Cómo utilizar transiciones de estado para flujos de trabajo personalizados

OpenProject es una herramienta poderosa, pero un gran poder conlleva una gran complejidad de personalización. Si es nuevo en OpenProject y tiene problemas para configurar los estados de los flujos de trabajo, no está solo. Una vez que entienda cómo funcionan las transiciones de estado en OpenProject, le encantará disponer de ellas. Lea este artículo para aprender

• qué son los estados, los roles y los flujos de trabajo, y cómo funcionan juntos,
• por qué su gestión de proyectos será mucho más potente y eficaz con flujos de trabajo personalizados,
• cómo añadir un nuevo estado y establecer un flujo de trabajo para él.

¡Vamos a ello!

Conozca sus términos: Estado, rol y flujo de trabajo

Empecemos con algo de terminología. Será mucho más rápido crear sus propios flujos de trabajo con OpenProject, si habla su idioma. Entonces, ¿qué son los estados, los roles y los flujos de trabajo? ¿Y cómo se juntan?

¿Qué es un estado en OpenProject?

El estado es un elemento clave en toda gestión de proyectos. En OpenProject, el estado también es un atributo esencial de un paquete de trabajo. Basándose en el estado, todo el mundo sabe inmediatamente cuánto ha avanzado el paquete de trabajo correspondiente.

Por defecto, en OpenProject se activan estados como Nuevo, En curso o Cerrado. Sin embargo, según el tipo de paquete de trabajo, pueden ser útiles otros estados. Por ejemplo, un paquete de trabajo del tipo Función necesita el estado En prueba, un paquete de trabajo del tipo Entrada de blog necesita más bien el estado En revisión.

Consulte nuestra guía del administrador del sistema para obtener más información sobre la gestión del estado de OpenProject.

¿Qué son los roles en OpenProject?

Los roles en OpenProject son extremadamente importantes para proporcionar a cada persona exactamente los permisos que necesita - ni más, ni menos. Además de los roles predeterminados, los administradores pueden crear sus propios roles y asignarles permisos detallados.

Además de los permisos para funciones o vistas del proyecto, los administradores también pueden asignar permisos específicos para cambios de estado en los roles de OpenProject. Exactamente estos ajustes definen entonces un flujo de trabajo en OpenProject, que examinaremos más detenidamente en la siguiente sección.

¿Qué es un flujo de trabajo en OpenProject?

Volvamos a nuestro ejemplo anterior: En primer lugar, tenemos el estado En prueba, que debería ser seleccionable por defecto para las funciones. Luego tenemos el estado En revisión, que no debería poder seleccionarse para las características, sino para los paquetes de trabajo del tipo entrada de blog.

Ahora demos un paso más y veamos los roles y los permisos: Digamos que Luke es un desarrollador y trabaja regularmente en funciones. Sin embargo, no está autorizado a probar funciones: para ello existe un equipo de control de calidad independiente. Ahora, de repente, ya no basta con asignar un conjunto de estados al tipo de paquete de trabajo Función, sino que también necesitamos distintos permisos para activar un estado, en función del rol.

Aquí es donde finalmente entra en juego el flujo de trabajo. Un flujo de trabajo en OpenProject se define como las transiciones permitidas entre estados para un rol y un tipo. En OpenProject, sus administradores locales pueden personalizar qué rol debe poder establecer qué estado para qué tarea.

Nota

Los cambios de estado de los flujos de trabajo se configuran a nivel global a través del panel de administración: Administración / paquetes de trabajo / flujo de trabajo.

El poder de la personalización: Simplifique el trabajo a los miembros del proyecto

Como administrador, tiene la posibilidad de definir flujos de trabajo específicos para cada rol, de modo que los miembros del proyecto puedan realizar exactamente los cambios de estado que necesitan. Cuanto más personalice como administrador en la cima, más fácil será el trabajo para otros roles más abajo en el proyecto.

Y recuerde: solo tiene que configurar estos ajustes una vez para que funcionen durante años. Así que coja un café y reserve una mañana para echar un vistazo más de cerca a las transiciones de estado en OpenProject. ¡Sus colegas y su futuro trabajo se beneficiarán enormemente!

He aquí un ejemplo de un entorno de trabajo típico en el que las transiciones de estado con flujos de trabajo serán muy apreciadas:

Tomemos a Luke, el desarrollador, del ejemplo anterior. Ahora su administrador Ivan quiere que Luke pueda establecer paquetes de trabajo del tipo característica de Nuevo a En desarrollo y luego a Necesita pruebas. Sin embargo, mientras que Maya, la colega de control de calidad de Luke, debería poder cambiar los estados de los paquetes de trabajo de la característica de tipo Necesita pruebas a En pruebas, esto no debería ser posible para Luke. Una configuración de permisos basada en roles como esta permite tanto al desarrollador Luke como a Maya, del departamento de control de calidad, hacer su trabajo al tiempo que evita que configuren accidentalmente un estado para el que no tienen permiso.

