Administración Agile simplificada: digitalice las tareas internas con OpenProject
Los métodos Agile hacen que las administraciones sean más eficaces, pero sin el software adecuado, las buenas ideas suelen quedarse en eso. La gestión moderna de tareas permite controlar los procesos de manera eficiente y reaccionar con flexibilidad a los cambios. OpenProject ofrece exactamente esta posibilidad: una solución de código abierto personalizable que garantiza un control total sobre los datos con un alto nivel de funcionalidad. Rentable.
En este artículo, puede aprender…
- cómo la gestión de tareas puede ayudar con la introducción de procesos Agile,
- qué funciones debe tener un software de gestión de proyectos Agile en administración,
- cómo OpenProject cumple estos requisitos,
- qué administraciones públicas de Alemania están trabajando con éxito con OpenProject y qué funciones aprecian especialmente.
¿Cómo hacer que la administración digital funcione? Reducir la complejidad y aumentar la eficiencia
¿Le suenan las interminables listas de Excel, los correos electrónicos perdidos y las bandejas de entrada desbordadas? Muchos equipos administrativos se enfrentan a herramientas obsoletas y flujos de trabajo rígidos que ralentizan su trabajo diario en lugar de facilitarlo. Se supone que la digitalización debe ayudar, pero con demasiada frecuencia trae soluciones complicadas, caras y poco prácticas.
Lo entendemos: mucha gente ya no quiere oír hablar de digitalización. Demasiadas iniciativas han prometido mejoras, pero en su lugar han terminado añadiendo más complejidad. La verdadera pregunta es: ¿Cómo pueden las herramientas digitales simplificar realmente el trabajo administrativo, sin crear nuevos obstáculos?
OpenProject ofrece un enfoque pragmático en este sentido. El proyecto de código abierto y el software de gestión de tareas ayudan a estructurar claramente las tareas y a hacer más eficientes los procesos. Sin sobrecargar a los empleados con complejidades innecesarias. Libertad de diseño para los administradores, aplicación sencilla y perfectamente adaptada para los empleados.
Presentamos los procesos Agile con una gestión de tareas eficiente
La gestión digital de tareas es un elemento clave en el camino hacia una mayor agilidad en la administración. Cada día, en las administraciones públicas se crean numerosas tareas, aprobaciones y procesos que deben coordinarse. Sin una estructura clara, esto conduce a retrasos, trabajo extra y falta de transparencia. La gestión profesional de tareas garantiza que:
- las responsabilidades están claramente definidas,
- todas las tareas se pueden rastrear en todo momento,
- los procesos de trabajo se ejecutan de manera eficiente y transparente.
El trabajo Agile no significa caos, sino flexibilidad con una estructura básica al mismo tiempo. El personal administrativo puede reaccionar más rápidamente a los cambios y adaptar su trabajo a las necesidades actuales. En lugar de adaptar constantemente procesos rígidos, las estructuras Agile pueden crear flujos de trabajo más eficientes que crecen dinámicamente. Esto permite una forma de trabajar sostenible y preparada para el futuro en la administración.
¿Qué funciones necesita el software de gestión de tareas en la administración?
Para que la gestión de tareas en la administración funcione de forma sencilla y eficiente, el software debe tener las siguientes características:
- Fácil de usar: solo los administradores tienen que lidiar con los detalles técnicos; para todos los demás, el funcionamiento es sencillo e intuitivo.
- Métodos flexibles: composición personalizada de métodos Agile y clásicos, en un sistema modular, adecuado para los métodos de trabajo de la administración respectiva.
- Tareas en paquetes de trabajo: toda la información recopilada en un solo lugar, con responsabilidades claras y progreso rastreable.
- Protección de datos y cumplimiento: por supuesto, debe garantizarse la seguridad y el cumplimiento del RGPD.
- Sin dependencia de un proveedor: las administraciones públicas deben mantener el control total sobre sus datos en todo momento.
Cinco estrellas para OpenProject: perfecto para la gestión de tareas en la administración
Las exigencias a las administraciones modernas aumentan a cada paso: más tareas, más regulaciones y más digitalización. OpenProject es una solución que se desarrolló precisamente para estos desafíos. No más hojas de cálculo de Excel como «xxx_new-2», solo gestión de tareas centralizada respaldada por procesos Agile.
Pongamos a prueba OpenProject y examinemos más de cerca los cinco requisitos mencionados anteriormente:
| Función | Descripción |
|---|---|
| ⭐ Fácil de usar para todos los empleados | - Los administradores pueden configurar la instancia con la ayuda de amplias opciones de configuración, de modo que resulte fácil de utilizar para los usuarios. |
| ⭐ Flujos de trabajo estructurados con responsabilidades claras | - Las tareas se asignan de forma transparente, para que todo el mundo sepa quién es responsable de qué. - Las actualizaciones de estado y las notificaciones automáticas garantizan la trazabilidad de todo el flujo de trabajo. |
| ⭐ Flexibilidad con métodos Agile y tradicionales | - Ya sea Kanban, Scrum o diagramas de Gantt - OpenProject soporta varias formas de trabajar. - Los equipos gubernamentales pueden utilizar métodos híbridos e introducir gradualmente procesos Agile. |
| ⭐ Protección de datos y soberanía digital | - OpenProject es de código abierto, lo que proporciona a las administraciones públicas un control total sobre sus datos. - El cumplimiento del RGPD y las opciones de alojamiento seguro garantizan la máxima seguridad. |
| ⭐ Solución sostenible y preparada para el futuro | - No depende de proveedores propietarios, ya que OpenProject es abierto, ampliable y personalizable. - Las actualizaciones periódicas y una comunidad activa impulsan el desarrollo continuo. |
Consejo
openDesk: su suite segura de oficina y colaboración: ¿Conoce ya openDesk? El paquete de ofimática y colaboración incluye herramientas de código abierto de eficacia probada explícitamente para el trabajo administrativo digital, incluido OpenProject para la gestión eficaz de tareas y procesos Agile. Más información sobre openDesk.
