Casos de estudio

FITKO y openDesk:
Una plataforma de gestión central para la estandarización de TI federal

Cómo utiliza FITKO OpenProject para la colaboración en la Junta Federal de Estandarización de TI.

docs.fitko.de

FITKO y openDesk:<br>Una plataforma de gestión central para la estandarización de TI federal

Con OpenProject como parte de openDesk, tenemos en uso una plataforma central y flexible que facilita mucho nuestro trabajo como oficina de la Junta Federal de Estandarización de TI: desde la planificación de nuestras reuniones, la celebración y documentación de estas reuniones hasta la gestión centralizada de los estándares federales de TI, el software nos ayuda a colaborar y gestionar nuestros proyectos.

Tobias Schuh

FITKO (Cooperación federal en materia de TI)

Coordinador de estándares de TI

Acerca de FITKO: Cooperación federal en materia de TI

La [Cooperación Federal en materia de TI (FITKO)] alemana (https://www.fitko.de/ueber-uns) es la organización de implementación Agile del Consejo de Planificación de TI. En su nombre, impulsa la digitalización de la administración pública. Como enlace y moderador entre el gobierno federal, los estados federales y las autoridades locales, apoya al Consejo de Planificación de TI en el desarrollo e implementación de estándares de TI y proyectos conjuntos de TI. Su objetivo es promover la digitalización a través de procesos y tecnologías estandarizados y simplificar la cooperación federal. FITKO se fundó en 2020 y se ocupa de temas como la arquitectura y la estandarización de las TI. Gestiona los proyectos y productos del Consejo de Planificación de las TI. También desarrolla formatos de diálogo e información para el intercambio federal y apoya a los comités del Consejo de Planificación de las TI, como la Junta Federal de Estandarización de las TI (FIT-SB).

El reto: simplificar los procesos y promover la cooperación federal digital

El trabajo de FITKO se caracteriza por un gran número de tareas y actores. Esto incluye planificar de manera eficiente las reuniones y tareas del [FIT-SB] (https://www.fitko.de/foederale-koordination/gremienarbeit/foederales-it-standardisierungsboard), coordinar los temas de las reuniones y, al mismo tiempo, mantener una visión general de la amplia cartera de estándares federales de TI. Para simplificar estos complejos procesos, la FITKO confió en openDesk, una plataforma que combina aplicaciones de código abierto consolidadas. Con esta solución, la FITKO pudo llevar a cabo la gestión central de reuniones y estándares en un entorno estructurado y transparente en OpenProject.

openDesk como la clave de la colaboración

Los miembros del FIT-SB pueden utilizar openDesk de diversas maneras, por ejemplo, como almacenamiento en la nube para compartir archivos con Nextcloud, para la edición colaborativa de documentos con Collabora Online, para la gestión de reuniones y tareas en OpenProject y para videoconferencias a través de Jitsi.

En particular, la combinación de OpenProject y Nextcloud sirve como plataforma central de colaboración para vincular tareas y puntos del orden del día y documentos asociados. OpenProject se utiliza para dos áreas centrales:

Gestión de las reuniones de la Junta Federal de Normalización de TI y para una mejor transparencia de la cartera de las Normas Federales de TI.

Planificación eficiente de las reuniones de la Junta Federal de Estandarización de TI

En OpenProject, la información relevante, como la agenda, las actas y las tareas y responsabilidades asociadas, se prepara y se pone a disposición de todos los miembros del FIT-SB de forma clara y fácilmente accesible. Los debates y las decisiones se registran y documentan de forma transparente.

Por lo tanto, los nuevos temas de reunión se crean como paquetes de trabajo, se elaboran y se documentan. Los documentos de reunión adicionales se cargan en Nextcloud y se vinculan directamente al paquete de trabajo correspondiente para el tema de la reunión en OpenProject.

La priorización de los temas de las reuniones se realiza en un tablero en OpenProject. Los temas de la próxima reunión se asignan a la fecha de la próxima reunión, según el estado en OpenProject. Las reuniones se planifican, celebran y documentan a través del módulo de reuniones.

