicos da reunião ocorre num quadro no OpenProject. Os tópicos da próxima reunião são atribuídos à data da próxima reunião, com base no estado no OpenProject. As reuniões são planeadas, realizadas e documentadas através do módulo de reuniões.

Base de dados central para as normas federais de TI

Outro objetivo era estabelecer uma plataforma de informação para as normas federais de TI. Esta fornece uma visão geral das Normas Federais de TI (Normas FIT) do Conselho de Planeamento de TI. O OpenProject funciona como uma “fonte única de verdade”, gerindo as normas de forma estruturada. No OpenProject, enquanto fonte central de dados, as Normas Federais de TI (Normas FIT) são mantidas através de vários tipos de pacotes de trabalho e utilizando vários campos personalizados com atributos e metadados adicionais, como o estado, a descrição, o logótipo ou as informações de contacto. As listas personalizadas permitem uma apresentação clara das normas para diferentes grupos-alvo.

Esta informação é automaticamente lida através da API REST do OpenProject e transferida para a plataforma de informação pública para as Normas Federais de TI.

O código fonte para este desenvolvimento interno da FITKO foi, por sua vez, publicado e documentado no openCode.

Soberania e segurança dos dados

Sendo uma solução de fonte aberta, o openDesk garante o controlo total dos dados, protege as informações sensíveis e apoia a soberania digital da administração pública.

Gestão centralizada da informação

A FITKO utiliza o OpenProject para estruturar as Normas Federais de TI, gerir a informação relevante de forma centralizada e disponibilizá-la a todos os participantes em qualquer altura.

Transparência e clareza

Com o OpenProject, as reuniões, as tarefas e os processos de decisão são claramente documentados para que todos os envolvidos tenham sempre uma visão geral dos desenvolvimentos atuais.

Personalização e configurabilidade

Graças à personalização individual e à sua API, bem como a integrações como o Nextcloud, o OpenProject pode ser adaptado de forma ótima aos requisitos específicos da FITKO.

Pacotes de trabalho

Criar tópicos e tarefas de reuniões

A FITKO cria e gere tópicos de reuniões através de pacotes de trabalho centralmente no OpenProject. Todas as informações importantes são visíveis e podem ser agendadas para o Conselho de Normalização de TI.

Integração com o Nextcloud

A combinação com o Nextcloud como parte do openDesk facilita a gestão de ficheiros

Os documentos de reuniões podem ser adicionados ao Nextcloud e ligados diretamente aos pacotes de trabalho através da integração do OpenProject. Uma estrutura de pastas intuitiva assegura uma melhor organização dos ficheiros e documentos de reuniões.

Quadros

Veja, discuta e faça a gestão de tópicos da ordem de trabalhos de reuniões

Pode aceder aos tópicos das reuniões nos quadros do OpenProject. O Presidente do Conselho Federal de Normalização de TI e o Gabinete do Conselho Federal de Normalização de TI utilizam este quadro para planear a reunião seguinte.

Reuniões

Estruturação, implementação e documentação das reuniões do Conselho Federal de Normalização de TI.

As reuniões do Conselho Federal de Normalização de TI são planeadas, conduzidas e documentadas no módulo de reuniões do OpenProject. Os tópicos da próxima reunião (pacotes de trabalho) são atribuídos diretamente à próxima reunião e aí definidos como prioritários. Os resultados são documentados e partilhados com os participantes.

API REST

A API REST do OpenProject é utilizada para transferir a informação das Normas FIT do OpenProject para um diretório central de documentação.

A FITKO utiliza a API OpenProject para gerir as normas federais de TI de forma estruturada e para as disponibilizar automaticamente numa plataforma de informação central. Os scripts são utilizados para ler os dados relevantes do OpenProject e transferi-los para o portal da FITKO, de modo a que a informação atualizada e consistente esteja sempre disponível. A documentação e o código fonte podem ser encontrados no openCode.