Cómo ahorrar tiempo utilizando macros en los editores de OpenProject
La gestión manual de los datos y documentos del proyecto es frustrante y requiere mucho tiempo. Necesita una forma de mantener las cosas organizadas sin esfuerzo adicional ni conocimientos técnicos. Aquí es donde trabajar con macros puede cambiar las reglas del juego. Si aún no las utiliza, no se preocupe: pueden parecer técnicas al principio, pero en realidad son fáciles de usar una vez que se comprenden. Siga leyendo para descubrir cómo las macros pueden facilitarle el trabajo en OpenProject y ahorrarle mucho tiempo y nervios.
¿Qué son las macros?
Entonces, ¿qué son las macros en los editores y cómo pueden ayudarle?
Definición general: Las macros son herramientas dinámicas o comandos que automatizan tareas repetitivas insertando o recuperando datos específicos en documentos o sistemas. Ayudan a ahorrar tiempo y a reducir el esfuerzo manual.
Macros en OpenProject
Las macros en OpenProject son atajos dinámicos que ayudan a automatizar tareas repetitivas. Con solo unos clics, las macros le permiten extraer automáticamente atributos -como destinatario, estado o asunto- en cualquier editor de texto enriquecido. OpenProject ofrece editores de texto enriquecido en descripciones de paquetes de trabajo, páginas wiki, foros y actas de reuniones.
En lugar de actualizar manualmente el contenido en diferentes áreas, las macros se encargan de ello por usted, garantizando la coherencia y la información actualizada en todo su sistema. Y aquí viene lo mejor: no necesita ser un experto técnico para utilizarlas. Cualquier que desee acelerar su flujo de trabajo puede usar las macros.
Por ejemplo, si está trabajando en un contrato o un informe, podría utilizar una macro como workPackageValue:1234:dueDate para obtener la fecha exacta de vencimiento de la tarea. De este modo, no tendrá que actualizar el documento manualmente cada vez que se produzca un cambio: OpenProject lo hará por usted automáticamente, manteniendo todo preciso y actualizado.
Opciones avanzadas de macros en wikis OpenProject: OpenProject también ofrece macros más potentes para las wikis, incluyendo la incrustación de tablas dinámicas de paquetes de trabajo, diagramas de Gantt, la creación de botones de paquetes de trabajo y la generación de una tabla de contenidos. Estas macros avanzadas mejoran la documentación y el seguimiento de proyectos, facilitando la integración de datos en vivo y elementos de navegación en sus páginas.
Nuevo con OpenProject 14.6: Macros relativas para paquetes de trabajo
Con el lanzamiento de OpenProject 14.6 el 9 de octubre de 2024, las macros serán aún más potentes, gracias a la introducción de macros relativas. ¿Qué significa eso? Las macros relativas hacen referencia automáticamente al paquete de trabajo en el que se insertan. Parecen macros no relativas, pero no tienen un ID de paquete de trabajo incluido. Así, workPackageValue:1234:dueDate tendrá el siguiente aspecto como macro relativa: workPackageValue:dueDate
Si utiliza plantillas para la gestión de sus proyectos, insertar macros relativas en la descripción del paquete de trabajo ayuda mucho. Cada vez que copie ese paquete de trabajo, la macro hará referencia automáticamente a los atributos del nuevo paquete de trabajo.
Esto será especialmente útil con el lanzamiento de otra característica en la que estamos trabajando actualmente: Generación de documentos PDF a partir de descripciones de paquetes de trabajo.
Próximamente: Genere PDF con un estilo agradable a partir de las descripciones de los paquetes de trabajo
Se espera que en la próxima versión principal, OpenProject introduzca una función que permita a los usuarios descargar solo la descripción del paquete de trabajo como un PDF con un bonito estilo. Esto es ideal para crear documentos limpios y centrados, como contratos o informes específicos, sin incluir detalles adicionales como el estado o los asignados.
Sin embargo, si necesita personalizar más el contenido, puede utilizar macros para incluir información clave como fechas de vencimiento o usuarios responsables. Esta flexibilidad garantiza que su documento tenga un aspecto profesional a la vez que proporciona la información exacta que necesita. Además, como la información se extrae directamente de OpenProject, sus PDF están siempre actualizados, lo que reduce el riesgo de errores manuales.
Esta función puede agilizar procesos como la generación de contratos formales, resúmenes de proyectos o informes externos, todo ello manteniendo la coherencia y profesionalidad de sus datos. Si utiliza macros en las descripciones de sus paquetes de trabajo, podrá adaptar aún más el contenido a sus necesidades, lo que lo convierte en una solución versátil para diversos tipos de documentos. Lea más sobre esta función de próxima aparición en este artículo: Más allá de MS Word: Genere automáticamente archivos PDF con un bonito estilo para contratos, avisos de aprobación y órdenes de proyectos
2 Ejemplos de macros en acción: en wikis y descripciones de paquetes de trabajo
Hasta ahora, esto ha sido muy teórico. Sumerjámonos en los ejemplos para comprender plenamente el uso práctico de las macros.
Utilizar un wiki para mostrar información dinámica del proyecto
Imagine a Francesca, una gestora de proyectos, que utiliza un wiki para mantener a su equipo al día de los detalles clave del proyecto. Ahora puede insertar una tabla que enumere los principales paquetes de trabajo (Hitos) con atributos importantes como el asunto, la fecha de vencimiento, la persona asignada y el estado. En lugar de actualizar manualmente la tabla, Francesca utiliza macros como workPackageValue:1234:dueDate o workPackageValue:1234:assignee. Estas macros introducen automáticamente la información más reciente en la tabla, lo que garantiza que su equipo disponga siempre de los datos más actualizados incluidos en el wiki, sin esfuerzo manual.
