Software de gestión de reuniones para una comunicación eficaz
Programe, organice y realice el seguimiento de sus reuniones sin esfuerzo con nuestra solución de gestión de reuniones de código abierto.
Cree agendas estructuradas en OpenProject para mantener sus reuniones centradas y organizadas. Divida las agendas en secciones y puntos claros, facilitando la orientación de los debates y la cobertura de todos los puntos clave. Vincule los puntos de la agenda directamente a los paquetes de trabajo para conectar tareas, responsabilidades y actualizaciones del proyecto a la perfección. Esto garantiza que su equipo se mantenga alineado y que cada reunión impulse un progreso significativo.
Invite a los miembros del equipo directamente a través del correo electrónico, lo que facilita la participación de todos en la conversación. Con solo unos clics, puede notificar a los participantes las próximas reuniones, asegurándose de que las partes interesadas clave estén siempre informadas. Cada invitación contiene todos los detalles esenciales de la reunión, para que los miembros del equipo sepan a qué atenerse. Esto mantiene la comunicación clara y fomenta el compromiso desde el principio.
Defina con qué frecuencia y con qué intervalos deben repetirse sus reuniones. Introduzca toda la información necesaria sobre las series de reuniones, incluidos la frecuencia y el intervalo requeridos.
Mantenga un flujo de reuniones estructurado vinculando paquetes de trabajo a su plantilla de serie de reuniones. Las próximas reuniones de esta serie de reuniones se establecerán basándose en esta plantilla. Mantenga sus reuniones periódicas estructuradas y adaptables utilizando plantillas que puedan ajustarse en cualquier momento. Modifique los detalles según sea necesario para reflejar la evolución de las prioridades y especifique las reuniones que se celebrarán dentro de la serie, garantizando la flexibilidad sin perder la coherencia.
Incluya las reuniones en su sistema de calendario existente para mantener una programación unificada. Esto garantiza que cada sesión planificada encaje perfectamente en el flujo de trabajo de su equipo, eliminando el riesgo de reservas dobles o citas perdidas. Los miembros del equipo pueden ver todas las horas y temas de las reuniones en un solo lugar, lo que les permite gestionar su tiempo de forma más eficaz. Una programación racionalizada ayuda a todo el equipo a mantenerse alineado y centrado en las prioridades.
Puede añadir los resultados de los puntos del orden del día directamente a las reuniones en OpenProject, lo que le permite capturar las decisiones clave, las preguntas y las acciones de seguimiento a medida que avanza la reunión. Aunque las actas completas de las reuniones solo están disponibles en el módulo de reuniones clásico, esta función le permite documentar los detalles esenciales directamente dentro de la agenda, tanto para las reuniones únicas como para las periódicas, garantizando un registro claro y estructurado de los debates y los resultados.
Registre las decisiones clave, las acciones y los puntos de debate en tiempo real con nuestra función integrada de actas de reunión. Esto garantiza que no se olvide ningún detalle importante, facilitando a los miembros del equipo el seguimiento de sus responsabilidades. Al mantener registros precisos, puede mantener la transparencia y asegurarse de que todo el mundo está en la misma página, incluso después de que finalice la reunión. Con una documentación clara, su equipo puede convertir rápidamente las discusiones en tareas procesables que impulsen el progreso.
Tenga en cuenta que la creación de actas solo está disponible actualmente para las reuniones clásicas. Las reuniones clásicas se eliminarán de OpenProject con la versión 16.0 en mayo de 2025.
Ahorre tiempo copiando reuniones pasadas. Aunque organizar reuniones con órdenes del día idénticos es más fácil y eficaz utilizando la función de Reuniones periódicas, la copia sigue siendo una opción útil cuando el orden del día de una reunión específica solo debe volver a crearse una vez o tiene detalles únicos.
Simplemente duplique una reunión con un solo clic, ajuste los detalles si es necesario y céntrese en lo que más importa: el progreso de su proyecto. Es una forma sencilla de mantener la coherencia y de que su equipo esté alineado con los objetivos a largo plazo.
Lleve un registro de todos los cambios realizados en una reunión con el historial de reuniones. Vea quién añadió o modificó puntos del orden del día, anexos o notas, y cuándo se hicieron los cambios. Esta transparencia permite a los miembros del equipo estar al corriente de cualquier ajuste y garantiza la responsabilidad en todo el proceso. Al mantener una pista de auditoría clara, puede revisar fácilmente los cambios pasados, resolver malentendidos y mantener un registro completo del progreso de sus reuniones a lo largo del tiempo.
