Cómo ahorrar tiempo utilizando macros en los editores de OpenProject
La gestión manual de los datos y documentos del proyecto es frustrante y requiere mucho tiempo. Necesita una forma de mantener las cosas organizadas sin esfuerzo adicional ni conocimientos técnicos. Aquí es donde trabajar con macros puede cambiar las reglas del juego. Si aún no los utiliza, no se preocupe: pueden parecer técnicos al principio, pero en realidad son fáciles de usar una vez que se comprenden. Siga leyendo para descubrir cómo las macros pueden facilitarle el trabajo en OpenProject y ahorrarle mucho tiempo y nervios.
¿Qué son las macros?
Entonces, ¿qué son las macros en los editores y cómo pueden ayudarle?
Definición general: Las macros son herramientas dinámicas o comandos que automatizan tareas repetitivas insertando o recuperando datos específicos en documentos o sistemas. Ayudan a ahorrar tiempo y a reducir el esfuerzo manual.
Macros en OpenProject
Las macros en OpenProject son atajos dinámicos que ayudan a automatizar tareas repetitivas. Con sólo unos clics, las macros le permiten extraer automáticamente atributos -como destinatario, estado o asunto- en cualquier editor de texto enriquecido. OpenProject ofrece editores de texto enriquecido en descripciones de paquetes de trabajo, páginas wiki, foros y actas de reuniones.
En lugar de actualizar manualmente el contenido en diferentes áreas, las macros se encargan de ello por usted, garantizando la coherencia y la información actualizada en todo su sistema. Y aquí viene lo mejor: no necesita ser un experto técnico para utilizarlos. Las macros pueden ser utilizadas por cualquiera que desee acelerar su flujo de trabajo.
Por ejemplo, si está trabajando en un contrato o un informe, podría utilizar una macro como workPackageValue:1234:dueDate para obtener la fecha exacta de vencimiento de la tarea. De este modo, no tendrá que actualizar el documento manualmente cada vez que se produzca un cambio: OpenProject lo hará por usted automáticamente, manteniendo todo preciso y actualizado.
Opciones avanzadas de macros en wikis OpenProject: OpenProject también ofrece macros más potentes para las wikis, incluyendo la incrustación de tablas dinámicas de paquetes de trabajo, diagramas de Gantt, la creación de botones de paquetes de trabajo y la generación de una tabla de contenidos. Estas macros avanzadas mejoran la documentación y el seguimiento de proyectos, facilitando la integración de datos en vivo y elementos de navegación en sus páginas.
Nuevo con OpenProject 14.6: Macros relativas para paquetes de trabajo
Con el lanzamiento de OpenProject 14.6 el 9 de octubre de 2024, las macros serán aún más potentes, gracias a la introducción de macros relativas. ¿Qué significa eso? Las macros relativas hacen referencia automáticamente al paquete de trabajo en el que se insertan. Parecen macros no relativas, pero no tienen un ID de paquete de trabajo incluido. Así, workPackageValue:1234:dueDate tendrá el siguiente aspecto como macro relativa: workPackageValue:dueDate
Si utiliza plantillas para la gestión de sus proyectos, insertar macros relativas en la descripción del paquete de trabajo ayuda mucho: Cada vez que copie ese paquete de trabajo, la macro hará referencia automáticamente a los atributos del nuevo paquete de trabajo.
Esto será especialmente útil con el lanzamiento de otra característica en la que estamos trabajando actualmente: Generación de documentos PDF a partir de descripciones de paquetes de trabajo.
Próximamente: Genere PDF con un estilo agradable a partir de las descripciones de los paquetes de trabajo
Se espera que en la próxima versión principal, OpenProject introduzca una función que permita a los usuarios descargar sólo la descripción del paquete de trabajo como un PDF con un bonito estilo. Esto es ideal para crear documentos limpios y centrados, como contratos o informes específicos, sin incluir detalles adicionales como el estado o los cesionarios.
Sin embargo, si necesita personalizar más el contenido, puede utilizar macros para incluir información clave como fechas de vencimiento o usuarios responsables. Esta flexibilidad garantiza que su documento tenga un aspecto profesional a la vez que proporciona la información exacta que necesita. Además, como la información se extrae directamente de OpenProject, sus PDF están siempre actualizados, lo que reduce el riesgo de errores manuales.
