Más allá de MS Word: Genere automáticamente archivos PDF con un bonito estilo para contratos, avisos de aprobación y órdenes de proyecto
Los equipos de éxito siempre desafían el statu quo y buscan mejoras. Los mejores se centran en las actividades de alto valor que contribuyen al éxito del proyecto: evitan las tareas repetitivas de poco valor e invierten su tiempo en la automatización. Se sienten frustrados cuando tienen que perder tiempo identificando la última versión de un documento. Estas personas se irritan cuando tienen que ajustar manualmente los estilos en los documentos de MS Word.
En OpenProject nos apasiona la automatización. Dedicamos toda nuestra energía y tiempo a mejorar OpenProject, lo que significa automatizar todas las tareas repetitivas. Es un placer poner estas funciones de automatización a disposición de todos los usuarios de OpenProject.
Esta motivación nos llevó a desarrollar la generación automática de informes PDF como parte de la iniciativa openDesk en 2023.
Los comentarios de nuestros usuarios han sido abrumadoramente positivos, por lo que hemos decidido invertir más en este ámbito.
Actualmente estamos desarrollando una función que permite a los equipos crear automáticamente contratos, avisos formales de aprobación y órdenes de proyecto.
Separación del contenido del estilo
El problema inherente a MS Word o LibreOffice Writer es su flexibilidad y sus amplias opciones de formato. Garantizar un estilo coherente en varios documentos puede suponer mucho trabajo, lo que lleva a los profesionales cualificados a perder un tiempo valioso armonizando estilos.
Una solución a este problema es utilizar editores de contenidos y lenguajes de marcado como CommonMark. La idea es proporcionar a los autores un conjunto estandarizado de notaciones utilizadas para anotar el contenido de un documento de texto plano, ofreciendo información sobre la estructura del texto o instrucciones sobre cómo debe mostrarse. Estos lenguajes de marcado se utilizan ampliamente para los blogs, la documentación y la creación colaborativa de textos; este artículo del blog, por ejemplo, está escrito en Markdown. La ventaja es que los autores pueden centrarse en el contenido sin preocuparse del formato, ya que el estilo se gestiona por separado en las hojas de estilo. Esto centraliza toda la información sobre el estilo en un solo lugar.
Establecer una única fuente de verdad
Disponer de una única fuente de verdad es crucial para la automatización de los procesos. Todas las actividades de desarrollo en OpenProject giran en torno a este principio, ya se trate del seguimiento del tiempo, de reuniones dinámicas o de compartir paquetes de trabajo.
Para automatizar la creación de artefactos del proyecto, primero consideramos cómo establecer una única fuente de verdad. Para establecer una única fuente de verdad identificamos cuatro niveles clave:
| Fuente única de la verdad | Mapeado | Ejemplo | |
|---|---|---|---|
| 1 | Plantilla de contenido | Default description texts for work packages types | Modelo de contrato de confidencialidad |
| 2 | Formato y estilo del texto | Style sheets | Logotipo, fuente, colores, formato de texto |
| 3 | Parámetros de entrada del contrato | Work package attributes added through macros | Partes o fecha del contrato |
| 4 | Información de estado | Work package status workflows | Gerente que aprobó el contrato |
Creación automática de archivos PDF
En 2022, pusimos en código abierto la biblioteca md-to-pdf, que utilizamos internamente para crear automáticamente documentos PDF para el Anexo de Procesamiento de Datos (DPA).
Ahora hemos integrado las capacidades de esta biblioteca con las funciones de colaboración de los paquetes de trabajo. Esta función permite a cualquiera crear rápida y fácilmente documentos PDF a partir de descripciones de paquetes de trabajo. Los parámetros de entrada se añaden mediante macros, por lo que los usuarios solo tienen que introducir sus entradas en los atributos del paquete de trabajo.
Aquí tiene una captura de pantalla del [estado de desarrollo] actual (https://github.com/opf/openproject/pull/15850). La función está aún en fase de desarrollo en el momento de publicar este artículo, por lo que pueden producirse cambios antes de su lanzamiento:
Y este es el aspecto del PDF generado en la versión de desarrollo actual:
Nota
Generar PDF frente a descargar PDF: La próxima función se llamará «Generar PDF». Se añadirá a las opciones actuales del usuario para los paquetes de trabajo (a través del menú desplegable), incluida la opción «Descargar PDF». Como ya se ha mencionado, la descarga de un PDF se refiere a todo el paquete de trabajo, mientras que la generación de un PDF se refiere solo a la descripción del paquete de trabajo.
Ejemplo: crear un contrato
Supongamos que desea crear rápidamente un nuevo acuerdo de confidencialidad con un socio comercial.
Todo lo que tiene que hacer es crear un nuevo paquete de trabajo del tipo NDA. A continuación, introduzca los parámetros de entrada en los atributos correspondientes del paquete de trabajo. Los atributos introducidos se añaden automáticamente a la descripción del paquete de trabajo mediante macros como:
workPackageValue:firma-fechaworkPackageValue:nombreworkPackageValue:apellidosworkPackageValue:empresa
Haga clic en «Generar PDF». ¡Voilà! El contrato está listo para firmar y puede enviarse al socio comercial para que lo firme.
Posibles siguientes pasos
Actualmente estamos explorando varias posibilidades:
- Almacenamiento automático de los archivos PDF generados en proveedores de almacenamiento en la nube como Nextcloud o SharePoint/OneDrive.
- Ofrecer más opciones de configuración para las convenciones de denominación de archivos.
- Añadir campos de formulario para firmas electrónicas.
- Crear plantillas de estilo por defecto adicionales con estructuras de documento más avanzadas.
- Proporcionar más opciones de configuración, como fuentes personalizadas.
- Integración con soluciones de firma electrónica.
¿Qué opina?
¿Le ayudará esta función en su trabajo diario? ¿Qué más necesitaría para simplificar la creación de artefactos de proyecto y documentos legales? Comparta sus opiniones en este debate sobre funciones.
¡Si ya utiliza OpenProject, esté atento a las próximas versiones en las que habilitaremos esta función!
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