Project and work package activity

OpenProject makes it easy to keep track of what’s going on in specific work packages and in your projects.

Work package activity

The Activity tab within a work package maintains a history of all updates and changes, along with all conversations concerning that work package. This tab is accessible both in full work packages view and in split screen mode.

When you first access this tab, you will see the comments and list of changes in a timeline. This timeline can be sorted in either chronological (the newest comments at the bottom) or anti-chronological order (the newest comments on top):

You can scroll up and down to go forwards or backwards in time.

By default, the activity tab shows both comments and changes, but you can filter this to only show one or the other:

Change sets

When you or another user makes changes to the work package, the updates are listed below the name of the author of those changes. All changes made within the aggregation period (defined by the administrator) are grouped together under one change set.

If a comment was also added, then the changes are listed below the associated comment.

Comentarios

Comments allow you to have a conversation about the present work package with other project members, or comment changes you have made.

To add a new comment to a work package, click on the comment box at the bottom of the Activity tab. This will expand it and give you formatting options. Click on the post icon or press Command + Enter on your keyboard to publish your comment.

The more icon (⋯) next to a comment gives you a number of additional functions.

You can:

• Copy a link to the comment on your clipboard if you want to paste a link to it elsewhere
• You can edit the comment if you are the author
• You can quote someone else’s comment in a new comment. This is useful if you want to respond to a certain part of a comment.

Emoji reactions

Starting with version 15.0, you can respond to comments with emoji reactions to quickly communicate basic messages without having to add a comment.

To do so, click on the emoji icon next to each comment and pick from one of eight possible emojis.

You can add multiple emojis, or simply click on an emoji that was already used by someone else to add to it.

Consejo

Please note that emoji reactions will not trigger notifications. If you need your colleague to be notified about your reaction, leave a regular comment.

Mentions

If you would like to direct your comment to particular project members or get their attention, you can @mention them. To do this, type @ and select the user whom you want to mention.

The user will then receive a notification, which allows them to easily see the comment in which they have been mentioned.

Automatic updates

Starting with OpenProject 15.0, changes other users make to the currently open work package are visible nearly immediately, in real-time. For example, if someone changes the assignee, edits the description and leaves a comment, all of these things will automatically be reflected in the open work package without any action on your part.

Consejo

If you are currently editing a work package and someone else edits it at the same time, you will receive a warning letting you know that you will not be able to save your changes till your refresh the page. This gives you the opportunity to copy your work elsewhere so that it isn’t lost, and that your edit do not overwrite those of someone else.

Actividad del proyecto

OpenProject le permite ver un resumen de todos los cambios recientes dentro de un proyecto. Estos incluyen cambios en:

• paquetes de trabajo (nuevos paquetes de trabajo, nuevos comentarios, cambios de estado, asignatario, fechas, campos personalizados…)
• atributos del proyecto (nombre, descripción, campos personalizados..)
• otros módulos (noticias, presupuesto, ediciones wiki, mensajes del foro, tiempo registrado…)

Para ver la actividad del proyecto, primero debe habilitarse el módulo Actividad.

Activate project activity

Dentro de un proyecto, navegue hasta la página Configuración del proyecto > Módulos. Asegúrese de que el módulo Actividad está activado y pulse el botón Guardar en la parte inferior de la página.

Ver la actividad del proyecto

Haga clic en la opción Actividad que ahora es visible en la barra lateral de un proyecto. Esto le mostrará la actividad reciente en el proyecto, con los cambios más recientes en la parte superior.

Para cada actualización relativa a un paquete de trabajo, verá:

• el id y el título del paquete de trabajo
• el nombre del proyecto o subproyecto al que pertenece ese paquete de trabajo (entre paréntesis)
• el usuario responsable del cambio
• la fecha y hora de los cambios (agregados)
• una lista de los atributos que se han modificado

A partir de la versión 12.5, el módulo Actividad también enumera los cambios en los atributos del proyecto, incluidos los campos personalizados del proyecto. Para cada actualización, verá:

• el nombre del proyecto o subproyecto
• el usuario responsable del cambio
• la fecha y hora de los cambios (agregados)
• una lista de los atributos que se han modificado

Filtrar la actividad del proyecto

Para filtrar la lista de actividades del proyecto, utilice los filtros de la barra lateral. Puede filtrar para mostrar solo uno o una combinación de los cambios concernientes:

• Presupuestos
• Noticias
• Tiempo empleado
• Ediciones wiki
• Paquetes de trabajo
• Atributos del proyecto

Además, puede optar por incluir o excluir las actualizaciones relativas a los subproyectos.

¿Cuánto tiempo atrás puedo rastrear las actividades del proyecto?

La retrospectiva para las actividades del proyecto no está limitada. Por lo tanto, puede rastrear todas las actividades del proyecto hasta el inicio del mismo. Puede configurar en los ajustes del administrador cuántos días se muestran en cada página de actividad. Por razones de rendimiento, los días mostrados deben fijarse en un nivel bajo (por ejemplo, 7 días).

Nota: La lista de actividades del proyecto está paginada. Puede hacer clic en los enlaces «Anterior» o «Siguiente» de la parte inferior de la página (cuando proceda) para navegar entre páginas.