Base de datos central para las normas federales de TI

Otro objetivo era establecer una plataforma de información para los Estándares Federales de TI. Esto proporciona una visión general de los Estándares Federales de TI (Estándares FIT) del Consejo de Planificación de TI. OpenProject sirve como una «fuente única de verdad» al gestionar los estándares de forma estructurada. En OpenProject, como fuente central de datos, las [Normas Federales de TI (FIT Standards)] (https://docs.fitko.de/fit/fit-sb/index_fit_standards) se mantienen a través de varios tipos de paquetes de trabajo y utilizando varios campos personalizados con atributos y metadatos adicionales, como el estado, la descripción, el logotipo o la información de contacto. Las listas personalizadas permiten una presentación clara de las normas para los diferentes grupos destinatarios.

Esta información se lee automáticamente a través de la API REST de OpenProject y se transfiere a la [plataforma de información pública de los Estándares Federales de TI] (https://docs.fitko.de/fit-standards/?sortby=lifecycle-asc).

El código fuente de este desarrollo interno de FITKO se publicó y documentó a su vez en openCode (https://gitlab.opencode.de/fitko/docs/portal/-/wikis/OpenProject-Infoplattform#informationsplattform-f%C3%BCr-f%C3%B6derale-it-standards).

Soberanía y seguridad de los datos

Como solución de código abierto, openDesk garantiza un control total sobre los datos, protege la información confidencial y apoya la soberanía digital de la administración pública.

Gestión centralizada de la información

FITKO utiliza OpenProject para estructurar los estándares federales de TI, gestionar la información relevante de forma centralizada y ponerla a disposición de todos los participantes en todo momento.

Transparencia y claridad

Con OpenProject, las reuniones, las tareas y los procesos de toma de decisiones están claramente documentados para que todos los involucrados tengan siempre una visión general de los desarrollos actuales.

Personalización y configurabilidad

Gracias a la personalización individual y a su API, así como a integraciones como Nextcloud, OpenProject puede adaptarse de forma óptima a los requisitos específicos de FITKO.

Paquetes de trabajo

Creación de temas y tareas de reunión

FITKO crea y gestiona los temas de las reuniones a través de paquetes de trabajo de forma centralizada en OpenProject. Toda la información importante es visible y puede programarse para la Junta de Normalización de TI.

Integración con Nextcloud

La combinación con Nextcloud como parte de openDesk facilita la gestión de archivos.

Los documentos de las reuniones se pueden añadir a Nextcloud y vincular directamente a los paquetes de trabajo a través de la integración de OpenProject. Una estructura de carpetas intuitiva garantiza una mejor organización de los archivos y documentos de las reuniones.

Tableros Agile

Ver, debatir y gestionar los temas del orden del día de la reunión

Puede acceder a los temas de las reuniones en los tableros Agile de OpenProject. El Presidente de la Junta de Normalización de la FIT y la Oficina de la Junta de Normalización de la FIT utilizan este tablero para planificar la próxima reunión.

Reuniones

Estructuración, implementación y documentación de las reuniones de la Junta de Normalización de FIT.

Las reuniones de la Junta de Normalización de la FIT se planifican, llevan a cabo y documentan en el módulo de reuniones de OpenProject. Los temas de la próxima reunión (paquetes de trabajo) se asignan directamente a la próxima reunión y se priorizan allí. Los resultados se documentan y comparten con los participantes.

API REST

La API REST de OpenProject se utiliza para transferir la información de los estándares FIT de OpenProject a un directorio de documentación central.

FITKO utiliza la API de OpenProject para gestionar los estándares federales de TI de forma estructurada y ponerlos a disposición de forma automática en una plataforma de información central. Se utilizan scripts para leer los datos relevantes de OpenProject y transferirlos al portal de FITKO, de modo que siempre se disponga de información actualizada y coherente. La documentación y el código fuente se pueden encontrar en openCode.