Este es el aspecto que tendría en OpenProject el flujo de trabajo de ejemplo para el rol Desarrollador y el tipo Función:

Guía paso a paso: Cómo añadir un nuevo estado y establecer un flujo de trabajo

Por último, repasemos todo el proceso paso a paso: ¿Qué ajustes debe configurar el administrador Ivan para definir los flujos de trabajo del tipo de paquete de trabajo Función, de modo que cada rol pueda realizar exactamente las transiciones de estado que necesita para hacer su trabajo?

1. Paso: Cree los roles, el estado y el tipo de paquete de trabajo que necesite

Si desea crear específicamente un flujo de trabajo, es posible que ya haya configurado los roles, el estado y los tipos de paquetes de trabajo que necesita. Para nuestro ejemplo, el administrador Iván tendría que crear primero un tipo de paquete de trabajo llamado Función en: Administración / Paquetes de trabajo / Tipos / Nuevo tipo.

Entonces tendría que asegurarse de que existen los estados que hemos descrito anteriormente (por ejemplo, Necesita pruebas) - y crear otros nuevos, si fuera necesario.

También tendría que establecer dos roles: desarrollador y control de calidad. Este ajuste se encuentra en Administración / Usuarios y permisos / Roles y permisos / Nuevo rol.

Consejo

Para ahorrar algo de tiempo al crear un nuevo rol, le aconsejamos que copie un flujo de trabajo existente, por ejemplo, del rol Miembro, que suele ser muy genérico. Además, asegúrese de que el nuevo rol tiene derecho a cambiar el estado de un paquete de trabajo (o a editar paquetes de trabajo, lo que incluye cambiar el estado).

2. Paso: Crear el flujo de trabajo

Ahora que hemos creado los roles y el tipo de paquete de trabajo que queremos personalizar, podemos empezar a crear un nuevo flujo de trabajo en Administración / Paquetes de trabajo / Flujo de trabajo. Para nuestro ejemplo, Iván tendría que elegir el rol Desarrollador y el tipo Función:

Importante

Versión 14.4 o inferior: al crear un nuevo flujo de trabajo, desmarque la casilla de verificación Mostrar solo los estados utilizados por este tipo. Solo es necesario marcar esta opción si está editando un flujo de trabajo existente y desea mantener la tabla libre de estados que aún no estén conectados con este tipo. Con OpenProject 14.5 y versiones superiores, la casilla estará desmarcada por defecto.

Al hacer clic en Editar, ahora puede especificar qué transiciones de estado debe poder realizar el rol seleccionado para el tipo de paquete de trabajo seleccionado. En nuestro ejemplo, Ivan quiere asegurarse de que una persona del rol Desarrollador no pueda establecer o cambiar un estado de o a nada relacionado con las pruebas. Si ahora Ivan desmarca todas las casillas relacionadas con las pruebas, la pantalla tendría este aspecto:

La tabla muestra las transiciones de estado activadas o desactivadas para los desarrolladores (rol) en paquetes de trabajo del tipo Función. Como las funciones de prueba solo deben realizarlas el departamento de control de calidad, estos estados están desactivados en la captura de pantalla.

Consejo

OpenProject permite a los administradores establecer diferentes transiciones de estado en función de si el usuario es autor o asignado del paquete de trabajo. Esto podría ser extremadamente útil para crear excepciones para los flujos de trabajo. Porque todos lo sabemos: hay excepciones a toda regla, y es muy conveniente que su herramienta le ofrezca opciones para definirlas.

Ahora, no olvide hacer clic en Guardar y su flujo de trabajo estará listo.

Para terminar: más información sobre cómo configurar y personalizar su OpenProject

Ahora ha aprendido qué significan estado, rol y flujo de trabajo en OpenProject y cómo configurar transiciones de estado para apoyar su gestión de proyectos y tareas. He aquí un rápido resumen de los consejos de este artículo:

• Antes de crear un flujo de trabajo, asegúrese de que tiene el rol, el estado y el tipo de paquete de trabajo necesarios.
• Cuando cree un nuevo rol, copie un flujo de trabajo existente para ahorrar tiempo.
• Al crear un nuevo flujo de trabajo, normalmente hay que desmarcar la casilla de verificación de Mostrar solo estados….

Encontrará más información sobre cómo configurar su instancia de OpenProject en la guía del administrador del sistema - en esta página encontrará una guía para crear flujos de trabajo personalizados.

Puede obtener más información en este artículo del blog sobre flujos de trabajo personalizados. OpenProject es una herramienta de gestión de proyectos de código abierto con una amplia gama de funciones y un potente conjunto de opciones de personalización. Le ofrece la herramienta para crear una gestión de proyectos personalizada tal y como la necesita. Y una vez configurado, trabajar con transiciones de estado y otras funciones y acciones personalizadas será divertido porque funcionará fácilmente y estará coronado por el éxito.