Esta función puede agilizar procesos como la generación de contratos formales, resúmenes de proyectos o informes externos, todo ello manteniendo la coherencia y profesionalidad de sus datos. Si utiliza macros en las descripciones de sus paquetes de trabajo, podrá adaptar aún más el contenido a sus necesidades, lo que lo convierte en una solución versátil para diversos tipos de documentos. Lea más sobre esta función de próxima aparición en este artículo: Más allá de MS Word: Genere automáticamente archivos pdf con un bonito estilo para contratos, avisos de aprobación y órdenes de proyectos
2 Ejemplos de macros en acción: en wikis y descripciones de paquetes de trabajo
Hasta ahora, esto ha sido muy teórico. Sumerjámonos en los ejemplos para comprender plenamente el uso práctico de las macros.
Utilizar un wiki para mostrar información dinámica del proyecto
Imagine a Francesca, una gestora de proyectos, que utiliza un wiki para mantener a su equipo al día de los detalles clave del proyecto. Ahora puede insertar una tabla que enumere los principales paquetes de trabajo (Hitos) con atributos importantes como el asunto, la fecha de vencimiento, la persona asignada y el estado. En lugar de actualizar manualmente la tabla, Francesca utiliza macros como workPackageValue:1234:dueDate o workPackageValue:1234:assignee. Estas macros introducen automáticamente la información más reciente en la tabla, lo que garantiza que su equipo disponga siempre de los datos más actualizados incluidos en el wiki, sin esfuerzo manual.
Este es el aspecto que podría tener la mesa cuando Francesca la esté creando:
And this is how the same table looks like when saved:
Francesca could also use macros to embed a dynamic work package table or a Gantt chart that she can filter and sort as she wishes. In fact, embedding a work package table and then filter and sort it could be the quicker and easier solution. Here, she – or her colleagues – could also make changes directly, e.g. change the status or assignee.
Here is how Francesca’s milestones look like in an embedded work package table in the wiki – together with a small intro text:
Consejo
You might ask yourself: When would I use an embedded work package table, and when would I create my own table using macros? Well, using macros is useful if you want to change the table freely – e.g. add a column like ‘Decision’, where users can freely add context to the respective work package. Or, if you prefer to name the columns differently, like Francesca did with ‘Name of the Milestone’ (instead of ‘subject’). Also, a self-made table with macros has all styling options of a table, so you can for example adjust the width or color the cells.
And OpenProject wikis offer much more when it comes to macros! Francesca could also even configure a button to create new work packages, generate links to child wiki pages, or generate a table of contents that lists all headings on the page. These advanced features make it even easier to organize and visualize project data, ensuring accuracy and improving communication within her team.
Read all about OpenProject’s wikis in our user guide.
Using macros in work package templates
Antoine, a project manager in the public sector, handles large city planning projects that follow a consistent structure. To streamline this process, Antoine uses work package templates, for recurring tasks or milestones like “Budget Approval,” and embeds relative macros in the work package description of the template – such as workPackageValue:dueDate and workPackageValue:responsible. This allows him to easily copy and reuse templates, automatically pulling in new data each time.
Of course, Antoine or one of his colleagues still has to change the attributes in the copied work package itself, but the description then automatically updates with the correct information, saving time and ensuring accuracy.
What excites Antoine about OpenProject’s upcoming feature is the ability to generate styled PDFs from work package descriptions. This feature will allow him to download the description in a beautifully designed format, perfect for formal reporting or compliance with regulations in the public sector, where documents often need to be styled or even printed in specific formats.
Excursus: How we at OpenProject use macros in our work packages
To develop the OpenProject software, we work with the type ‘Epics’ which usually are divided into smaller feature chunks. In the work package description of the epic, we also specify the features that belong to this epic. And here is where macros are very helpful: By using them, nobody has to update the description of the epic if, for example, a feature name changes or a status is updated.
Here is an example of such a use of macros in the work package description:
Unlock the full potential of OpenProject now
OpenProject is a powerful tool, but it would be unfortunate to miss out on small yet highly effective features like macros, which can drastically improve your workflow.
By using macros and templates, your team can avoid unnecessary manual work, minimize errors, and ensure consistency across all your documents. Whether it’s project reporting, meeting minutes, or official documentation like contracts, macros allow you to standardize processes, reduce repetitive work, and keep everything up to date automatically.
This approach is especially useful for businesses working on large, complex projects, where time is valuable and managing details can become overwhelming. Macros and templates free you up to focus on what really matters.
To get the most out of OpenProject, you can also explore our training and consulting services and make sure you’re fully equipped to use all its great features. Also, don’t forget to subscribe to our newsletter and stay up to date with our frequent releases — OpenProject is constantly improving, and we’re always adding new features to help you work smarter!
