Gestión de reuniones periódicas

Con OpenProject 15.3, se mejoraron las reuniones, introduciendo una clara distinción entre reuniones únicas y reuniones periódicas. Esta página cubre las características y funciones de las reuniones periódicas. Para obtener información sobre las reuniones únicas, consulte esta página.

Las reuniones recurrentes son útiles para programar y organizar reuniones que se celebren con regularidad y que tengan la misma estructura. Consisten en eventos individuales que se repiten con una frecuencia y un intervalo definidos, y todos ellos se basan en una plantilla de reunión compuesta por secciones, puntos del orden del día y participantes predefinidos.

Nota

El módulo Reuniones debe estar activado en la Configuración del proyecto para poder crear y editar reuniones.

Tema	Contenido
Crear y editar reuniones periódicas	Cómo crear y editar reuniones periódicas en OpenProject.
Editar plantilla de reuniones periódicas	Cómo editar una plantilla para series de reuniones recurrentes.
Editar serie de reuniones periódicas	Cómo editar series de reuniones recurrentes en OpenProject.
Editar una reunión periódica	Cómo editar una sola reunión dentro de una serie de reuniones periódicas.

Crear y editar reuniones periódicas

Puede crear una reunión periódica desde dentro de un proyecto o desde el módulo global Reuniones. Para conocer los pasos necesarios para crear una reunión clásica, consulte esta página. Para saber cómo organizar reuniones únicas, consulte esta página.

Para crear una nueva reunión recurrente, haga clic en el botón verde + Reunión de la esquina superior derecha y seleccione Recurrente.

Introduzca el título de su reunión, el lugar, la fecha y hora de inicio y fin, la duración, la frecuencia y el intervalo. Tenga en cuenta que si está creando una reunión a partir de un módulo global, primero tendrá que seleccionar un proyecto al que pertenezca la reunión.

Consejo

La duración puede introducirse tanto en horas como en minutos. Por ejemplo, para una reunión que debe durar 1,5 horas, puede introducir:

• 1,5h
• 90m
• 90min
• 1:30

Frecuencia ofrece las siguientes opciones:

• Todos los días
• Todos los días laborables
• Semanalmente

Intervalo es un campo entero obligatorio que define el patrón de repetición de una serie de reuniones. Especifica la frecuencia con la que debe repetirse una reunión dentro del esquema de repetición seleccionado. Por ejemplo:

• Diariamente, Intervalo = 2 → La reunión se produce cada dos días.
• Semanal, Intervalo = 4 → La reunión tiene lugar cada cuatro semanas.

Consejo

Para la repetición basada en días laborables, el campo Intervalo está oculto y siempre se establece en 1, lo que significa que la reunión se produce todos los días laborables sin personalización.

El campo Fin de la serie de reuniones es un campo desplegable de selección que define cuándo debe finalizar una serie de reuniones periódicas. Las siguientes opciones son posibles:

• Nunca: la serie de reuniones se prolonga indefinidamente
• Después de una fecha específica: le permite especificar una fecha de finalización (la reunión podría terminar antes o en esta fecha, dependiendo de la fecha de inicio y la frecuencia originales).
• Después de un número de repeticiones: le permite especificar el número de repeticiones individuales tras las cuales finalizará la serie.

Pulse el botón Crear serie de reuniones para guardar los cambios. Esto creará la serie de reuniones periódicas y le redirigirá a la página de plantillas de reuniones.

Editar plantilla de reuniones periódicas

Tras crear una serie de reuniones, se le redirige a la plantilla de reuniones periódicas. En este momento, todavía no se ha establecido ninguna reunión dentro de la serie de reuniones periódicas. Primero debe definir una plantilla que será la base de todas las reuniones venideras. En otras palabras, todas las nuevas iteraciones de reuniones de la serie serán una copia de esta plantilla.

You can define the template the same way that you would a one-time meeting: you can add sections, agenda items, work packages and even a set of participants. Tenga en cuenta que cada nueva repetición de una reunión en la serie utilizará esta plantilla. Una vez que haya terminado de editar la plantilla de reunión, podrá crear la primera reunión haciendo clic en el botón Abrir primera reunión, que le dirigirá a la primera repetición de reunión abierta de la nueva serie.

Siempre puede ajustar la plantilla más adelante seleccionando la serie de reuniones en el menú de la izquierda y haciendo clic en Editar plantilla en la página de índice de la serie de reuniones. Estos cambios no afectarán a las reuniones pasadas o ya creadas (abiertas).

Editar reuniones periódicas

Editar series de reuniones periódicas

El menú de la izquierda muestra todas las series de reuniones existentes. Al hacer clic en uno de ellos se abrirá la página de índice de esta serie en particular, en la que se muestran todas las reuniones previstas para esta serie y que están agrupadas en:

• Abiertas: enumera todas las reuniones de la serie que se han abierto y pueden editarse. Todo abierto también se mostrará en la sección Mis reuniones.
• Planificadas: enumera todas las reuniones de la serie de reuniones seleccionada que están programadas, pero aún no abiertas. Cada vez que comience una reunión planificada, se abrirá automáticamente la siguiente. También puede abrir manualmente cualquiera de las reuniones planificadas para importar la plantilla y empezar a editar la agenda.

Consejo

Una vez abierta una reunión, los cambios en la plantilla no la afectan.

Para editar la serie de reuniones, seleccione el icono Más (tres puntos) situado en el extremo derecho del nombre de la serie de reuniones y seleccione Editar serie de reuniones.

Dentro del mismo menú también dispone de las siguientes opciones:

• Descargar serie de reuniones como evento de iCalendar
• Enviar email a todos los participantes
• Eliminar serie de reuniones

Editar una reunión periódica

Para editar una sola reunión dentro de una serie de reuniones periódicas, primero tiene que abrirla haciendo clic en el botón Abrir situado junto a la reunión. A continuación, aparecerá en la sección Abrir de la página de índice de reuniones periódicas, donde podrá hacer clic en la fecha y hora de la reunión.

Esto abrirá la página específica de la reunión. A continuación, podrá editar la reunión utilizando las mismas funciones que para editar reuniones únicas, incluyendo la adición de secciones y puntos del orden del día, la invitación a participantes y la adición de archivos adjuntos.

Además, puede copiar una repetición específica de la serie de reuniones como una reunión única. To do that click the More (three dots) icon and select Copy as one-time meeting.

Dentro del mismo menú también dispone de las siguientes opciones:

• Descargar evento iCalendar
• Enviar email a todos los participantes
• Ver historial
• Cancelar esta repetición