Este es el aspecto que podría tener la tabla cuando Francesca la esté creando:
Y este es el aspecto de la misma tabla una vez guardada:
Francesca también podría utilizar macros para incrustar una tabla dinámica de paquetes de trabajo o un diagrama de Gantt que puede filtrar y ordenar como desee. De hecho, incrustar una tabla de paquetes de trabajo y luego filtrarla y ordenarla podría ser la solución más rápida y sencilla. Aquí, ella -o sus colegas- también podrían hacer cambios directamente, por ejemplo, cambiar el estado o la persona asignada.
He aquí el aspecto de los hitos de Francesca en una tabla de paquetes de trabajo incrustada en la wiki, junto con un pequeño texto de introducción:
Consejo
Puede que se pregunte: ¿Cuándo utilizaría una tabla de paquetes de trabajo incrustada y cuándo crearía mi propia tabla utilizando macros? Pues bien, el uso de macros es útil si desea modificar la tabla libremente - por ejemplo, añadir una columna como «Decisión», en la que los usuarios puedan añadir libremente contexto al paquete de trabajo correspondiente. O, si lo prefiere, nombre las columnas de otra forma, como hizo Francesca con «Nombre del hito» (en lugar de «asunto»). Además, una tabla hecha por usted mismo con macros tiene todas las opciones de estilo de una tabla, por lo que puede, por ejemplo, ajustar la anchura o colorear las celdas.
¡Y las wikis de OpenProject ofrecen mucho más en lo que a macros se refiere! Francesca también podría incluso configurar un botón para crear nuevos paquetes de trabajo, generar enlaces a páginas wiki hijas, o generar una tabla de contenidos que enumere todos los encabezados de la página. Estas funciones avanzadas facilitan aún más la organización y visualización de los datos del proyecto, garantizando la precisión y mejorando la comunicación dentro de su equipo.
Lea todo sobre los wikis de OpenProject en nuestra guía de usuario.
Uso de macros en plantillas de paquetes de trabajo
Antoine, gestor de proyectos en el sector público, se ocupa de grandes proyectos de planificación urbana que siguen una estructura coherente. Para agilizar este proceso, Antoine utiliza plantillas de paquetes de trabajo, para tareas recurrentes o hitos como «Aprobación del presupuesto», e incorpora macros relativas en la descripción del paquete de trabajo de la plantilla - como workPackageValue:dueDate y workPackageValue:responsible. Esto le permite copiar y reutilizar fácilmente las plantillas, introduciendo automáticamente nuevos datos cada vez.
Por supuesto, Antoine o uno de sus colegas aún tiene que cambiar los atributos en el propio paquete de trabajo copiado, pero la descripción se actualiza entonces automáticamente con la información correcta, ahorrando tiempo y garantizando la precisión.
Lo que más entusiasma a Antoine de la próxima función de OpenProject es la posibilidad de generar PDF con estilo a partir de las descripciones de los paquetes de trabajo. Esta función le permitirá descargar la descripción en un formato con un bonito diseño, perfecto para la elaboración de informes formales o el cumplimiento de la normativa en el sector público, donde a menudo es necesario dar estilo a los documentos o incluso imprimirlos en formatos específicos.
Excurso: Cómo utilizamos en OpenProject las macros en nuestros paquetes de trabajo
Para desarrollar el software OpenProject, trabajamos con el tipo ‘Epics’, que normalmente se divide en fragmentos de características más pequeños. En la descripción del paquete de trabajo del Epic, también especificamos las características que pertenecen a este Epic. Y aquí es donde las macros resultan muy útiles: al utilizarlas, nadie tiene que actualizar la descripción del Epic si, por ejemplo, cambia el nombre de una característica o se actualiza un estado.
He aquí un ejemplo de ese uso de macros en la descripción del paquete de trabajo:
Libere ahora todo el potencial de OpenProject
OpenProject es una herramienta potente, pero sería una lástima que se perdiera funciones pequeñas pero muy eficaces, como las macros, que pueden mejorar drásticamente su flujo de trabajo.
Mediante el uso de macros y plantillas, su equipo puede evitar el trabajo manual innecesario, minimizar los errores y garantizar la coherencia en todos sus documentos. Ya se trate de informes de proyectos, actas de reuniones o documentación oficial como contratos, las macros le permiten estandarizar procesos, reducir el trabajo repetitivo y mantenerlo todo actualizado automáticamente.
Este enfoque es especialmente útil para las empresas que trabajan en proyectos grandes y complejos, donde el tiempo es valioso y la gestión de los detalles puede resultar abrumadora. Las macros y las plantillas le liberan para que pueda centrarse en lo que realmente importa.
Para sacar el máximo partido a OpenProject, también puede explorar nuestros servicios de formación y consultoría y asegurarse de que está totalmente equipado para utilizar todas sus magníficas funciones. Además, no olvide suscribirse a nuestro boletín y mantenerse al día de nuestros frecuentes lanzamientos: OpenProject mejora constantemente y siempre añadimos nuevas funciones para ayudarle a trabajar de forma más inteligente.
