Póngase al día con confianza: cómo entender rápidamente los cambios en OpenProject tras su ausencia

Ya se trate de unas vacaciones muy necesarias o de una enfermedad inesperada, estar lejos del trabajo puede suponer un reto a la hora de mantenerse al tanto del progreso de sus proyectos. La presión para ponerse al día rápida y eficazmente puede ser abrumadora, sobre todo si se han producido actualizaciones importantes en su ausencia. El software de gestión de tareas y proyectos OpenProject ofrece una potente solución con su función Base de referencia que le permite capturar rápidamente lo que ha cambiado y en lo que debe centrarse. Acerquémonos y mostrémosle cómo ponerse al día en sus proyectos tras un tiempo de descanso.

¿De vuelta al trabajo tras su tiempo libre? ¡Recupere rápidamente el control!

Volver al trabajo tras unas vacaciones o una enfermedad es algo que mucha gente ve con inquietud: sobre todo si ya sospecha que han pasado muchas cosas en su ausencia. Ahora es el momento de volver al trabajo rápidamente y sin esfuerzo. ¿Qué ocurrió durante su ausencia? ¿Dónde debería echar un vistazo más de cerca? ¿Y cómo debo empezar?

Imagine el siguiente escenario: se ha ido una semana de merecidas vacaciones. Todo iba según lo previsto cuando usted se marchó, pero en el tiempo que estuvo fuera se pospusieron algunos plazos importantes y el equipo tuvo que reasignar algunas tareas debido a problemas imprevistos. Normalmente, no se sabe exactamente qué ha cambiado cuando se regresa. Puede que ahora tenga que preguntar a sus colegas y revisar innumerables correos electrónicos, mensajes y actualizaciones para entender dónde están las cosas. O podría utilizar una herramienta que le ofrezca una visión precisa de todas las actualizaciones importantes para que pueda priorizar rápidamente sus tareas y volver al flujo de trabajo.

Aquí es donde entra en juego la función Base de referencia de OpenProject. Está diseñada para ofrecerle una visión instantánea de los cambios que se han producido, para que pueda recuperar el control y seguir trabajando con confianza, sin perder tiempo en conjeturas e investigaciones innecesarias.

Con la ayuda de la Base de referencia y otras funciones de OpenProject, puede asegurarse de que su regreso sea fluido, sus prioridades estén claras y su productividad se restablezca lo antes posible. Así que veamos más de cerca cómo hacerlo:

Utilice la función Base de referencia de OpenProject para ponerse al día en solo unos minutos

1. Establecer una base de referencia para su periodo de ausencia

A su regreso, OpenProject facilita la puesta al día. En primer lugar, navegue hasta su proyecto y filtre la tabla de paquetes de trabajo para incluir toda la información relevante, como el tipo, el asunto, el estado, el asignado y cualquier otro atributo que necesite conocer. A continuación, cree una base de referencia para el periodo de su ausencia estableciendo un intervalo de fechas que abarque su ausencia. Esta base de referencia le proporcionará una comparación clara entre el estado de sus proyectos cuando se marchó y su estado actual, destacando cualquier cambio que se haya producido.

Nota

Si necesita establecer una base de referencia para un intervalo de fechas superior a un día, esta función está disponible como extensión de OpenProject Enterprise. Read how to upgrade from the Community version to Enterprise.

En la edición Enterprise, son posibles los siguientes intervalos de tiempo: Mostrar cambios desde…

• ayer
• last working day (specify working days in the administration)
• último mes
• una fecha específica
• entre dos fechas concretas

2. Identifique los cambios clave con una simple comparación

La función Base de referencia le muestra inmediatamente las diferencias entre el periodo seleccionado y el estado actual. Podrá ver de un vistazo los cambios en las columnas que elija, como los plazos, el progreso y las tareas asignadas. Esta rápida comparación le ayuda a priorizar sus próximos pasos y garantiza que no se pase por alto ninguna actualización importante.

Este es el aspecto que podría tener su tabla de paquetes de trabajo cuando haya establecido una base de referencia:

Los cambios clave se destacan en la captura de pantalla. Seguirá viendo el atributo anterior, ahora obsoleto. Por ejemplo, la «Conferencia 2.0» se llamaba antes «Conferencia» y las tareas de seguimiento se habían asignado al usuario Demo y ahora están asignadas a Charlotte Becker.