Funciones para una administración Agile con OpenProject - una visión general
El éxito del trabajo administrativo digital requiere algo más que la gestión de tareas. OpenProject ofrece una amplia gama de funciones especialmente adaptadas a las necesidades de las administraciones públicas, como:
- Tableros Agile: gestione tareas y procesos de forma visual, establezca prioridades de forma flexible y mantenga una visión de conjunto.
- Reuniones: planifique reuniones de forma estructurada, vincúlelas a paquetes de trabajo e integre así fácilmente métodos Agile como los diarios.
- Alertas y notificaciones de fechas: no vuelva a perderse las fechas importantes y manténgase informado a tiempo.
- Individual actions and workflows - Define automated processes for recurring tasks and make workflows more efficient.
- Seguimiento de tiempos y costes: realice un seguimiento preciso de las horas de trabajo y los presupuestos para gestionar los proyectos y los recursos de forma óptima.
He aquí un ejemplo de tablero de estado creado en OpenProject:
Consejo
¿Lo sabía? OpenProject es su mejor opción si no utiliza exclusivamente funciones de gestión de proyectos Agile o clásicas. Ofrece un alto grado de personalización y una administración flexible. Lea aquí su mejor combinación con la gestión híbrida de proyectos.
Las administraciones públicas europeas trabajan con éxito con OpenProject
OpenProject ha sido una opción popular para la gestión de proyectos y tareas en el sector público mucho antes del lanzamiento de openDesk. Ya hemos esbozado varias razones para ello. Ahora, eche un vistazo a ejemplos concretos del mundo real. Hemos hablado con clientes y creado estudios de casos para ofrecer transparencia sobre los retos típicos a los que se enfrentan las administraciones públicas y cómo exactamente OpenProject (y sus principales funciones clave) ofrece una solución.
¿Cómo utilizan OpenProject las instituciones públicas alemanas?
Puede encontrar los siguientes y más casos prácticos en esta página sobre gestión de proyectos para el sector público.
FITKO (Cooperación Federal en materia de TI)
*«Con OpenProject como parte de openDesk, disponemos de una plataforma centralizada y flexible que facilita enormemente nuestro trabajo como oficina de la Junta Federal de Normalización de TI, desde la planificación, ejecución y documentación de reuniones hasta la gestión centralizada de las normas federales de TI. El software nos ayuda en la colaboración y la coordinación de nuestras iniciativas». *
Tobias Schuh, Coordinador de Estándares de TI en FITKO (Cooperación Federal en materia de TI)
FITKO se enfrenta al importante reto de coordinar y racionalizar numerosas tareas y partes interesadas. Con la introducción de openDesk, los miembros de FITKO tienen ahora acceso a una suite de oficina y colaboración centralizada y segura que permite precisamente eso. Más información en el caso de estudio de FITKO con OpenProject.
Ciudad de Ravensburg
«OpenProject nos permite planificar a largo plazo y de forma fiable sin sobrecargar a nuestro personal. Como municipio, OpenProject nos ha dado por fin la oportunidad de gestionar adecuadamente nuestra planificación de recursos. La plataforma ofrece una gran fiabilidad y transparencia en lo que respecta a la distribución de la carga de trabajo».
Eric Fischer, antiguo Responsable de procesos y proyectos de digitalización en la ciudad de Ravensburg.
La ciudad de Ravensburg es solo uno de los muchos municipios que confían en OpenProject. Desde 2023, Ravensburg utiliza OpenProject principalmente para la gestión de proyectos tradicionales, utilizando funciones como los diagramas de Gantt y el módulo de tiempo y costes. Uno de los principales retos antes de introducir OpenProject era hacer visible la carga de trabajo de los empleados. Ahora es posible realizar un seguimiento preciso de las cargas de trabajo y, lo que es más importante, a tiempo para redistribuir las tareas cuando sea necesario. Lea más en el estudio de caso sobre la ciudad de Ravensburg y OpenProject.
¡Ciudad de Ravensburg con logotipo
Conclusión: Empiece con Agile ahora, a su propio ritmo
¿Cuál es la mejor manera de conocer OpenProject? ¡Pruébelo! Puede probar OpenProject de forma gratuita durante 14 días sin compromiso. Descubra por sí mismo lo intuitiva y eficaz que puede ser la gestión digital de tareas para su administración.
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