Además, puede ver la leyenda Base de referencia en la parte superior: la flecha a la derecha significa que un atributo «Ahora cumple los criterios de filtrado», la flecha a la izquierda que «Ya no cumple los criterios de filtrado». El triángulo significa «Mantenido con cambios» y también se muestra en una columna separada justo al principio de la tabla.

3. Colaborar eficazmente para abordar los cambios

Tras revisar los cambios, es esencial que se comunique con su equipo. Las herramientas de colaboración de OpenProject, como los comentarios sobre los paquetes de trabajo, facilitan la discusión de las actualizaciones, la resolución de cualquier problema y garantizan que todo el mundo esté de acuerdo a medida que se avanza.

Benefíciese de funciones adicionales para mantenerse al día tras una ausencia

Ponerse al día tras una pausa no consiste solo en comparar bases de referencia. OpenProject ofrece otras potentes funciones que le ayudarán a retomar el camino de forma rápida y eficaz.

1. Comience el día en Mi página

El módulo Mi página es su panel de control personal, donde puede configurar widgets para mostrar la información más importante de sus proyectos. Después de una ausencia, una Mi página bien configurada le ofrece de un vistazo una visión general de sus tareas, los plazos de los proyectos y cualquier actualización reciente. Podrá ver fácilmente los paquetes de trabajo que tiene asignados, los próximos plazos y otras métricas críticas, todo en un mismo lugar, lo que lo convierte en un excelente punto de partida para ponerse al día cada día.

Consejo

Si incluye tablas de paquetes de trabajo en su Mi página, puede habilitar también la base de referencia aquí y ver los cambios de un vistazo. Así que sin duda merece la pena echar un vistazo a Mi página y configurarla para que su trabajo comience a la perfección.

Más información sobre Mi página para OpenProject en nuestra documentación.

2. Seguimiento del progreso con tableros Agile

Los tableros Agile, como los tableros de estado, son una herramienta excelente para visualizar el estado actual de sus proyectos. A la vuelta de unas vacaciones o de una enfermedad, estos tableros pueden mostrarle rápidamente en qué punto se encuentra cada tarea, qué tareas han avanzado y qué queda por hacer. Puede filtrar por estado, prioridad o persona asignada para centrarse en la información más relevante, lo que le permitirá identificar eficazmente dónde se requiere su atención. Tenga en cuenta que el tablero Básico está incluido en la edición OpenProject Community, mientras que los tableros de Acciones, que filtran automáticamente sus columnas por editor, versión, etc., son una extensión de Enterprise.

Más información sobre tableros Agile con OpenProject en nuestra documentación.

3. Póngase al día con reuniones dinámicas

Las reuniones dinámicas en OpenProject le permiten enlazar directamente con los paquetes de trabajo y la información del proyecto. Si se ha perdido algunas reuniones durante su ausencia, puede revisar las reuniones pasadas y sus paquetes de trabajo asociados para ponerse al día de las discusiones y decisiones. Además, puede programar una «reunión de puesta al día» en la que usted y su equipo puedan revisar juntos los cambios, asegurándose de que todo el mundo está alineado y preparado para seguir adelante.

Lea más sobre las reuniones dinámicas con OpenProject en nuestra documentación.

4. Visualice los plazos de los proyectos con diagramas de Gantt

El módulo de diagramas de Gantt de OpenProject ofrece una representación visual del calendario de su proyecto, incluidas las dependencias de las tareas y los plazos. Después de su ausencia, los diagramas de Gantt pueden ayudarle a ver cómo se ha desplazado el calendario, qué tareas se han retrasado y en qué punto se encuentra el proyecto en relación con sus objetivos. Esta herramienta visual es crucial para comprender el progreso general y cualquier impacto causado por su ausencia.

Lea más sobre los diagramas de Gantt con OpenProject en nuestra documentación.

Vuelva a ponerse en marcha con OpenProject

Ponerse al día después de un tiempo fuera no tiene por qué ser abrumador. La función Base de referencia de OpenProject, junto con sus herramientas adicionales como Mi página, tableros Agile, reuniones dinámicas y diagramas de Gantt, le permite ver rápidamente lo que ha cambiado y tomar medidas decisivas.

Si busca una herramienta que le facilite la gestión de proyectos, incluso después de una pausa, OpenProject es la solución que necesita. Inicie su prueba gratuita hoy mismo y compruebe cómo puede controlar sus proyectos sin esfuerzo: https://start.openproject.com/.